Tilbud og arbeidsavtale

Anbefalt praksis

• Rekrutteringsrådgiver utarbeider grunnlag for tilbud
• Rekrutterende leder godkjenner tilbudsdetaljene
• Når leder godtar tilbudsdetaljer utløses automatisk statusendring i kandidathåndteringen
• Kandidat flyttes inn i understatus «Tilbud til kandidat»
• Rekrutteringsrådgiver generer og sender tilbudsbrev til kandidat via «Tilbud på nettet» i DFØ HR
• Kandidat logger på kandidatprofilen og godtar / avslår tilbud som dermed utløser videre prosess i DFØ HR
• Kandidaten flyttes videre til status "arbeidsavtale til kandidat"
• Rekrutterer registrerer nødvendig informasjon på kandidat i status "arbeidsavtale til kandidat" og kandidat blir tilgjengelig i e-signering applikasjon.
• Det sendes arbeidsavtale til kandidat via virksomhetens e-signeringsløsning
• Når arbeidsavtalen er signert flyttes kandidaten videre i prosessen.
• «Rekrutteringsrådgiver» arkiverer signert arbeidsavtale manuelt i arkiv
• Dersom det er gjort lønnsforhandlinger eller oppgitt feil informasjon i tilbudsdetaljene må tilbudet oppdateres/endres og sendes til godkjenning på nytt

Utarbeide tilbud til kandidat

Flytt kandidat inn i status «Tilbud/arbeidsavtale», understatus «Intern tilbudsgodkjenning»:

På kandidatprofilen legg til oppstartsdato. Hvis ikke oppstartsdato er avklart kan denne legges til senere. Oppstartsdato kan legges til frem til og med status "arbeidsavtale til kandidat".

Legg til oppstartsdato hvis den er klar og klikk Lagre.

Gå til menyen som ligger tilgjengelig under punktene til høyre og velg "Start tilbudsgodkjenning".

Fyll inn, og rediger nødvendig tilbudsinformasjon før denne sendes til godkjenning hos leder.

Skriv inn en kommentar og velg "Send til godkjenning".

Rekrutterende leder for jobbrekvisisjonen vil ligge automatisk utfylt som godkjenner, godkjenner kan endres og det kan legges til ekstra godkjenner ved behov.

Når tilbudet er sendt får det status «Venter på godkjenning».

Endre detaljer for stilling ved utsendelse av tilbud / Bakdør til HR kjerne

Når det er nødvendig å justere stillingsdetaljer knyttet til ansettelsen før utsendelse av tilbud er det mulig å gjøre disse endringene også direkte på stillingnivå. Dette er en funksjon vi har valgt å kalle "bakdør til HR kjerne".

Dette er en funksjon vi har valgt å kalle «bakdør til HR-kjerne». Den gir mulighet til å åpne og redigere stillingskortet direkte fra rekrutteringssteget «Intern tilbudsgodkjennelse». Dette kan være nyttig i tilfeller der det er opprettet en jobbrekvisisjon for en rådgiverstilling, men kandidaten som skal ansettes er en seniorrådgiver.

Denne funksjonen er tilgjengelig når kandidaten er i status "Tilbud/avtale" i understatus "intern tilbudsgodkjenning".

Ved utfylling av tilbudsdetaljer klikk på stillingskortet som ligger ved Stillings-ID.

Klikk rediger og velg dato stillingsendringene skal gjelde fra, endre så nødvendig stillingsinformasjon. Den nye informasjonen som er lagt til vil oppdateres i stillingskartet / HR kjerne.

Etter at «bakdøren til HR kjerne» er oppdatert, må alle detaljer i tilbudsbrevet justeres tilsvarende.

Velg også ny stillings ID i nedtrekks menyen «stillings-ID». Oppdatert så stillingskode og yrkeskode ved behov. Lagre før tilbud detaljene sender til godkjenning hos leder.

Jobbrekvisisjon med flere tilknyttete stillinger

Ved flere stillinger i jobbrekvisisjonen må det knyttes rett stilling til kandidaten før tilbudet sendes til godkjenning. Se nærmere beskrivelse av hvordan du velger rett stilling i avsnittet: Jobbrekvisisjon med flere stillinger.

Godkjenne tilbudsdetaljer

• Godkjenner av tilbudsdetaljene mottar et e-post varsel angående nytt gjøremål
• Godkjenner finner tilbudsdetaljene som skal kontrolleres og godkjennes under "godkjenninger" på startsiden:

Ved å klikke på gjøremålet kan godkjenner se over tilbudsdetaljer og avslå eller godkjenne.

Når tilbudsdetaljene er godkjent flyttes kandidaten automatisk inn i understatus «Tilbud til kandidat».

