4.1 Budsjettsituasjon 2022

DFØ har fått økte kostnader blant annet som følge av overføring av fagområder fra Digitaliseringsdirektoratet (og tidligere Difi), håndtering av teknisk gjeld og økte behov på sikkerhetsområdet. I tillegg ga NTNUs beslutning om å utsette oppstart som kunde av økonomitjenestene, et inntektsbortfall i 2022, uten at DFØs kostnader kunne reduseres tilsvarende. For å styre mot et budsjett i balanse, har DFØ gjennomført et kutt i lønns- og personalkostnader på 50 millioner kroner i 2022. Dette har ikke medført oppsigelser, men på enkelte områder har vi valgt å ikke rekruttere nye ansatte i stillinger som har blitt ledige. Det har vært nødvendig å utsette enkelte utviklingsaktiviteter, og kuttet har medført mindre leveranseomfang på enkelte tjenester. Situasjonen har også gått på bekostning av svartider og kundetilfredshet.

Til tross for den krevende budsjettsituasjonen fikk DFØ et netto mindreforbruk av ordinære midler på 2,8 prosent, som skyldes periodeforskyvning i enkelte prosjekter.  

4.2 Effektiv drift og produktivitetsutvikling

DFØ vurderer kontinuerlig nye muligheter for å effektivisere driften. Gjennom blant annet innføring av ny funksjonalitet i våre selvbetjeningsløsninger, ytterligere robotisering og maskinlæring samt utvikling av nye løsninger kan vi utnytte våre ressurser mer effektivt. Summen av alle små og store tiltak fører til tidsbesparelser og økt kvalitet både for oss og kundene. Frigjorte ressurser har blitt benyttet til å videreutvikle og forbedre DFØs økonomitjenester. De har også bidratt til å dekke inn årlige budsjettkutt.

DFØ har tidligere deltatt i EYs nordiske Finance Benchmarking-program, men fra 2022 har vi valgt å ikke delta i programmet og beregner tilsvarende nøkkeltall selv. DFØ vil gjennomføre ekstern benchmarking med jevnlige mellomrom, men ikke årlig. Vi vil arbeide for at dette kan gjennomføres sammen med de andre nordiske landene.

Kostnadseffektivitet i økonomitjenestene	2020	2021	2022
pr. lønnsslipp	13 kr	13 kr	11 kr
pr. håndtert foreldre-/sykepengerefusjon	71 kr	72 kr	49 kr
pr. håndtert reiseregning og utleggsrefusjon	15 kr	9 kr	5,5 kr
inngående faktura	13 kr	13 kr	12 kr
utgående faktura	9 kr	9 kr	8 kr
posteringslinje hovedbok og periodeavslutning	0,3 kr	0,3 kr	0,2 kr

Kilde 2020 og 2021: EYs benchmarkundersøkelse 2021. Resultatmålene (hentet fra benchmarkundersøkelsen i 2020) er her indeksregulert og dermed sammenlignbare med resultatene i 2022, som DFØ har beregnet selv.

Det oppnås fortsatt gode resultater og effektiviteten øker for økonomitjenestene.

For lønnstjenestene har vi hatt en betydelig volumøkning på lønnsslipper, reisetransaksjoner og refusjonsutbetalinger som følge av at vi har tatt opp store kunder i 2021 og 2022. I 2022 har vi ikke økt antall ansatte som tilsvarer behovet en slik volumøkning medfører. Dette har gått på bekostning av svartider og kundetilfredshet og gitt økt arbeidspress for ansatte. Budsjettsituasjonen har også gitt økt press for å oppnå høyere effektivitet. Vi har prioritert de mest nødvendige oppgavene knyttet til primærleveransene, og har derfor et etterslep som må hentes inn igjen i tiden fremover.

Vi har tatt opp store kunder på basistjenestemodellen. Det betyr at DFØ håndterer noe mindre arbeid knyttet til den enkelte transaksjon, særlig innenfor refusjonsbehandling. Arbeidsdelingen med kunden er dermed en medvirkende årsak til forbedringen i pris pr. refusjon som framkommer i tabellen. Antall reise- og utgiftsrefusjoner har økt igjen etter pandemien, og vi har også på dette området opplevd ytterligere press for mer effektivisering.  

Også for regnskapstjenestene har kundemassen økt i løpet av 2021 og 2022. Denne veksten har resultert i større volum for samtlige enheter der vi måler kostnadene. Graden av digitalisering har økt som følge av at flere prosesser er robotisert, andelen inngående og utgående elektroniske fakturaer har økt, samt at vi har tatt i bruk APIer (Application Programming Interface) ved overføring av data. (API er et programmeringsgrensesnitt som tas i bruk for å modernisere integrasjoner.) Formålet med disse endringene er å øke produktiviteten og effektiviteten, og for å kunne levere tjenester og produkter raskere og med høyere kvalitet. Disse endringene, i tillegg til at flere av kundene har tatt i bruk grunnmodellen, har bidratt til en positiv utvikling i enhetskostnadene.

4.3 Internkontroll og risikostyring

Som en del av arbeidet med styring og kontroll gjennomfører DFØ faste aktiviteter, blant annet risikovurderinger, egenevaluering av internkontrollen og ledernes rapportering av status for internkontrollen på egne områder.

Risikostyring er en integrert del av styringen av DFØ. Vi vurderer risiko på flere nivåer i hele virksomheten knyttet både til ordinær drift og enkeltprosjekter. Resultatene av dette arbeidet inngår i beslutningsgrunnlagene for prioriteringer både på strategisk og operativt nivå. På bakgrunn av risikovurderingene har vi i 2022 etablert og gjennomført risikoreduserende tiltak knyttet til driftsstabilitet, feilutbetalinger, misligheter relatert til anskaffelser, etterlevelse av personvern, håndtering av sikkerhet og sikre rett kompetanse og kapasitet til rett tid. I tillegg har vi gjennomført en helhetlig overordnet risikovurdering for alvorlige hendelser på samfunnssikkerhetsområdet (se kapittel 4.4, «Sikkerhet og beredskap). Vi har også videreført tiltak som ikke ble sluttført i 2021.

I mai opprettet vi en egen IT-divisjon for å styrke koblingen mellom digitaliseringen i fagdivisjonenes tjenesteutvikling og den helhetlige utviklingen av virksomheten på IT-området. Organisasjonsendringen er også et ledd i arbeidet med å styrke informasjonssikkerheten i DFØ.

En rekke tiltak er gjennomført på personvernområdet, se omtale i kapittel 4.5, «Behandling av personopplysninger».

Med utgangspunkt i lederbekreftelsene og egenevalueringen har vi i 2022 også planlagt, startet og/eller gjennomført flere ulike forbedringstiltak. Dette gjelder særlig innenfor områdene effektivisering av interne rutiner og prosesser innenfor styring, kontroll og kommunikasjonsaktiviteter samt gjennomføring av kompetansehevende tiltak på regnskapsområdet. Vi har også videreført arbeidet med prosessbeskrivelser for eksisterende og nyutviklede løsninger og tjenester, implementering av løsninger for vasking og sletting av data samt etablering av internkontrollsystem. Videre er risikovurderinger av våre prosesser et viktig grunnlag i det løpende forbedrings- og effektiviseringsarbeidet.

DFØ gjennomfører ellers generelle internkontrolltiltak løpende og som en del av ordinær drift innenfor de ulike fagområdene. Det er ikke avdekket vesentlige svakheter i internkontrollen.

I 2022 har vi gjennomført internrevisjoner innenfor områdene anskaffelser, personvern, oppfølging av innleid personell og tilgangsstyring. Revisjonene viser at DFØ i hovedsak har god styring og kontroll, men at det er potensiale for forbedringer. Vi har etablert et system for at anbefalte tiltak fra internrevisjonen blir fulgt opp i linjen. DFØs årsrapport for internrevisjonen i 2022 og årsplan for 2023 er levert til Finansdepartementet.

4.4 Sikkerhet og beredskap

DFØ fikk i 2022 i oppdrag fra Finansdepartementet å gjennomføre en helhetlig overordnet risikovurdering for alvorlige hendelser på samfunnssikkerhetsområdet. Dette arbeidet har utgjort en stor del av sikkerhetsarbeidet gjennom året, og har blant annet bestått av verdivurderinger, trusselvurderinger og sårbarhetsvurderinger. Risikovurderingen ble levert til Finansdepartementet i november, og vil også bli benyttet som grunnlag i DFØs forebyggende sikkerhetsarbeid.

