4.1 Remitteringsprosedyre

Utløsende hendelse
DFØ starter remitteringsrutinen i henhold til avtale.

Bestemmelser

2.5 Kontroll av utgifts- og inntektstransaksjoner

• 2.5.1. Generelt om transaksjonskontroller

3.7 Betalingsformidling

• 3.7.3 Utbetalinger
  • 3.7.3.1 Elektronisk overføring
  • 3.7.3.2 Produksjon og overføring av betalingsoppdrag
  • 3.7.3.3 Autorisasjon av betalingsoppdrag
  • 3.7.3.4 Avregningsretur
  • 3.7.3.5 Bruk av håndkasse, betalingskort og sjekk

4.4 Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring

• 4.4.5 Dokumentasjon av bokførte opplysninger
• 4.4.9 Oppbevaring og elektronisk tilgjengelighet
  • 4.4.9.3 Sikkerhetskopi

Referanse: Reglement for økonomistyring i staten

Utføres av	Oppgave - handling
Kunde	Utføre kontroll før remittering Vi anbefaler å gjøre kontroller før remitteringen starter. “Kontroll før remittering”, gir en kontrolloversikt over hvilke poster som er klar for eventuell remittering. Det gir mulighet for å parkere bilag, endre status på bilag eller varsle DFØ om å parker bilag før det produseres en remitteringsbekreftelse. Kontroller blant annet om faktura bør ha KIDnr, forsendelse kode og val.dok kode. “Kontroll av konto før remittering”, sikrer at det utbetales til korrekt bankkonto nummer. Det gir mulighet for å parkere bilag/leverandør eller varsle DFØ om å parker bilag/leverandør før det produseres en remitteringsbekreftelse.
DFØ	Produsere remitteringsforslag Forfallsdato for åpne poster bestemmer hvilke transaksjoner som tas med i remitteringsforslaget. DFØ produserer remitteringsforslag (SU07), SU07a viser en oversikt over parkerte bilag, debet bilag og leverandører som mangler bankkontonummer. Disse blir ikke med på en remitteringsbekreftelse. SU07a oversendes til e-postadressen som er registrert under firmaopplysninger i Unit4 ERP. En utbetaling til en bankvirksomheter krever et eget remitteringsforslag og remitteringsbekreftelse. Leverandøren må opprettes i leverandørgruppe «19 Bankvirksomhet”.
DFØ	Produsere remitteringsbekreftelse DFØ produserer remitteringsbekreftelse (SU08). Remitteringsbekreftelse oversendes til e-postadressen som er registrert under firmaopplysninger i Unit4 ERP.
Kunde	Kontroll av remitteringsbekreftelse Grunnlaget for kontroll er remitteringsbekreftelsen (SU08) eller rapporten XVO02 - Kontroll av remitterte bilag. Dersom dere har utført anbefalt kontroll før remittering, er det kun nødvendig at dere sjekker om denne er i samsvar med remitteringsbekreftelsen eller rapporten XVO02. Rapporten XVO02 - Kontroll av remitterte bilag ligger i Unit4 ERP under Egne menyer - Felles spesialrapporter - Kontrollrapporter. Legg inn Remitterings ID i feltet Remitt_id og lagre (F12). Remitterings ID finner dere i remitteringsbekreftelsen (SU08). Eksempel på remitteringsbekreftelse SU08. Dere kan, ut fra en vurdering av risiko og vesentlighet, bruke stikkprøvekontroller. Husk at den som kontrollerer utbetalinger ikke skal være den samme som vedlikeholder leverandørregisteret.
DFØ	Produsere betalingsfil Etter kontrollperioden er over produserer vi betalingsfil til bank.
DFØ	Kontroll av mottaksretur Når vi får mottaksreturen fra bank, leses denne automatisk inn i Unit4 ERP. Mottaksretur blir bekreftet mottatt med rapporten FN2701M og/eller avvist med rapporten FN2701e. Rapportene sendes automatisk til e-postadressen som er registrert under firmaopplysninger i Unit4 ERP. Eventuelle avvik som oppstår i forbindelse med innlesing av mottaksretur, skal håndteres i henhold til rutine 4.2.
