Avviste innkjøpsfaktura

Du mottar oppgaven Avviste innkjøpsfaktura dersom du er en Fakturaadministrator og en rekvirent har avvist innkjøpsfakturaen hit.

Når du mottar denne oppgaven, skal du enten:

• avstemme faktura mot innkjøpsordren, inkludert legge til ekstra linje ved behov og kontere fakturaen ferdig
• manuelt koble fakturaen fra innkjøpsordren hvis fakturaen ikke skal behandles videre som innkjøpsfaktura, men omgjøres til leverandørfaktura. For eksempel i tilfeller der fakturaen skal krediteres

Gå til fane Regnskap og se i arbeidsflytloggen hvilken kommentar som er lagt inn av rekvirent.

Avstemme faktura mot innkjøpsordre

Åpne oppgaven og gå til fane Regnskap for å finne konteringslinjen(e). I eksemplet under ser vi en konteringslinje med konto 9992 som er bruttobalansert. Fakturaen må manuelt avstemmes mot innkjøpsordren. Du har ikke mulighet til å sende fakturaen tilbake til rekvirent for å gjøre dette.

Huk av linjen med konto 9992 og klikk Slett.

Gå til fane Detaljer innkjøpsordre. Her ligger innkjøpsordrelinjen(e) klar for avstemming.

Under Levert finner du ordrelinjer hvor varemottak er utført.

Detaljer innkjøpsordre viser alle ordrelinjene som ligger på innkjøpsordren.

Avstemte linjer viser hvilke ordrelinjer som allerede er avstemt mot faktura.

Huk av for de ordrelinjene som skal avstemmes mot faktura og velg Avstem til faktura. Dersom ordrelinjene som skal avstemmes ligger under Levert skal disse ordrelinjene velges fremfor ordrelinjene som ligger under Detaljer innkjøpsordre. Dette er for å koble linjene som det er utført varemottak av mot faktura.

Linjene vil nå flytte seg ned til Avstemte linjer.

Kontroller at beløpene i felt(ene) for Fakturabeløp stemmer overens med faktura. Se eksempelet over markert i rødt, hvor nettobeløpet fra tredje fakturalinje fylles inn i felt for Fakturabeløp. Sjekk at antall stemmer med antall på faktura. Er linjen avstemt fra Detaljer innkjøpsordre må antall legges inn manuelt, og eventuelt avvikende beløp korrigeres.

Når beløpene stemmer overens med faktura, går du tilbake til fane Regnskap.

Etter avstemming mot innkjøpsordre oppdateres konteringslinjene.

Nå ligger konteringen kun med linjer fra innkjøpsordren hvor nettobeløpene stemmer overens med faktura.

Dersom det er et gjenstående beløp som i eksempelet under, må du sjekke mva-kode. Her ser vi at konteringslinje 1 ligger med mva-kode X1 (25 %), mens fakturalinjen har 15% mva-sats.

I dette eksemplet ble mva-koden endret til X2, slik at gjenstående beløp er lik null.

Faktura er nå avstemt mot innkjøpsordre og konteringen er korrigert. Påse alltid at gjenstående beløp er lik null slik at bilaget balanserer.

Dersom det er fakturert for en vare som ikke ligger på innkjøpsordren, kan du legge til en ekstra konteringslinje. Det er viktig at du konterer denne linjen korrekt og velger riktig avgiftskode.

Velg Lagre for å sende fakturaen videre i flyten for innkjøpsfaktura.

Videre på arbeidsflyt vil det kontrolleres om det er utført varemottak eller ikke. Fakturaen går deretter videre for å kontrollere om det er avvik som må til priskontroll og ny godkjenning.

Avmatche innkjøpsordren fra faktura

Dersom en innkjøpsfaktura skal behandles som en leverandørfaktura, for eksempel dersom den skal krediteres, må fakturaen manuelt kobles fra innkjøpsordren. Dette gjør du ved å oppheve avstemmingen mot ordren, fjerne ordrenummeret og legge til en ny konteringslinje som skal sendes som leverandørfaktura.

Gå til fane Regnskap og se kommentar i arbeidsflytloggen om hvorfor innkjøpsfaktura er avvist til regnskap. I eksemplet under er årsaken at ordren må kobles fra faktura.

Gå til Detaljer innkjøpsordre. Nederst på siden er boksen for Avstemte linjer.

Huk av de avstemte linjene og velg Opphev match.

Gå til fane regnskap.

Dersom det ligger igjen noen konteringslinjer må du huke av disse og trykk på knappen Slett.

NB! Det er viktig at konteringslinjen som er koblet til innkjøpsordren slettes.

Trykk deretter på knappen Legg til.

Fyll ut kontering og attestant på linjen.

Gå til fane Faktura.

Fjern ordrenummer i feltet for innkjøpsordrenummer. Bilaget vil ellers ikke bli korrekt avmatchet.

Det siste du bør gjøre før bilag lagres, er å legge inn kommentar i arbeidsflytloggen om hva som er utført. Informasjonen blir synlig for brukere som skal behandle oppgaven videre i flyten.

Trykk Lagre.

Fakturaen skal nå gå som leverandørfaktura.

Etter avkobling anbefaler vi alltid at du kontrollerer spørring arbeidsflyt, for å se at den er sendt på korrekt flyt til attestant som leverandørfaktura.