Sikkerhetstilstanden har vært preget av endringer som ble innført under koronapandemien, krigen i Ukraina samt den generelle trusselen i samfunnet for dataangrep og nettverksoperasjoner. DFØ har de siste årene styrket IT-miljøene for å øke kapasiteten og kompetansen på fagområdet, og har gode rutiner for å vurdere situasjonen og iverksette tiltak. En utfyllende oversikt over tilstandsvurderingen av informasjonssikkerhet i DFØ er levert til Finansdepartementet, jf. oppdrag i tildelingsbrevet for 2022.

DFØ har i 2022 fått innvilget søknad om oppkobling til Nasjonalt begrenset nett (NBN). Oppfølgingen av arbeidet vil bli videreført i 2023. Videre har vi besluttet å følge NSMs grunnprinsipper for IKT-sikkerhet, og startet arbeidet med å vurdere status for DFØ sett opp mot disse anbefalingene. Vi har også startet arbeidet med å oppdatere og revidere DFØs sikkerhetsdokumentasjon. Dette arbeidet vil fortsette i 2023.

Hendelser

DFØ har i 2022 registrert fire hendelser som berørte tjenestene i et større omfang:

I april oppsto det brudd i DFØs internettforbindelse som følge av en oppdatering. Bruddet medførte ingen feil i våre leveranser, men tjenestene kunne ikke nås av kunder som var avhengige av forbindelsen. Feilen ble rettet etter én time.

I mai fanget vi opp at 50 tilsendte fakturaer kunne inneholde spionvare. Fakturaene ble midlertidig stoppet. DFØ fikk verifisert at fakturaene var falske positive, det vil si at de ikke inneholdt virus. Hendelsen medførte ingen alvorlige konsekvenser.

I august oppsto det et brudd i DFØs påloggingstjeneste (DFØ ID), som medførte at fag- og sluttbrukere ikke fikk tilgang til lønns- og regnskapstjenestene. Årsaken var en feil i tilgangsstyringsløsningen, som raskt ble rettet. DFØ har identifisert tiltak for å hindre at feilen oppstår igjen.

I september oppstod det et brudd hos en av DFØs underleverandører. Bruddet førte til at flere av DFØs tjenester ble utilgjengelige for enkelte av våre kunder. Feilen ble rettet morgenen etter, og tjenestene ble gjenopprettet uten vesentlige konsekvenser for utbetalinger. Årsaken til hendelsen var uforutsette konsekvenser av en planlagt endring hos underleverandør.

4.5 Behandling av personopplysninger

DFØ behandler store mengder personopplysninger, både om egne ansatte og om personer som er tilknyttet våre kunder og leverandører. DFØ har rollen både som behandlingsansvarlig og databehandler.

Mengden av opplysninger, kompleksiteten i våre løsninger og stadige endringer i regelverket som følge av nye EU-direktiver krever at vi arbeider systematisk og målrettet for å etterleve de lovpålagte kravene til behandling av personopplysninger. Dette innebærer blant annet at vi følger opp arbeid med sletterutiner i systemer, oppdaterer behandlingsprotokoller og inngår nye databehandleravtaler. Vi gjennomfører og planlegger risikovurderinger, og vurderer personvernkonsekvenser (DPIA, Data Protection Impact Assessment) for DFØs systemer og tjenester. I tillegg gjennomfører vi interne prosesser der medarbeidere går gjennom egne dokumenter og delingsrettigheter med den hensikt å slette/begrense tilgangen til dokumenter med personopplysninger man ikke lengre har tjenstlige behov for. Vi er også i gang med å utarbeide et styrende dokument for dataklassifisering av personopplysninger i DFØ.

DFØs personvernombud gir faglig bistand og gjennomfører interne tiltak for å øke kunnskapen og kompetansen på dette området i hele organisasjonen. Aktivitetene bidrar positivt i arbeidet med å skape en god personvernkultur i DFØ.

Vi har i 2022 gjennomført en tredjepartsrevisjon, der våre personvernrutiner og -behandling ble vurdert. Revisjonen viser at DFØ har gode rutiner på dette området. I etterkant har vi valgt å ytterligere intensivere arbeidet med opplæring i personvernregelverket, styrking av kulturen for etterlevelse og forbedret systemet for å behandle og følge opp avvik.  Vi iverksatte tiltak på disse tre områdene ved utgangen av året, og vil fortsette arbeidet i 2023.

I 2022 har DFØ i samarbeid med Digdir ledet et arbeid med å vurdere bruk av skytjenester i offentlig sektor. Direktoratene lanserte en ny veileder på området i september, se omtale i kapittel 3.2.4, «Prioriterte tiltak».

