Noteopplysningskravet til oppstillingen av artskontorapporteringen omhandler:

Noteopplysningskravet til oppstillingen av virksomhetsregnskapet etter SRS lyder:

Hvorfor skal det utarbeides noteopplysning?

Lønn til ledere i statlige virksomheter er normalt offentlig informasjon etter offentlighetsloven. Et av formålene med offentlighetsloven er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig. Virksomhetsleder har en fremtredende posisjon (rolle) i virksomheten. Bruk av statlige midler til lønn og andre ytelser til virksomhetsleder og styret i virksomheter som har det, kan være av interesse for media, og øvrige brukere av virksomhetsregnskapet. Slik informasjon kommer ikke frem i oppstillingene av årsregnskapet etter kontantprinsippet eller virksomhetsregnskapet etter de statlige regnskapsstandardene (SRS). Informasjonen i regnskapet bidrar til økt åpenhet om lønn til virksomhetsleder og styret i virksomheter som har det.

Hvor i økonomiregelverket er noteopplysningskravet regulert?

Etter Bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene) punkt 3.4.3.3 og punkt 3.4.3.4, skal oppstillingen av artskontorapporteringen og virksomhetsregnskapet etter SRS være med noter.

Hvilke noter som skal utarbeides er ikke regulert i bestemmelsene, men følger av rundskriv R 115 Utarbeidelse og avleggelse av statlige virksomheters årsregnskap, rundskriv R-114 Bruk av de statlige regnskapsstandardene (SRS), og noteopplysningskravene i de enkelte SRS. Nedenfor er reguleringen av noteopplysningskravet nærmere beskrevet for de ulike regnskapsprinsippene.

Årsregnskapet etter kontantprinsippet

For virksomheter som utarbeider årsregnskapet etter kontantprinsippet er krav til noteopplysninger gitt i Finansdepartementets rundskriv R-115 Utarbeidelse og avleggelse av statlige virksomheters årsregnskap punkt 4.6.3 Noter til oppstilling av artskontorapporteringen. I punkt 4.6.3 er det krav om å opplyse om samlede utgifter til lønn og andre ytelser til virksomhetsleder, leder av styret og de enkelte styremedlemmene i de virksomheter som har styre.

Det skal også opplyses om vesentlige avtaler som kan innebære fremtidige utbetalinger ved opphør eller endring av arbeidsforholdet og andre særskilte avtaler til fordel for virksomhetsleder. Dersom virksomheten har styre, skal de samme opplysningene gis for leder av styret.

Virksomhetsregnskapet etter SRS

Virksomheter som fører regnskapet etter SRS, skal utarbeide virksomhetsregnskapet etter kravene i Finansdepartementets rundskriv R-114 Bruk av de statlige regnskapsstandardene (SRS). Kravet til noteopplysningen er gitt i SRS 25 Ytelser til ansatte punkt 37. Det skal gis noteopplysning om samlede utgifter (utbetalinger) til lønn og andre ytelser til virksomhetsleder, leder av styret og de enkelte medlemmer av styret i de virksomheter som har styre.

Det skal også opplyses om vesentlige fremtidige forpliktelser knyttet til avtaler om særskilte vederlag ved opphør eller endring av arbeidsforholdet og andre særskilte avtaler til fordel for virksomhetsleder, og leder av styret dersom virksomheten har styre.

Hvor i regnskapet skal noteopplysningene være?

For virksomheter som kun utarbeider årsregnskapet etter kontantprinsippet gis noteopplysning til oppstilling av artskontorapportering. Noteopplysningen innarbeides i note om Utbetalinger til lønn.

Virksomhetene som utarbeider virksomhetsregnskapet etter SRS, kan innarbeide opplysningen i note om Lønnskostnader, eller i en separat note.

Hvem gjelder notekravet for?

Noteopplysningskravet gjelder for statlige forvaltningsorganer som inngår i staten, jf. reglement for økonomistyring i staten § 2 bokstav a), det vil si bruttobudsjetterte og nettobudsjetterte virksomheter, samt forvaltningsbedrifter.

Hvilke mottakere av lønn og ytelser gjelder noten for?

