Dere håndterer risiko best når dere er bevisst på egen rolle og kultur. Det handler blant annet om å koble fagkompetanse og kontrollkompetanse, balansere tillit og kontroll og skape en åpen kultur for å si fra internt.
Roller og kompetanse
Rollen som tilskuddsforvalter krever et samspill av flere typer kompetanse: fagkompetanse, forvaltningskompetanse og kontrollkompetanse.
Fagkompetanse
Fagkompetanse er knyttet til sektoren eller området dere jobber på, og er ofte den dere fokuserer mest på i det daglige. Fagkompetansen er nødvendig, men dere blir sårbare hvis dere glemmer å sørge for forvaltnings- og kontrollkompetansen.
Forvaltningskompetanse
Forvaltningskompetanse innebærer å kjenne regelverkene som tilskuddsforvaltningen er omfattet av, der de viktigste er økonomiregelverket i staten og forvaltningsloven. Dette er de formelle rammene som blant annet er avgjørende for hvordan dere kan følge opp og kontrollere både før og etter at midlene er tildelt.
Kontrollkompetanse
Kontrollkompetanse er en sentral del av forvaltningskompetansen: det er evnen til å identifisere avvik når dere kontrollerer informasjon fra søkere og mottakere av tilskudd. Flere kan ha behov for å styrke kontrollkompetansen, noe denne veiledningen skal bidra til.
I noen virksomheter er disse kompetansene fordelt på flere personer eller avdelinger, hos andre kan de være mer samlet. Det viktigste er at de samspiller på en god måte, slik at alle kompetansene er ivaretatt.
Tillit og kontroll
Tillit er en verdi i forvaltningen som skal bevares. Som ansvarlige forvaltere bør dere balansere tillit og kontroll. Selv om kontroll kan føre til mer ressursbruk, kan god kontroll med statlige tilskuddsmidler samlet sett styrke tilliten til forvaltningen.
Rullere på oppgaver og ansvar
Det er ikke uvanlig at saksbehandlere sitter med ansvar for de samme tilskuddsordningene over mange år. Da kan det oppstå relasjoner og lojalitet til tilskuddsmottakere som gjør at kontrollnivået senkes. Ved å rullere på ansvaret, får dere friske øyne på risiko og oppfølging. Rullering gjør også at dere bygger kompetanse hos flere.
Vurdere egen habilitet
Habilitet er nødvendig for å bevare tilliten til forvaltningen. En person er inhabil eller "ugild" som det står i forvaltningsloven § 6, når det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til personens upartiskhet til å forberede eller å treffe avgjørelse i saken. Den som er inhabil kan verken forberede, saksbehandle eller avgjøre saken.
Les mer om habilitet i tilskuddsforvaltningen her:
Skape god kultur for internkontroll
Skap en åpen kultur internt for å si fra om avvik, uklarheter eller bekymringer. Å stoppe opp og reflektere jevnlig, både individuelt og som team, er en del av å bygge en slik kultur. Bruk gjerne refleksjonsspørsmålene under i dette arbeidet.
Alle statlige virksomheter skal etablere internkontroll, jf. bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 2.4. Internkontrollen skal blant annet bidra til at misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes. Det er virksomhetens ledelse som har ansvar for å etablere systemer, rutiner og tiltak for å kunne utøve nødvendig internkontroll. Det innebærer også å arbeide med ansattes kompetanse og holdninger. Bevisstgjørende tiltak kan være kurs, kompetanseutvikling og scenarioøvelser.
Finn råd for å skape en god kultur for internkontroll her:
Tenk gjennom
Bruk refleksjonsspørsmålene under for å øke bevisstheten om rolle og kultur i virksomheten:
- Hvordan er roller, kompetanse og ansvar fordelt hos oss?
- Er fag- og forvaltningskompetanse delt på ulike avdelinger? Hvis ja, hvordan får vi dem til å samspille?
- Har samme person både fagansvar og kontrollansvar? Hvis ja, hva er konsekvensen av det?
- Er det enkelt å være åpen om risiko, avvik og bekymringer hos oss? Hvis ikke, hvordan kan vi gjøre det enklere?
- Når vurderte jeg sist egen habilitet i forvaltningen av tilskudd? Hva gjør jeg dersom jeg er i tvil?
- Hvordan kan vi rullere på oppgaver og ansvar hos oss?
Til ledere
Som leder har du et særlig ansvar for å bygge en åpen kultur for å si fra om avvik, uklarheter eller bekymringer, for å etablere god internkontroll og ivareta «tonen på toppen»: å gå foran med et godt eksempel.
Refleksjonsspørsmål:
- Hvilke bevisstgjørende tiltak er mest relevante i vår virksomhet for å forebygge tilskuddskriminalitet?
- Hvordan kan vi sikre at fagkompetanse, forvaltningskompetanse og kontrollkompetanse samspiller på en god måte hos oss?
- Hvordan bruker vi internkontrollen til å forebygge tilskuddskriminalitet?
- Har vi gode interne rutiner for habilitetsvurderinger på tilskuddsområdet?
Kontakt
Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, send en e-post til [email protected]