Kunde	Kontroll før autorisasjon Dere skal kontrollere at det er samsvar mellom: • sum per valuta til utbetaling og antall transaksjoner som ligger i nettbanken • sum og antall transaksjoner til utbetaling på remitteringsbekreftelsen • sum og antall transaksjoner til utbetaling på mottaksreturen (FN2701m/FN2701e)
Kunde	Avviste transaksjoner Dersom dere mottar melding om avviste transaksjoner, må dere sette i gang nødvendige tiltak for å sikre rettidig utbetaling. Bilag kan eventuelt parkeres i påvente av løsning på feil. Når dere er ferdig med kontrollene kan autorisasjon utføres.
Kunde	Signering Autorisasjonsansvarlige skal datere og signere remitteringsbekreftelse, mottaksretur og avvisningsretur før autorisering i banken. Det er tilstrekkelig å signere på én av rapportene og henvise til at de to andre er kontrollert. Signaturen er en bekreftelse av utført kontroll. Første og siste side av mottaksreturen er tilstrekkelig dokumentasjon for oppbevaring. Disse viser til dato, sum og antall transaksjoner. Remitteringsbekreftelse og avvisningsretur oppbevares i sin helhet. Signering og oppbevaring av rapportene kan løses på forskjellige måter. Vi gir dere her noen forslag som vil dekke kravene i henhold til Bestemmelsene i økonomistyring i staten, i tillegg til eksempler på digitale løsninger.
Kunde	Oppbevaring av regnskapsmateriale Kun på papir Dere skriver ut remitteringsbekreftelse og avvisningsretur sammen med første og siste side av mottaksretur. Disse signeres (se punkt om signering) og arkiveres i perm. Delvis elektronisk Dere arkiverer remitteringsbekreftelse, mottaksretur og avvisningsretur digitalt. Første og siste side av rapportene skriver dere ut og signerer (se punkt om signering). Disse kan dere enten arkivere i perm eller skanne og arkivere sammen med de originale rapportene. Ved å velge siste løsning kan dere makulere papirutgaven av de signerte rapportene. Kun elektronisk Dere arkiverer remitteringsbekreftelse, mottaksretur og avvisningsretur digitalt. Signatur av remitteringsbekreftelse, mottaksretur og avvisningsretur kan dere utføre digitalt. Eksempler på dette er digital underskrift med penn på nettbrett og ulike løsninger for signering i digitale arkivsystemer. Dersom dere velger å arkivere elektronisk skal dere ta sikkerhetskopi av materialet. Sikkerhetskopien skal oppbevares atskilt fra originalen. Remitteringsbekreftelse, mottaksretur og avvisningsretur skal dere oppbevare systematisk slik som annen regnskapsdokumentasjon i arkivet deres.
DFØ	Mottak av avregning Avregningsreturer vi mottar fra bank leses automatisk inn i Unit4 ERP. Bokføring foretas fortløpende og skjer automatisk slik at arbeidskonto i regnskapet til enhver tid er oppdatert. Eventuelle feil eller mangler retter vi opp så fort som mulig. Dersom det oppstår avvik ved innlesing i Unit4 ERP, gjennomgår vi dette.
Kunde	Oppbevaring av avregningsretur og bokføringsliste Dere oppbevarer avregningsreturene sammen med bokføringsliste som ordinære bokføringsbilag i deres arkiv. Bilagsjournal kan være et alternativ til bokføringsliste. Bilagsjournal (GL02) ivaretar bokføringsliste/bilagsspesifikasjon (GL18b), bokføringsspesifikasjon (GL07) og bekreftelse reversering (GL35).