Priskontroll

Når sendes en faktura til priskontroll?

Når fakturaen er avstemt mot innkjøpsordren og varemottak er utført, utføres det kontroller om fakturaen skal til priskontroll og ny godkjenning eller ikke.  

• Dersom ett eller flere kontrollkriterier gir utslag, sendes fakturaen til Priskontroll for ny attestasjon og godkjenning av bruker med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).
• Dersom ingen kriterier gir utslag, autogodkjennes fakturaen i henhold til innkjøpsordre og går videre til Etterkontroll eller Bokføring.

Beskrivelse av årsaker til priskontroll

Vi har innført ulike toleransegrenser på fakturakontrollen som er en funksjon for å sjekke ulike kriterier for om fakturaen skal sendes til Priskontroll eller autogodkjennes på arbeidsflyt.  

Fakturakontrollen sjekker alle definerte kriterier samtidig. Alle utslagsgivende kriterier logges i fakturaens loggbok og vil være synlig i skjermbildet Priskontroll av faktura.

Fakturakontroller

• Enhetspris
  • Dersom enhetspris fra faktura overstiger enhetspris på ordren med kr 200, eller 2,5%, skal fakturaen til Priskontroll.
• Ekstra fakturalinjer
  • Dersom det er lagt til ekstra artikkellinjer i Manuell matching, sendes faktura til Priskontroll.
• Endring av kontering 
  • Dersom matchingen har oppdatert avgiftskode skal fakturaen til Priskontroll
  • Dersom avgiftskode er endret på fakturaen skal fakturaen til Priskontroll
  • Dersom konteringsverdier som påvirker fullmaktsbegrepet er endret, skal faktura til Priskontroll
• Sum fakturabeløp mot varemottak
  • Dersom sum fakturabeløp overstiger sum på innkjøpsordre med mer enn kr 200, eller 2,5%, skal fakturaen til Priskontroll

Delfakturering med beløpsartikkel

Ved delfakturering hvor innkjøpsordren inneholder beløpsartikler, gjennomføres følgende kontroll:

• Aggregert antall mottatt fra alle fakturaer kontrolleres mot antall på innkjøpsordren.
  • Antall for beløpsartikkel kan ikke overstige 1.
  • Dersom aggregert fakturert antall overstiger 1, må fakturaen attesteres og godkjennes på nytt.
• Den første fakturaen som medfører at aggregert antall overstiger 1, sendes til Priskontroll. 

Behandle faktura i priskontroll

Faktura stopper i priskontroll basert på kriteriene som er satt i løsningen. I dette trinnet skal du kontrollere at avviket mellom faktura, innkjøpsordre og varemottak stemmer, og deretter attestere fakturaen. 

Hent opp oppgaven Priskontroll fra oppgavebehandleren. 

1. I feltet Innkjøpsfakturainformasjon finner du informasjon på hodenivå, blant annet:
   • Leverandør
   • Fakturanummer
   • Ordrenummer
   • Bilagsnummer
   • Beløp og valuta

Arbeidsflytlogg

Arbeidsflytloggen viser tidligere handlinger og eventuelle kommentarer knyttet til valgt konteringslinje. Du kan legge inn egen kommentar som lagres ved behandling av fakturaen.
Dersom du velger Kopi, kopieres kommentaren til alle konteringslinjer du har til behandling.

Periodisering (SRS-virksomheter)

For virksomheter som benytter SRS, kan fakturaen periodiseres:

• Velg periodiseringsnøkkel og startperiode.
• Det er kun mulig å periodisere frem i tid.
• Dersom fakturaen har flere konteringslinjer, må periodisering defineres for hver konteringslinje.

Les mer om periodisering i egen brukerveiledning:

Tekst til hovedbok

Dette feltet vises kun dersom virksomheten benytter dette. Teksten er angitt og hentes fra innkjøpsordren, den føres på reskontrolinje (konto 24*) i hovedboken. Feltet er kun til informasjon og kan ikke endres.

Ordrelinjer og avvik

Detaljene på ordrelinjene viser hvilke linjer som har prisavvik.

• Feltet Beløpsdiff viser differansen mellom innkjøpsordre og faktura når fakturabeløpet er høyere enn ordre.
• Avvik markeres med uthevet skrift.

Forklaring på symboler i kolonnen Avvik

• Grønn hake: Fakturabeløp er mindre enn, eller lik innkjøpsordre
• Varseltrekant: Fakturabeløp er høyere enn innkjøpsordre
• Hånd: Ekstra fakturalinje

I eksempelet i bildet over, ser du at den første linjen har avvik på beløp, hvor fakturaen har høyere enhetspris enn ordre. Linje nummer to har ikke avvik. Den siste linjen er ekstra fakturalinje, som ikke er bestilt på innkjøpsordren, men er lagt til manuelt i fakturabehandlingen. 

Innkjøpsfakturadetaljer og avgiftskontroll

Innkjøpsfakturadetaljer viser konteringsinformasjonen på fakturaen. Alle linjer skal være ferdig kontert, men må kontrolleres og spesielt dersom avgiftskode er endret. Dette vil det være informert om øverst i skjermbildet.

Sørg for at korrekte avgiftskoder er benyttet, spesielt med hensyn til fradragsrett eller ikke.

Kontroll av avgiftsbeløp

Det gjennomføres en kontroll av avgiftsbeløp for å sikre samsvar mellom faktura og kontering.

• Dersom det er avvik mellom avgiftsbeløp på fakturaen og konteringslinjene, mottar du et varsel.
• Avgiftskode må korrigeres før fakturaen kan attesteres på nytt.

Som standard utføres ikke denne kontrollen for:

• Skannede fakturaer
• Leverandører registrert i leverandørgruppe for utenlandske leverandører

Videre behandling av fakturaer

Når du har kontrollert fakturaen og bekreftet at eventuelle avvik er riktige, kan du attestere fakturaen. Deretter sendes den videre i arbeidsflyten til godkjenner som har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).

Dersom det avdekkes feil ved fakturaen, må du følge interne rutiner. Ta kontakt med leverandøren for å avklare og eventuelt rette opp i feilen.

Her er noen viktige handlinger å merke seg:

1. Attestere: Godkjenner eventuelle avvik er korrekt, faktura går videre i arbeidsflyten.
2. Avvis til regnskap: Hvis fakturaen skal håndteres videre av fakturaadministrator, må du avvise den til regnskap.
   
   Eksempel: Du oppdager at feil beløp er fakturert i forhold til avtale. Etterspør kreditnota hos leverandør, faktura skal avmatches fra innkjøpsordren. Fakturaadministrator må bistå med dette

Ande mulige handlinger for Priskontroll:

• Videresend til annen attestant: Hvis det er behov for en annen person til å attestere, kan fakturaen videresendes.
• Send Informasjonsmelding: Send en melding for å informere relevante parter om fakturaen.
• Parkere faktura: Du har mulighet til å parkere fakturaen dersom du venter på mer informasjon før videre behandling.
• Avansert modus: I avansert modus kan du legge til ulike handlinger for hver konteringslinje, dersom det er nødvendig.

Følg disse prosedyrene nøye for å sikre en effektiv og korrekt behandling av fakturaene.