Vi har registrert totalt 13 avvik i 2022. Ett avvik gjaldt vår rolle som behandlingsansvarlig, der en e-post med informasjon om lønnsplasseringen til en ansatt og begrunnelsen for denne ble sendt til feil mottaker. E-posten ble kalt tilbake og den ansatte varslet om avviket. DFØ vurderte at hendelsen hadde lav risiko for den berørte ansatte, og varslet ikke Datatilsynet. 

De øvrige 12 avvikene gjaldt DFØs rolle som databehandler. Blant disse er et tilfelle der DFØ mottok en åpen konvolutt med arbeidsavtalen for en lærling som ble sendt fra lærlingens arbeidsgiver. Arbeidsgiveren er en av DFØs kunder, og ble varslet om hendelsen. Fem avvik gjaldt feilsendt informasjon, der et tilfelle knyttet til regnskapsinformasjon om alle ansatte i ni departementer ble tilgjengeliggjort for DSS. Alle departementene ble varslet, og enkelte av disse meldte avviket til Datatilsynet. To avvik gjaldt manglende tilgangsstyring, ett tilfelle gjaldt feil i uttrekk av testdata og ett dreide seg om lagring av dokumentasjon på feil kunde. I tillegg har vi hatt to tilfeller der kundeinformasjon feilaktig ble synlig for en annen kunde samt en bruker som fikk tilsendt engangskoder uten å ha bedt om disse.

Alle hendelser blir fulgt opp i etterkant der vi blant annet går gjennom rutinene for å hindre gjentakelse.

4.6 Oppfølging av saker fra Riksrevisjonen

Riksrevisjonen hadde ingen merknader til DFØs regnskap for 2021.

Riksrevisjonen gjennomfører også årlig revisjon av DFØ som leverandør av økonomitjenester til andre statlige virksomheter. I løpet av revisjonen har Riksrevisjonen og DFØ hatt løpende og tett dialog om avklaringer og forbedringsmuligheter. Dette samarbeidet bidrar til å lette virksomhetenes arbeid med revisjonen, og gir også mindre ressursbruk for DFØ.

Etter avsluttet revisjon for 2021 mottok DFØ et brev hvor Riksrevisjonen pekte på enkelte svakheter og forbedringsmuligheter, med konkrete anbefalinger om tiltak. DFØ har gjennomført flere av disse tiltakene og jobber videre med forbedringer.

DFØ og Riksrevisjonen har et faglig samarbeid om deres revisjon av våre kunder.

4.7 Fellesføringer for 2022

DFØ har i 2022 fått følgende fellesføringer:

4.7.1 Konsulentbruk

DFØs finansieringsmodell påvirker omfanget av og hvilke områder vi benytter konsulentbistand. Det er flere områder hvor det er utfordrende å omdisponere midler fra konsulentbruk til egne ansatte.

DFØ gjennomfører en del oppdrag på vegne av andre og dette finansieres ved tildelinger og belastningsfullmakter på kapitler og poster utover DFØs egne kapitler og poster. Dette er årlige engangsmidler, hvor det følgelig er krevende å gjennomføre rekrutteringer for å kunne bruke midlene til å lønne egne ansatte. Dette innebærer at disse midlene i stor grad må benyttes til ekstern bistand. Det samme gjelder for utvikling av økonomitjenestene, hvor finansieringen er gitt over post 45 hvor midlene i utgangspunktet ikke er lagt opp til å lønne egne ansatte.

DFØ viderefakturer kunder for tredjepartskostnader til drift og videreutvikling av økonomitjenestene. Dette er i hovedsak ikke definert som konsulenttjenester, men kjøp av tjenester til løpende driftsoppgaver. Samtidig vil det være knyttet konsulentbruk til videreutviklingen av løsningen. Dette betales av DFØ og inngår som en del av viderefaktureringen til kundene. Dette påvirker derfor ikke tildelingen av budsjett for DFØ, men innebærer at vi har høyere konsulentbruk da kostnadene føres i vårt regnskap.

DFØ har over flere år hatt fokus på konsulentbruk, både gjennom bevisstgjøring om hva vi skal bruke konsulenter til[1] og interne føringer om reduksjon av bruken. Dette har blitt fulgt opp gjennom intern rapportering. I tillegg er det flere større prosjekter som har blitt avsluttet i løpet i 2021 eller i løpet av 2022, som for eksempel opptak av BOTT[2] som økonomitjenestekunder og Nettprosjektet[3]. I sum har dette gitt en nedgang i konsulentbruken på 35 prosent, fra 126 millioner kroner til 82 millioner kroner.

DFØ har redusert bruken av kommunikasjonsrådgivning i 2022, sammenliknet med tidligere år. DFØ brukte 0,5 millioner kroner på kommunikasjonsrådgivning i 2022, mot 2,4 millioner kroner i 2021. Bruken i 2022 dreier seg primært om oversettelse og videoproduksjon. Fra august har vi ansatt en ny medarbeider som arbeider med videoproduksjon. Behov utover dette vil bli kjøpt eksternt. Når det gjelder oversettertjenester er behovet såpass lite at det ikke vil være hensiktsmessig å ha denne typen kompetanse internt i DFØ.

4.7.2 Lærlinger

DFØ tilbyr plass til lærlinger som har behov for arbeidspraksis som en del av sitt utdanningsløp. Vi har i flere år tilbudt læreplasser innenfor kontor- og administrasjonsfaget, og vi har også hatt lærlinger innenfor faget medier og kommunikasjon i 2022.

Ved utgangen av året hadde DFØ totalt fem lærlinger – alle innen kontor- og administrasjonsfaget. Vi har to lærlinger i Trondheim og tre i Oslo. Fra høsten 2023 vil vi tilby én ny læreplass innen kontor- og administrasjonsfaget.

4.8 Bemanning og personalforvaltning

DFØ er i tildelingsbrevet for 2022 bedt om å rapportere antall ansatte og avtalte årsverk i henhold til SSBs statistikk. Disse tallene avviker noe fra DFØs egne data, og skyldes at SSB benytter gjennomsnittstall for hele året mens DFØ benytter tall pr. 31. desember. All øvrig omtale i årsrapporten som knytter seg til antall ansatte og årsverk bygger på data fra vårt lønns- og personalsystem.

Rapportering i henhold til SSBs statistikk

I henhold til SSBs beregning har antall ansatte i DFØ økt fra 718 i 2021 til 773 i 2022 (gjennomsnittstall for hele året). SSBs tall viser at avtalte årsverk har økt fra 703 i 2021 til 755 i 2022.

Avtalte årsverk/ansatte	2021	2022
Avtalte årsverk	703	755
Antall ansatte	718	773

Rapportering i henhold til DFØs lønns- og personalsystem

Ved utløpet av 2022 var det 777 ansatte i DFØ. Dette er en økning på 1,5 prosent fra 2021.

Utførte årsverk/ansatte	2021	2022
Utførte årsverk pr. 31. desember	658	699
Antall ansatte pr. 31. desember	766	777

Det er flere årsaker til at uførte årsverk er lavere enn antall ansatte. Om lag halvparten av differansen skyldes at ansatte jobber deltid (ansatt i en deltidsstilling, delvis AFP) eller har en form for permisjon (AAP, studiepermisjon, beordring, foreldrepermisjon og omsorgspermisjon mm). Den andre halvparten skyldes turnover og økning i antall ansatte. Det tar tid å rekruttere en ny medarbeider med rett kompetanse for å erstatte en som slutter. I 2022 har vi også holdt noen stillinger ledig lengre enn normalt som følge av et stramt budsjett. Til tross for at vi ansatte 158 nye medarbeidere i 2022, økte det totale antallet ansatte i DFØ kun med elleve.  Uavhengig av om en ny medarbeider ble ansatt i en stilling etter en som sluttet, eller tiltrådte i en ny stilling, utførte disse svært sjelden et helt årsverk. Dette er en medvirkende årsak til at antall utførte årsverk er lavere enn antall ansatte. 

Divisjon	Antall ansatte	Utførte årsverk
Divisjon for offentlige anskaffelser	85	78
Kommunikasjonsenheten	14	12
Lønnsdivisjonen	271	250
Regnskapsdivisjonen	200	174
Strategi- og fellestjenestedivisjonen	38	37
Divisjon for styring, organisering og ledelse	117	96
IT-divisjonen*	52	52
DFØ totalt	777	699

*) IT ble organisert som egen divisjon fra mai.

Økning i antall ansatte i DFØ henger sammen med at regnskapsdivisjonen økte fra 176 til 200 ansatte i 2022. Økningen skyldes opptak av nye kunder og fornying/oppgradering av systemer som krevde flere ansatte.

Lokalisering av ansatte

Finansdepartementet har i brev 26. april 2022, bedt om tertialvis og årlig rapportering på ansatte og årsverk som er lokalisert i henholdsvis Oslo og resten av landet.

Ved utgangen av 2021 og 2022 er fordelingen slik:

Ansatte / utførte årsverk	2021 Antall	2021 Andel	2022 Antall	2022 Andel
Ansatte i Oslo	312	40,7	306	39,4
Ansatte utenfor Oslo	454	59,3	471	60,6
Utførte årsverk i Oslo	254	38,6	275	39,3
Utførte årsverk utenfor Oslo	404	61,4	424	60,7

Antall ansatte i Oslo er redusert med seks ansatte fra 2021. Dette skyldes naturlig avgang, og økt turnover kombinert med ledetid i rekrutteringsprosessene. Et sterkt arbeidsmarked har også vist seg å gjøre det krevende å rekruttere innenfor enkelte fagområder. Spesielt en divisjon (SFD) har hatt mange ansatte (seks ansatte) som i løpet av kalenderåret har gått av med pensjon. Noen stillinger blir videreført, mens andre stillinger får noe annet innhold justert til dagens nye behov.

Kjønnssammensetning i DFØ

Ved utgangen av 2022 var 457 kvinner og 320 menn ansatt i DFØ. Dette gir en kvinneandel på 59 prosent som er tilsvarende andel som i 2021. Kvinner er godt representert på alle nivå.

Nivå	Stillingskode	Kvinner	Menn
1: Etatsleder	9106	1	-
2: Divisjonsdirektør	1062	3	4
3: Avdelingsleder	1060	13	11
4: Seksjonsleder	1211	27	12
5: Førstelinjeleder		-	-
6: Saksbehandler (fagdivisjoner)	1065, 1362, 1363, 1364, 1408, 1434, 1538, 1058	377	237
7: Administrativt personale (støttedivisjon/enhet)	1362, 1363, 1364, 1408, 1434	36	56
Sum hele DFØ		457	320

Toppledergruppen består av fire kvinner og fire menn. På de to ledernivåene under er 40 kvinner og 23 menn. Den totale kjønnsbalansen på ledernivå fordeler seg på 62 prosent kvinner og 38 prosent menn. Vi vurderer at DFØ ikke har utfordringer i kjønnsbalansen verken blant ansatte eller på ledernivå.

Likestilling og mangfold

I følge likestillings- og diskrimineringsloven §24 og §26a og kravene i tildelingsbrevet for 2022, skal DFØ redegjøre for aktivitets- og redegjørelsesplikten som arbeidsgiver, og som offentlig myndighet (se også siste avsnitt i dette kapittelet).

For 2022 har vi utarbeidet en egen likestillingsredegjørelse for DFØ som arbeidsgiver, som er publisert på dfo.no.

Kjønnsbalanse og kjønnsforskjeller i deltid, midlertidighet og foreldrepermisjon

I DFØ er det ansatt flere kvinner enn menn i de fleste divisjoner, med unntak av i divisjon for offentlige anskaffelser og IT-divisjonen. Det er 44 midlertidig ansatte i DFØ. Dette utgjør 5,6 prosent av DFØs ansatte, hvorav 30 ansatte er kvinner og 14 ansatte er menn. Fratrukket lærlinger, ansatte på pensjonistvilkår og timelønnede har DFØ totalt 22 midlertidig ansatte der 21 jobber fulltid og en ansatt arbeider i 50 prosent stilling. Dette gir en midlertidig andel på 2,8 prosent. 19 ansatte er tilsatt i deltidsstilling, dette utgjør 2,4 prosent av DFØs ansatte. Av disse er 13 ansatte kvinner og seks ansatte menn. 36 kvinner og 12 menn har tatt ut foreldrepermisjon i 2022. Gjennomsnittlig antall uker foreldrepermisjon for kvinner er 19,5 uker og 14,2 uker for menn.

Tallene i oversikten er gjennomgått i samarbeid med DFØs ansattrepresentant fra fagorganisasjonene. Det er enighet om at kjønnsfordelingen i DFØ er god og at andelen midlertidige og deltidsansatte er lav. Det er også enighet om at tallene for uttaket av foreldrepermisjon synes å være lik nasjonale trender. Etter en kartlegging av ufrivillig deltid i DFØ var det også enighet om det ikke foreligger ufrivillig deltid. Ved behov vil vi i fremtiden benytte spørreundersøkelser for å finne svar på ufrivillig deltid.  

Lønnsforskjeller mellom kvinner og menn

Den totale andelen kvinner i DFØ er 59 prosent. En inndeling av de ansatte i seks stillingsgrupper viser en større andel kvinner i samtlige grupper. Vi vurderer at dette er en god kjønnsbalanse.

Tabellen under viser kvinners andel av menns lønn fordelt på ulike stillingsnivå. På alle stillingsnivå har kvinner noe lavere snittlønn enn menn. Kvinners andel av menns lønn pr. stillingskategori er i gjennomsnitt 96 prosent (direktøren, lærlinger og ansatte på pensjonistvilkår er ikke med i denne utregningen). Med hensyn til lønnsforskjeller mellom kvinner og menn pr. stillingskode ser vi en noe større forskjell i gruppene rådgiver og seniorrådgiver/fagdirektør, hvor kvinnene har henholdsvis 93 prosent og 91 prosent av menns lønn. På bakgrunn av lønnsulikheten i disse to gruppene har vi undersøkt tallene nærmere for å finne årsaken til at kvinnelige rådgivere og seniorrådgivere har en lavere lønn enn menn. Resultatet av undersøkelsen viser at lønnsforskjellene i stor grad kan tilskrives enkeltpersoner som drar opp gjennomsnittet. Disse enkeltpersonene er menn som har arbeidsoppgaver innenfor IT eller annen spisskompetanse som er ettertraktet i arbeidsmarkedet. Markedssituasjonen gjør at ansatte med denne type kompetanse lønnes høyere enn øvrige kolleger i samme stillingsgruppe. På bakgrunn av dette vurderer vi at det ikke er nødvendig å sette inn tiltak da lønnsforskjellene er legitimert.

Det stilles også krav om å inkludere lærlinger i rapporteringen. Her avhenger lønnen av hvor langt den enkelte har kommet i lærlingeløpet, og forskjeller kan derfor ikke relateres til kjønn.

Stillingsnivå*	Kvinner	Menn	Andel kvinner	Total	Forskjeller kontante ytelser
Konsulent	8	4	67 %	12	97 %
Førstekonsulent, seniorkonsulent	59	39	60 %	98	98 %
Rådgiver	158	84	65 %	242	93 %
Seniorrådgiver, fagdirektør	182	164	52 %	347	91 %
Seksjonssjef	27	12	69 %	39	99 %
Avdelingsdirektør, divisjonsdirektør	16	15	52 %	31	96 %
Total	450	319	59 %	769	96 %

*Direktøren, lærlinger og ansatte på pensjonistvilkår er ikke med i tabellen. 

Sykefravær

Sykefraværet i 2022 var på 5,6 prosent, opp fra 3,9 prosent i 2021 og over DFØs sykefraværsmål på 5 prosent. Økningen kan være et uttrykk for et generelt høyere smittepress i samfunnet etter koronapandemien, og vi vurderer dette som et akseptabelt sykefravær for en kontorvirksomhet. Vi vurderer likevel fortløpende om det kan settes inn relevante tiltak for å redusere sykefraværet.

Turnover

I 2022 var turnoveren [4] på 16,8 prosent, som er en økning på 2,4 prosent fra 2021. Vi vurderer dette som et utrykk for at ansattes kompetanse er ettertraktet i arbeidsmarkedet, og at det generelt har vært et større press i arbeidsmarkedet enn tidligere år.

Tilgang på kompetanse

I løpet av 2022 begynte det elleve nye ansatte i DFØ. Til tross for at vi har klart å rekruttere mange i 2022, opplever vi et utfordrende kandidatmarked med storkonkurranse om kvalifisert arbeidskraft. Dette gjorde seg særlig gjeldende innenfor fagområder som IT, teknologi, anskaffelser, jus og prosjektledelse. I risikovurderingen som vi leverte Finansdepartementet i forbindelse med DFØs første tertialrapport for 2022, løftet vi fram vår evne til å sikre riktig kompetanse til rett tid som en ny, strategisk risiko. Gjennom året iverksatte vi risikoreduserende tiltak, blant annet startet vi et arbeid med å øke kjennskapen til DFØ som arbeidsgiver. Dette arbeidet vil fortsette i 2023.

Rapportering aktivitets- og redegjørelsesplikt – DFØ som offentlig myndighet

DFØ leverer en rekke tjenester til sine brukere, og arbeider aktivt for å fremme likestilling og motarbeider diskriminering. 

Statens arbeidsgiverportal har mange sider som omhandler inkludering, fra mer overordnede om inkluderende arbeidsliv og tankene bak mangfold, til fagsidene «inkluderingsarbeid» (tidligere «inkluderingsdugnaden»), som omfatter praktiske råd om hvordan bli en mer inkluderende virksomhet og skrive gode og inkluderende stillingsannonser til hvordan praktisk arbeide med aktivitets- og redegjørelsesplikten for arbeidsgivere.

I 2021 la vi ned et stort arbeid i å oppdatere portalens fagsider om rekruttering fra A til Å (rekrutteringsprosessen) for arbeidsgivere. Dette bidrar til at etterlevelse av lov- og regelverk og mangfolds- og inkluderingstankegang blir en naturlig del av en rekrutteringsprosess. I tillegg er portalen hjem for hvordan statlige arbeidsgivere skal ta i bruk traineeprogrammet for personer med nedsatt funksjonsevne og hull i CV-en. Disse sidene hadde samlet 43 297 sidevisninger i 2022, noe som er 4,5 prosent av totalt antall visninger på 977 129 for 2022. I 2022 leverte DFØ også en rapport om brukerinnsikt og anbefalinger for grupper som har særlige utfordringer med å få lærlingplass, herunder gutter med flerkulturell bakgrunn. Se omtale i kapittel 3.3.7 «Styringsparameter: Antall lærlinger i staten» for utdypning.

Innenfor anskaffelsesområdet gir DFØ veiledning og støtte til leverandører til offentlig sektor om hvordan de skal ivareta lovpålagte krav innenfor følgende områder: Arbeidstidsbestemmelser, lønns- og arbeidsvilkår og barnearbeid. Konkrete tjenester er Norgesmodellen, ESPD-skjemaet og veiledning i krav til ulike konkurranser.

Her kan arbeidet med Norgesmodellen og nasjonale seriøsitetskrav for alle offentlige anskaffelser trekkes frem. Arbeidet med Norgesmodellen er en viktig del av DFØs oppgaver for å fremme det trygge og seriøse arbeidslivet og bevare den norske arbeidslivsmodellen.

DFØ bidrar også til dette gjennom oppgaven med å forvalte Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD). ESPD er en erklæring fra leverandørene om at de oppfyller angitte kvalifikasjonskrav og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner for avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Det europeiske egenerklæringsskjemaet omtales ofte som ESPD som er en forkortelse for European Single Procurement Document.

DFØ har nettopp avsluttet et prosjekt som har migrert mange av DFØs nettjenester over til samme tekniske plattform. Dette legger til rette for bedre brukeropplevelser ved at flere enkelt finner det de leter etter, forstår det de finner og får løst oppgaven de kom for å løse. I DFØ jobber vi fortløpende med å sikre godt arbeid med universell utforming av våre nettjenester. I 2022 har DFØ arbeidet spesielt med å få opp tilgjengelighetserklæringer på nett, slik at vi etterlever krav til universell utforming som gjelder fra februar 2023. Som et ledd i dette arbeidet, publiserer vi en artikkel om DFØs policy og planer for etterlevelse av kravene til nettjenester.

DFØ vurderer arbeidet med å sikre likestilling og hindre diskriminering som viktig, og er av betydning for valg og utforming av DFØs tjenester. DFØ vil fortsette dette arbeidet i 2023, og vil ved identifiserte behov forløpende gjøre forbedringer i dette arbeidet.

---

Fotnoter

[1] Midlertidig manglende kapasitet eller kompetansebehov som ikke er naturlig at DFØ skal ha.

[2] Uio og UiB ble kunde av DFØ i 2021, UiT i 2022 og NTNU i 2023. Det var betydelig arbeid i forkant av overgangene og deler av dette var ved bruk av konsulenter.

[3] Nettprosjektet skulle sørge for at nettstedene som ble overtatt fra Difi/Digdir (primært realisert på Drupal 7), og DFØs nettsteder (primært realisert på Craft), ble løftet opp til en fremdriftsrettet og standardisert tjenesteplattform basert på nyeste versjon av Drupal (Drupal 9), og at den nye plattformen skulle etableres robust, slik at den er klar for å ta imot nye nettjenester som etableres i årene som kommer.

[4] Ved utregningen av turnover er følgende medarbeidere ekskludert: lærlinger og medarbeidere som går av med pensjon, samt medarbeidere som er timelønnede eller på pensjonistavlønning.