Noteopplysning om lønn og andre ytelser skal gis for virksomhetsleder, og for leder av styret og de enkelte medlemmer av styret hvis den statlige virksomheten har styre som er øverste organ i virksomheten. Dersom en virksomhet har et styre som ikke er øverste organ, må det ikke opplyses om i noten.

Nedenfor beskrives det nærmere hva som inngår i begrepene virksomhetsleder, leder av styret og styremedlemmer.

Virksomhetsleder

Begrepet «virksomhetsleder» benyttes i økonomiregelverket om den øverste lederen i virksomheten. Ifølge bestemmelsene punkt 2.5.2.1 er det virksomhetslederen som har budsjettdisponeringsmyndigheten, og har fullmakt til å delegere denne videre.  

Noteopplysningskravet til oppstilling av artskontorapportering og virksomhetsregnskapet etter SRS skal gjelde for alle som har hatt posisjon (rolle) som virksomhetsleder i regnskapsåret og foregående regnskapsår. Dersom en virksomhetsleder har sluttet i løpet av regnskapsåret, skal utgifter til lønn og andre ytelser i perioden lederen har vært virksomhetsleder komme frem for det gjeldende regnskapsåret i noten.

Til oppstilling av artskontorapporteringen skal noteopplysning om vesentlige avtaler som kan innebære fremtidige utbetalinger og andre særskilte avtaler til fordel for virksomhetsleder opplyses om.  Opplysningskravet gjelder for alle som har hatt posisjon (rolle) som virksomhetsleder i regnskapsåret.  Det skal også gis informasjon om slike avtaler som er gjeldende overfor tidligere virksomhetsledere.

Vesentlige forpliktelser og andre særskilte avtaler til fordel for virksomhetsleder på balansedagen (31.12.), skal også opplyses i noten til virksomhetsregnskapet etter SRS for det gjeldende regnskapsåret. Opplysningskravet gjelder for alle som har hatt posisjon (rolle) som virksomhetsleder i regnskapsåret. Vesentlige forpliktelser og andre gjeldende særskilte avtaler til fordel for tidligere virksomhetsledere på balansedagen (31.12.) skal også opplyses om i noten.

Selv om det kun er virksomhetsleder det skal rapporteres om i noten, er ikke dette til hinder for å rapportere på flere ledere i større statlige virksomheter med flere organisatoriske nivåer og mer omfattende delegasjon av fullmakter og ansvar. Det er opp til den enkelte virksomhet å vurdere om det skal rapporteres på flere ledere.

Lederen av styret og styremedlemmer

Ifølge bestemmelsene punkt 1.3 andre avsnitt, skal departementet fastsette instrukser som beskriver myndighet og ansvar mellom departementet og virksomheten, herunder innbyrdes forhold mellom departementet, eventuelt styre og virksomhetslederen.

I styreinstruksen skal det framgå hvem som er leder av styret og medlemmer av styret. Det er ulike opplysningskrav i noten for leder av styret og styremedlemmer. Utgifter til styrehonorarer og andre ytelser knyttet til styrevervet, skal opplyses for leder av styret og for de enkelte medlemmer av styret  i regnskapsåret og foregående regnskapsår, også for leder av styret og de styremedlemmene som har hatt posisjon (rolle) i styret kun for deler av regnskapsåret og foregående regnskapsår. Dersom leder av styret, og medlemmer av styret har sluttet i løpet av regnskapsåret, skal utgifter til styrehonorarer og andre ytelser knyttet til styrevervet til tidligere leder av styret og til tidligere medlemmer av styret fremgå i noten for det gjeldende regnskapsåret for den perioden leder av styret og styremedlemmet har sittet i styret. 

Det er kun utgifter til styrehonorar og andre ytelser som virksomheten har utbetalt til styreleder og medlemmer av styret i virksomheten som skal tas med i noten.

Dersom godtgjørelse for styreverv er inkludert i lønn i virksomheten vedkommende er ansatt, skal det ikke opplyses i noten. Mindre ytelser som ansattrepresentant mottar i form av å være styremedlem, som er vanskelig å skille ut fra andre ytelser den ansatte mottar i form av å være ansatt, trenger man ikke opplyse om i noten.

