10.1 Roller og oppgavefordeling i fase 4

I fase 4 skal tiltakseieren avklare hvem som skal være ansvarlig for etterevalueringen. Det kan være uheldig at de samme personene står for både utredningen og evalueringene. De som har gjennomført tiltaket, bør i alle fall ikke være de som evaluerer det. Bruk eksterne til å gjennomføre etterevalueringen hvis det må til for å sikre tilstrekkelig objektivitet og uavhengighet.

Også i denne fasen bør dere vurdere om det er behov for endringer i roller og ansvar. Hvis det blir et skifte som bryter kontinuiteten, er det viktig at de som tar over rollene, setter seg grundig inn i tidligere faser og i arbeidet med å følge opp tiltaket.

Oppdater nytterealiseringsplanen dersom roller og ansvar endres.

10.2 Fallgruver i fase 4

Lav kvalitet på evalueringen

Én fallgruve er at det ikke settes av nok tid og ressurser til evalueringen. Da kan kvaliteten bli for lav til at evalueringen egner seg som beslutningsgrunnlag for videre veivalg. Kvaliteten kan for eksempel svekkes av et uklart mandat, som ikke tydeliggjør hvilke forhold ved tiltaket som skal undersøkes nærmere. Gode bestillinger er avgjørende for at evalueringen skal munne ut i et godt resultat.

Uklare kriterier for når tiltaket skal endres eller avsluttes

En annen fallgruve er at virksomheten mangler tydelige kriterier for når tiltaket skal justeres eller avsluttes. Prinsippet om samfunnsøkonomisk lønnsomhet er et viktig styringskriterium som statlige virksomheter bør bruke i alle faser av nyttestyringen. Hvis beslutningen tas på politisk nivå, kan andre hensyn enn effektivitet bli vektlagt.

Manglende oppfølging av funn og lite læring

En tredje fallgruve er at innsikten fra evalueringen ikke tas i bruk, og at virksomheten dermed går glipp av muligheten til læring og forbedring. Dette kan være spesielt utfordrende når flere virksomheter, og eventuelt flere forvaltningsnivåer, er involvert i oppfølgingen av evalueringen. En årsak til manglende oppfølging kan for eksempel være motvilje mot endringer, enten i embetsverket eller hos politisk ledelse.

10.3 Gjør en etterevaluering

Hovedformålet med å etterevaluere er å få et grunnlag for å vurdere om tiltaket bør videreføres, justeres eller avsluttes. I tillegg er det nyttig for å lære med tanke på framtidige tiltak.

Jo større og mer usikre virkningene av tiltaket er, desto hyppigere og grundigere bør tiltaket evalueres (se kap. 2 Hvilke krav må dere ivareta ved nyttestyring?).

Etterevalueringen skal gjennomføres etter at tiltaket har virket en god stund, eller etter at det er avsluttet. Hva som er riktig tidspunkt, kommer an på det konkrete tiltaket og når dere forventer at virkningene oppstår.

Hvis tiltaket har gått som forventet, vil en større andel av nyttevirkningene være realisert når dere etterevaluerer. Utredningen fra fase 1 fungerer som referanseramme for når virkningene forventes å oppstå. Videre vil innsikt fra ((løpende målinger,+Regelmessig innsamling av data som gir styringsinformasjon etter at tiltaket er iverksatt.)((underveisevalueringer+Evalueringer som gjøres mens tiltaket pågår, ofte relativt tidlig. Når de bør gjøres, kommer an på når virkningene er forventet å komme.)) og risikovurderinger fra tidligere faser gi et godt grunnlag for ((etterevalueringen.+Evalueringer som gjøres etter at tiltaket har fått virke en god stund, eventuelt etter at tiltaket er avsluttet.))

Aktuelle problemstillinger i en evaluering er å vurdere

• om problemet tiltaket var ment å løse, har endret seg
• om tiltaket gir forventede virkninger, og om det er mulig å sannsynliggjøre en årsakssammenheng mellom tiltaket og virkningene
• om tiltaket er samfunnsøkonomisk lønnsomt og effektivt gjennomført, og om det bidrar til måloppnåelse
• bakenforliggende årsaker til eventuelle avvik mellom forventede og faktiske virkninger (se også 9.3 Evaluer underveis).

Hvis etterevalueringen viser at tiltaket er samfunnsøkonomisk ulønnsomt, skal dere som hovedregel anbefale å justere eller avslutte det (i tråd med prinsipp 1 i kap. 4).

For prosjekter under statens prosjektmodell skal etterevalueringen gjennomføres etter faste evalueringskriterier. Kriteriene bygger på OECD DACs rammeverk, som består av disse seks kriteriene: måloppnåelse, produktivitet, levedyktighet, relevans, andre virkninger og samfunnsøkonomisk lønnsomhet (omtalt som «samfunnsøkonomisk effektivitet»).

10.4 Avsluttende rapportering

Det siste steget i nyttestyringen er å lage en sluttrapport. Rapporten bør inneholde informasjon om

• hvilke deler av nytterealiseringsplanen som eventuelt ikke er fulgt opp, og en begrunnelse for avvikene
• hvilke løpende målinger og evalueringer som er gjennomført, og hovedresultatene av disse
• en vurdering av om tiltaket bør videreføres, justeres eller avsluttes, basert på etterevalueringen
• hvordan innsikten fra etterevalueringen skal brukes til læring i egen virksomhet og eventuelt andre virksomheter

Hvis tiltaket har vært organisert som et prosjekt, bør rapporten også inneholde rapportering på tid, kostnader og kvalitet som typiske resultatmål.

For tiltak som videreføres, gir sluttrapporten et viktig grunnlag for å vurdere videre oppfølging.