Merk at det ikke er mulig å legge ved kommentar når tilbudet godkjennes. Kommentar ved tilbuds godkjenning vises kun hvis tilbudet avslås av leder.

Avslå tilbudsdetaljer

Godkjenner kan avslå tilbudet og legge ved en kommentar:

Tilbudet blir sendt i arbeidsflyt tilbake til den som har utarbeidet tilbudet.

Ved avslag sendes tilbudsdetaljene tilbake til utarbeider som skal sjekke kommentarer.

Sende tilbud til kandidat

Tilbudet henter data fra tilbudsinformasjonsfeltene og jobbrekvisisjonen.

Når kandidaten er i status «tilbud til kandidat» velg trepunktmenyen og «send tilbudsbrev»

Velg først tilbudsbrevmal.

Klikk Neste trinn, i neste bilde velg Tilbud på nettet for at tilbudet skal bli tilgjengelig på kandidatprofilen.

Velg så mal for e-post som sendes til kandidat med informasjon om tilbudsbrevet.

I neste vindu velg Send. Velg så Jeg er ferdig nederst til venstre for å komme tilbake til kandidatprofil.

Tilbudet er nå tilgjengelig på kandidatens kandidatprofil.

Tilbud kan også gis muntlig eller på e-post men da må kandidaten flyttes videre manuelt samt at fødselsnummer må innhentes og skrives inn av rekrutteringsrådgiver.

Hvis det ikke skal sendes tilbud til kandidatprofil / Tilbud på nettet velg "muntlig tilbud", "Send i e-post som tekst" eller "Send i e-post som PDF- vedlegg". Da må e-postmal i neste sted endres eller tilpasses.

Utsendt tilbudsbrev

I kandidatprofil kan du se utsendt tilbudsbrev i fane "aktivitet", "tilbud".

Her er oversikt over tilbudsdetaljer, det er mulighet for å se utsendt tilbudsbrev og det kan anulleres. Her vil også kandidatens svar på tilbud være synlig.

Etter tilbudet er godkjent eller avvist av kandidat vil det også ligge her.

Kandidat godkjenner tilbudsbrev

Kandidaten logger inn på sin kandidatprofil via karrieresiden til virksomheten.

Symbolet indikerer at det er en oppgave som venter på kandidaten:

Klikk Venter på tilbudsaksept for å komme inn på den aktuelle søknaden.

Klikk Vis/godta tilbud for å komme inn på tilbudet/arbeidsavtalen:

Siden viser tilbudsstatus, i dette tilfellet «Venter på godkjenning».

Kandidaten klikker Godta for å godta arbeidsavtalen, kandidaten kan også avslå tilbud og sende kommentar.

Ved å klikke Godta  blir kandidat tatt til en side for utfylling av preregistreringsfelter. Her skal kandidaten oppgi personlig informasjon som er nødvendig for den videre registreringen av kandidaten.

Ved at kandidat klikker «Godta» og fyller ut preregistreering skjer følgende:

• Kandidaten flyttes automatisk fra status «Tilbud/Kontrakt» inn i status «Arbeidsavtale til kandidat» i kandidathåndteringen.
• En e-post sendes til rekrutterer om at kandidat har godtatt tilbud.
  Merk at tilbud blir ikke arkivert.

Godtatt tilbudsbrev vil ligge i kandidaten profil under "aktivitet"

Feil eller endringer i tilbudsdetaljer etter godkjennelse

Hvis tilbudsdetaljene er godkjent, og detaljene skal endres ved eksempelvis feil eller lønnsforhandlinger.

Rekrutteringsrådgiver flytter kandidat til status «intern tilbudsgodkjenning» og velger handlingsmenyen for å åpne «start tilbudsgodkjenning» igjen. Rekrutteringsrådgiver endrer tilbudsdetaljer eter behov, lagrer og sender til leder for godkjenning på ny.

Når ny tilbudsinformasjon er godkjent kan tilbudet sendes på ny til kandidat. Velg "tilbud på nett" for at tilbudet skal bli tilgjengelig på kandidatprofil.

Startdato på tilbud kan oppdateres uten at tilbud må sendes på ny godkjenning.

Utsendelse av arbeidsavtalen:

Hvis virksomheten bruker egen løsning for e-signering

• Kandidat signerer arbeidsavtale ved bruk av virksomhetens e-signeringsløsning.
• Flytt kandidaten manuelt videre til status "avventer dokumentasjon"
  • Når kandidaten ligger i status "arbeidsavtale til kandidat " er det obligatorisk å legge til oppstartsdato før kandidaten kan flyttes videre.

Hvis virksomheten bruker DFØ HR E-signering:

Hvis virksomheten bruker DFØ HR sin E-signeringsløsning er videre prosess for utsendelse av arbeidsavtale forklart her: