Manglende varemottak

Når oppstår oppgaven Manglende varemottak?

Når en faktura er matchet mot en innkjøpsordre, enten automatisk av systemet eller manuelt i trinnet Manuell matching, kontrolleres det om varemottaket er utført.

Dersom varemottak mangler, sendes fakturaen til trinnet Manglende varemottak.  

Du mottar denne oppgaven dersom du:

• er rekvirent på innkjøpsordren, eller
• er definert som varemottaker på innkjøpsordren.

Hente oppgaven til behandling  

Oppgaven Manglende varemottak finner du i oppgavelisten din.

Slik gjør du:

• Gå til Oppgavebehandling
• Åpne oppgaven i trinnet Manglende varemottak

Oversikt i skjermbildet Manglende varemottak

Når du åpner oppgaven, vil det vises en informasjonsboks øverst i skjermbildet som angir hva som bør sjekkes og bekreftes.

Viktige informasjonsfelter

• Ordrepplysninger
  Viser leverandør og ordrenummer. Feltene er klikkbare (markert i blått) og gir tilgang til mer informasjon.
  Viser rekvirent, bestillingsdato og status på innkjøpsordren.
• Arbeidsflytlogg
  Viser eventuell tidligere behandling i arbeidsflyten og kommentarer.
  Her kan du også legge inn kommentar, for eksempel en bekreftelse på utført varemottak.

• Kvitteringshistorikk
  Viser historikk over utført varemottak
• Ordredetaljer
  Viser hva som er bestilt på innkjøpsordren.
  Eventuelle linjer lagt til ved manuell matching vises som Ekstra rad
• Forslag til varemottak
  Nederst i skjermbildet vises forslaget som er basert på fakturaen og er tilgjengelig fordi fakturaen enten er fullt matchet av systemet, eller manuelt matchet i trinnet Manuell matching
  
  Viktig:
  Forslaget må alltid kontrolleres mot faktiske mottatte varer eller tjenester. Oppgaven skal ikke behandles før alle varer/tjenester er mottatt i forhold til forslaget.
  
  Det skal ikke lengre være nødvendig å trykke på knappen Varemottak for å utføre oppgaven.

Godkjenne eller korrigere varemottak

Forslaget stemmer mot mottatte varer

Dersom forslaget samsvarer med faktisk mottatte varer/tjenester, klikk på knappen Godkjenne. Du bekrefter da at varemottaket er korrekt, og fakturaen sendes videre i arbeidsflyten

Forslaget stemmer ikke med mottatte varer

Ved delfakturering kan det være at forslaget i oppgaven Manglende varemottak ikke samsvarer med mottatte varer/tjenester.

Et eksempel: Du har bestilt 10 varer og mottatt alle, men er kun fakturert for 5 av varene:

Det er mulig å oppdatere varemottaket manuelt ved å klikke på knappen Varemottak. Du går da videre til bildet for varemottak for å manuelt registrere korrekt mottak av varer.

Videre steg:

1. Registrer mottatte varer/tjenester basert på faktisk levering, som i dette eksemplet er 10 stk varer. Legg inn antall og beløp i forhold til ordrebestillingen.
2. Trykk Lagre
   • Merk: Endringene oppdaterer kun selve varemottaket
3. Du returneres til Manglende varemottak:

4. Kontroller forslaget. Dette blir ikke endret basert på manuelt utført varemottak, men vil være likt i forhold til faktura
5. Klikk på Godkjenne for å sende fakturaen videre til flyten

Forslaget er feil og må rettes opp

Hvis forslaget i Manglende varemottak ikke stemmer overens med fakturaen, kan det for eksempel skyldes at det har blitt avstemt mot en feil varelinje i Manuell matching.

Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å korrigere forslaget i oppgaven Manglende varemottak. 

Slik går du frem hvis forslag må korrigeres:

• Klikk på knappen Avvise til regnskap for å sende oppgaven til fakturaadministratoren.
• Legg inn en kommentar som tydelig beskriver hva som må korrigeres, slik at endringen kan bli håndtert på en korrekt måte.

Forklaring på videre prosess:

1. Fakturaadministrator mottar oppgaven i trinnet Avviste innkjøpsfaktura
2. Faktura og ordre blir manuelt matchet på nytt, basert på kommentar
3. Forslaget oppdateres korrekt
4. Oppgaven sendes tilbake til Manglende varemottak
5. Du kan godkjenne oppgaven og fullføre varemottaket

Dersom faktura er feil 

Oppdager du at fakturaen er feil og du ikke ønsker å utføre varemottak (det kan for eksempel være feil fakturert beløp, eller lagt på fraktkostnad som er feil i forhold til avtalt):

• Følg interne rutiner for oppfølging mot leverandør
• Avtal eventuell kreditnota

Du kan Avvise til regnskap dersom fakturaadministrator skal håndtere fakturaen videre, for eksempel ved behov for avmatching mellom faktura og ordre.

Se egen veiledning for behandling i trinnet Avviste innkjøpsfaktura:

Videre fakturaflyt 

Når varemottaket er utført og godkjent vil

• faktura sendes videre i arbeidsflyten
• systemet kontrollere om det er avvik mellom ordren og faktura som trigger priskontroll og ny godkjenning.

Se egen veiledning for årsaker til stopp til priskontroll: