7.1 Roller og oppgavefordeling i fase 1

I denne fasen skal dere avklare hvem som skal være ((utredningsansvarlig+Den som er ansvarlig for å gjennomføre utredningen, innenfor tildelt mandat.))og ((tiltakseier+Den som skal sikre helheten og har det overordnede ansvaret for at tiltaket lykkes, innenfor gitte rammer.)) (prosjekteier). Se:

7.2 Fallgruver i fase 1

For smalt utredningsmandat

Én fallgruve er at politiske føringer i et departement medfører smale utredningsmandat til underliggende virksomhet(er) og gir dermed beslutningsgrunnlag av lav kvalitet. Dette medfører at man ikke får undersøkt mulige løsninger bredt nok og involvert bredt nok, til å finne de beste løsningene. Hvis man har valgt et dårlig tiltak, vil man ikke oppnå de ønskede effektene uansett hvor godt man styrer tiltaket i senere faser.

Manglende kunnskap om utredningens betydning

En annen fallgruve er manglende forståelse av hvor viktig et godt beslutningsgrunnlag er i alle fasene av nyttestyringen.((2^Se Concept-rapport nr. 64 «Hvordan lykkes med digitalisering? En undersøkelse av nyttestyring i IT-prosjekter i offentlig sektor» (2021).))

Et eksempel er når utredningen først og fremst blir brukt som et middel for å oppnå finansiering av tiltaket. Det kan bidra til at nyttevirkningene blir overvurdert, mens kostnadsvirkningene blir undervurdert. Konsekvensen kan være at det settes urealistiske mål for tiltaket, og at det mangler informasjon om sammenhengen mellom tiltaket og de forventede virkningene. Det gjør det vanskeligere å følge opp nyttevirkningene og styre etter tiltakets samfunnsøkonomiske lønnsomhet i senere faser.

7.3 Lag utredningsmandatet

Å lage utredningsmandatet er det første steget i fasen med å lage et godt beslutningsgrunnlag. Det er ((oppdragsgiver+Den som har ansvar for å gi mandat og rammer for utredningen.))som er ansvarlig for å utforme mandatet. Mandatet må utformes slik at dere kan følge utredningsinstruksen og har handlingsrom til å utrede alle relevante tiltak.

Hvis dere skal bestille en utredning internt i egen virksomhet eller av eksterne, les mer i denne veiledningen:

Bestille en utredning

7.4 Gjør utredningen

Utredningen gir dere oversikt over

• tiltakets nytte- og kostnadsvirkninger
• når de forventes å inntreffe
• usikkerheten rundt størrelsen på virkningene og risikoreduserende tiltak
• forutsetninger for å lykkes med tiltaket

Denne oversikten er til stor hjelp når dere senere skal utarbeide en nytteoversikt, et nyttekart og en nytterealiseringsplan.

De seks spørsmålene i utredningsinstruksen er avgjørende for å velge det beste tiltaket og er grunnlaget for nyttestyring i alle faser. Hvor grundig de seks spørsmålene skal besvares, er skalerbart og skal tilpasses ut fra størrelsen på tiltakets forventede virkninger. Se:

Samfunnsperspektivet skal legges til grunn når dere utreder tiltaket, og når dere skal måle og evaluere det i senere faser. Dette betyr at dere skal ta med forventede virkninger – både ønskede og utilsiktede – for alle berørte grupper. De som blir berørt, kan være

• målgruppen
• befolkningen
• næringslivet
• egen virksomhet
• andre virksomheter, forvaltningsnivåer og sektorer
• eventuelle andre grupper

Veilederen til instruksen skiller mellom tre nivåer på en utredning:

• minimumsanalyser – for tiltak med små forventede virkninger
• forenklede analyser – for tiltak med mellomstore forventede virkninger eller ved tvil om hvorvidt tiltaket vil gi vesentlige virkninger
• samfunnsøkonomiske analyser – for tiltak med vesentlige forventede virkninger

Utredningsinstruksen gir rom for å bruke ulike metoder, herunder utforskende (eksperimentelle) og smidige metoder når det er stor usikkerhet om hvilke tiltak som er relevante, og mulige effekter av disse.

Slik utreder dere i praksis

Vi har laget en sjekkliste for de ulike fasene i arbeidet med en utredning

• hva dere bør tenke gjennom før utredningen starter opp
• hva dere bør vurdere når dere skal lage mandat, finne rett utredningsnivå og etablere en utredningsgruppe
• hva dere bør være oppmerksomme på når dere besvarer spørsmålene i utredningsinstruksen og skal involvere målgruppen og interessentene
• hvordan dere følger opp utredningen

Sjekkliste ved utredninger av statlige tiltak

For grundigere veiledning om hvordan dere lager en samfunnsøkonomisk analyse eller en forenklet analyse, bruk:

Veileder i samfunnsøkonomiske analyser

7.6 Hva må dere gjøre når utredningen er gjennomført?

Når dere har gjort selve utredningen, gjenstår det fortsatt noen oppgaver og beslutninger før dere kan gå over til fase 2. Tiltakseieren har ansvaret for at disse oppgavene blir gjort.

Avklar finansiering og ressursbehov

I fase 1 må dere avklare finansieringen av tiltaket som er besluttet, og hvilke ressurser som må settes av i eller utenfor egen virksomhet til å planlegge og følge opp tiltaket i senere faser. Dere må sette av nok tid og ressurser til å følge opp planene, inkludert å gjennomføre løpende målinger og evalueringer.

Utredningen innebærer blant annet å beregne skatter og avgifter, forventningsverdier og diskontering. Dere kan bruke utredningen som et utgangspunkt for å vurdere hvordan tiltaket vil påvirke offentlige budsjetter, men virkningene som framgår av utredningen, må vanligvis vurderes nærmere. Les mer om dette i veileder i samfunnsøkonomiske analyser:

Lag en nytteoversikt

Nytteoversikten gir en samlet oversikt over tiltakets nytte- og kostnadsvirkninger. Dere bruker utredningen som utgangspunkt for å lage nytteoversikten. I neste fase bruker dere nytteoversikten til å lage en nytterealiseringsplan.

I en nytteoversikt kan dere også utarbeide foreløpige indikatorer for graden av måloppnåelse og virkningene som skal inntreffe. Se punkt 4:

Mal og informasjon om nytterealiseingsplan

odt

67.55 KB

Hvis beslutningstakeren velger et annet tiltak enn det dere har anbefalt, må dere lage en ny nytteoversikt for det tiltaket som ble valgt. Hvis dette tiltaket ikke er blant tiltakene dere utredet, må dere identifisere og vurdere tiltakets nytte- og kostnadsvirkninger for å kunne lage en ny nytteoversikt.

Lag et nyttekart

For å få en visuell framstilling av nyttevirkningene tiltaket skal gi, bør dere også lage et nyttekart. Formålet med nyttekart er å gi beslutningstakere eller andre interessenter en enkel oversikt over hvem som blir berørt av tiltaket, tiltakets virkninger, årsaks- og virkningsforholdene og hvilke mål tiltaket skal bidra til å nå. Dere lager nyttekartet med utgangspunkt i nytteoversikten og utredningen.

Hvis dere har laget et årsaks- og virkningsdiagram i forbindelse med utredningen, vil også det være til hjelp når dere skal lage et nyttekart. Slike diagram kan dere lese mer om i disse delene av veileder i samfunnsøkonomiske analyser:

Å bruke resultatkjeden kan også være nyttig når dere skal lage et nyttekart. Resultatkjeden er en enkel forklaringsmodell som viser hvordan en virksomhet gjennom aktiviteter eller tiltak omformer ulike ressurser til produkter eller tjenester som gir effekter for brukerne og samfunnet. Les mer om resultatkjeden:

Sette mål og retning

Eksempel på nytteoversikt og nyttekart

Nytteoversikt

Se et forenklet eksempel på en nytteoversikt for et digitaliseringstiltak.

Mal og informasjon om nytteoversikt

odt

60.99 KB

Bakgrunnsinformasjon om tiltaket:

• Hvilke problemer tiltaket skal løse:
  • Det er en rekke utfordringer med dagens digitale tjeneste rettet mot en gruppe i befolkningen, som er knyttet til lav brukervennlighet og dårlig sikkerhetsnivå hos brukere samt lav effektivitet i virksomhet X som tilbyr tjenesten
• Hvilke mål tiltaket skal bidra til å nå:
  • Effektmål nr. 1: Brukervennlige, sikre og tilgjengelige tjenester
  • Effektmål nr. 2: Effektiv gjennomføring og drift av tjenesten
  • Samfunnsmål: Gode og effektive tjenester som gir økt velferd for innbyggerne
• Hvilket tiltak som skal gjennomføres:
  • En ny digital tjeneste rettet mot en gruppe i befolkningen. Tiltaket skal iverksettes i januar 2027 og har en forventet levetid på 7 år
• Om tiltaket er samfunnsøkonomisk lønnsomt og graden av usikkerhet i vurderingene:
  • Tiltaket er samfunnsøkonomisk lønnsomt basert på prissatte virkninger, med en positiv nettonåverdi på X millioner kroner
  • Tiltaket er vurdert til å være samfunnsøkonomisk lønnsomt basert på både prissatte og ikke-prissatte virkninger
  • Tiltaket er samfunnsøkonomisk lønnsomt (basert på prissatte og ikke-prissatte virkninger) også ved de mest pessimistiske scenarioene, det vil si at tiltakets samfunnsøkonomiske lønnsomhet er robust overfor endringer i de mest kritiske prissatte risikofaktorene (eller forutsetningene).

---

Nyttekart

Fotnoter

2. Se Concept-rapport nr. 64 «Hvordan lykkes med digitalisering? En undersøkelse av nyttestyring i IT-prosjekter i offentlig sektor» (2021).