I oppstilling av artskontorapportering skal vesentlige avtaler som kan innebære fremtidige utbetalinger ved opphør eller endring av vervet og andre særskilte avtaler kun opplyses for leder av styret. Opplysningskravet gjelder for alle som har hatt posisjon (rolle) som leder av styret i regnskapsåret. Det skal også gis informasjon om slike avtaler som er gjeldende overfor tidligere ledere av styret.

I virksomhetsregnskapet etter SRS skal vesentlige forpliktelser på balansedagen (31.12.), slik som særskilt vederlag ved opphør eller endring av vervet, kun opplyses for lederen av styret. Det samme gjelder for andre særskilte avtaler. Opplysningskravet gjelder for alle som har hatt posisjon (rolle) som leder av styret i regnskapsåret. Det skal også gis informasjon om vesentlige forpliktelser og særskilte avtaler som er gjeldende overfor tidligere ledere av styret.

Hva regnes som lønn og andre ytelser?

Opplysningskravet gjelder for utgifter til lønn og andre ytelser. Det vil si utbetalt lønn, samt trekkpliktige naturalytelser og trekkpliktige utgiftsgodtgjørelser. Dette gjelder uavhengig av regnskapsprinsipp, og tallene i noten vil samsvare med tall i årsoppgaven for lønn til virksomhetsleder, styreleder og styremedlemmer. Totalbeløpet framgår av noten, og virksomhetene kan ved behov gi mer informasjon i tekst under noten. I notemalen er det kun lagt inn en linje for lønn og ytelser til virksomhetsleder, jf. eksempler under "Utarbeidelse av noten". Virksomheten kan ved behov legge til flere linjer for å gi mer informasjon om lønn og andre ytelser som virksomhetsleder har mottatt.

Arbeidsgiveravgift og ordinær pensjon i SPK inngår ikke i notekravet.

Hva regnes som vesentlige avtaler og vesentlige fremtidige forpliktelser?

Med vesentlige avtaler menes en forpliktende avtale om eksempelvis etterlønn som i årsregnskapet etter kontantprinsippet vil kunne medføre fremtidige utbetalinger til virksomhetsleder eller leder av styret for virksomheter som har styre, dersom avtalen trer i kraft (årsregnskapet etter kontantprinsippet).

Med vesentlige fremtidige forpliktelser, menes en forpliktende avtale om eksempelvis etterlønn som i virksomhetsregnskapet etter SRS kan medføre vesentlig fremtidig ytelse ovenfor virksomhetsleder eller leder av styret i virksomheter som har styre, dersom avtalen trer i kraft.

Etter retningslinjene for statens lederlønnssystem punkt 2.1.8, er det anledning til å inngå avtaler om etterlønn for virksomhetsleder på åremål.

Punkt 2.1.6 i retningslinjene for statens lederlønnssystem, åpner for å avtale økonomisk kompensasjon ved frivillig fratredelse etter regler i Statens personalhåndbok punkt 3.12.

Eventuelle avtaler som avviker fra retningslinjene punkt 2.1.6 og 2.18, eller fra standard lederlønnskontrakter, skal være forhåndsgodkjent av Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet.

Avtaler om etterlønn og/eller økonomisk kompensasjon ved frivillig fratreden er å anse som avtaler om særskilte vederlag ved opphør av arbeidsforhold eller ved endring av arbeidsforholdet. Vesentlige avtaler om etterlønn og/eller om økonomisk kompensasjon ved frivillig fratredelse overfor virksomhetsleder kan i årsregnskapet etter kontantprinsippet gi opphav til en fremtidig utbetaling. Dersom det er inngått slike vesentlige avtaler med virksomhetsleder, skal det opplyses om i noten. Det samme gjelder for virksomheter har slik avtale med leder av styret. 

I regnskapet etter SRS kan avtaler om vederlag ved opphør av arbeidsforhold eller ved endring av arbeidsforholdet innebære en vesentlig fremtidig forpliktelse. Dersom forpliktelsen er vesentlig for virksomheten skal det opplyses om forpliktelsen i noten. Det samme gjelder for virksomheter som har slik avtale med leder av styret.  

Det skal i noten til oppstilling av artskontorapportering opplyses om alle vesentlige avtaler overfor nåværende og tidligere virksomhetsleder og nåværende og tidligere leder av styret.

Det skal i noten til virksomhetsregnskapet etter SRS opplyses om alle avtaler som kan innebære en vesentlig fremtidig forpliktelse overfor nåværende og tidligere virksomhetsleder og nåværende og tidligere leder av styret dersom virksomheten har styre.

Det skal opplyses om både avtaler som er regulert i retningslinjene for statens lederlønnssystem og eventuelle avtaler som ikke er regulert i retningslinjene, eksempelvis særskilt avtale om pensjonsytelser utover avtalt pensjon i SPK.  

Hva regnes som særskilte avtaler?

Med andre særskilte avtaler til fordel for virksomhetslederen eller lederen av styret menes avtaler som ikke direkte utløser et særskilt vederlag i fremtiden.

I retningslinjene for statens lederlønnssystem punkt 2.1.8 er det adgang til å avtale retrettstilling for virksomhetsledere på åremål. Retrettstillinger forstås som en særskilt avtale om fremtidig endring av et arbeidsforhold, som ikke direkte utløser et særskilt vederlag i fremtiden. Det kan også finnes andre særskilte avtaler som ikke er regulert i retningslinjene, som for eksempel lån og sikkerhetsstillelser utover bestemmelsen i HTA § 9 nr. 5.

Det skal opplyses om alle gjeldende særskilte avtaler ovenfor nåværende og tidligere virksomhetsleder og nåværende og tidligere leder av styret dersom virksomheten har styre. Både avtaler som er regulert i retningslinjene for statens lederlønnssystem og eventuelle avtaler som ikke er regulert i retningslinjene skal det opplyses om.

Hva er negativ bekreftelse?

Dersom virksomheten ikke har hatt opplysningspliktige utgifter, vesentlige avtaler eller andre særskilte avtaler, bør det opplyses om dette i noten til oppstillingen av artskontorapporteringen, det vil si en negativ bekreftelse.

I noten til virksomhetsregnskapet etter SRS skal det også gis en negativ bekreftelse dersom virksomheten ikke har hatt opplysningspliktige utgifter, vesentlige forpliktelser eller andre særskilte avtaler.

Det skal altså fremgå verbalt i noten (negativ bekreftelse) at utbetaling av lønn og andre ytelser, fremtidige vesentlige forpliktelser og andre særskilte avtaler ikke er gitt til virksomhetsleder eller leder av styret/styremedlemmer for regnskapsåret i virksomheter som har styre. Negativ bekreftelse vil kunne sikre at brukerne av regnskapet får fullstendig informasjon, og kan forhindre utilsiktede feil ved at informasjon utelates.

Noten skal vise årets og fjorårets informasjon

Noten skal gi opplysningspliktig informasjon for det gjeldene regnskapsåret og foregående regnskapsår. Dette for å ha kontinuitet, sammenligne årene og se om det er vesentlige endringer i fra året før.

Innhente informasjon før du lager noten

Noteopplysningen må ta utgangspunkt i dokumentasjon om lønn og ytelser til virksomhetsleder og styret, samt avtaler med virksomhetsleder og leder av styret for de virksomhetene som har styre. Følgende informasjon bør innhentes ved utarbeidelse av noten:

• Årsoppgaven til virksomhetsleder og styremedlemmer
• Lederlønnkontrakter, herunder avtaler gitt i tilknytning til lederlønnskontrakten, slik som etterlønn og avtaler om økonomisk kompensasjon ved frivillig fratredelse og avtale om retrettstilling dersom slike avtaler er inngått.
• Avtaler som er inngått i tillegg til lederlønnskontrakten som kan gi fremtidige utbetalinger
• Avtaler som er inngått i tillegg til lederlønnskontrakten, og som kan gi fremtidige forpliktelser
• Særskilte avtaler til fordel for virksomhetsleder og leder av styret, som ikke direkte utløser et særskilt vederlag i fremtiden

I tillegg til innhenting av dokumentasjon, kan det vurderes å innhente bekreftelse fra virksomhetsleder og leder av styret knyttet til avtaler om ytelser ved opphør og endring av stilling, samt særskilte avtaler.