Forebygg fra starten

Forebygge når tilskudd utredes

Risiko bør vurderes allerede når dere utreder om tilskudd er riktig tiltak. Det kan for eksempel være forhøyet risiko knyttet til noen mottakergrupper eller tildelingskriterier. Risikovurderingen kan også føre til at dere foreslår å bruke andre virkemidler enn tilskudd. Departementet har et særlig ansvar for å utrede tiltak. 

Les mer veiledning om å:

Utrede om tilskudd er riktig tiltak

Eksempler på områder hvor risiko bør vurderes allerede i utredningsfasen:

Tilskudd eller anskaffelse?

Noen ganger kan det være riktig å innrette tiltaket som en anskaffelse i stedet for tilskudd. En anskaffelse kan gi bedre kontroll med de statlige midlene fordi staten som innkjøper kan styre bruken av pengene mer detaljert og det kan være tydeligere hvilke forpliktelser som gjelder for den som får kontrakten.

Les mer veiledning om dette:

Tilskudd eller anskaffelse? 

Vurdere risiko ved tilskudd til navngitt mottaker

Noen tilskudd kan øremerkes til navngitte mottakere i statsbudsjettet uten utlysning (enkeltstående tilskudd). Det kan innebære økt risiko. Noen ganger er det aktuelt å vurdere om et øremerket tilskudd i stedet skulle vært innrettet som en anskaffelse, som kan gi mer forutsigbarhet og kontroll. 

Les mer om dette:

Enkeltstående tilskudd – et unntak i tilskuddsforvaltningen

Utrede om tilskudd er riktig tiltak

Forebygge når tilskuddsordningen utformes

Å utforme en tilskuddsordning innebærer å utforme hovedelementene

• mål
• målgruppe
• kriterier for måloppnåelse
• tildelingskriterier
• opplegg for oppfølging og kontroll
• evaluering

For flere av hovedelementene vil det være aktuelt å gjøre risikovurdering som grunnlag for å velge hensiktsmessige kontrolltiltak. For eksempel kan skjønnsmessige kriterier kreve mer manuell kontroll, mens kvantitative kriterier kan legge til rette for maskinell kontroll.  

Det kan være lurt å ha noen felles rammer eller prinsipper for oppfølging og kontroll på tvers av tilskuddsordningene for å sikre helhetlig praksis. I tillegg kan det være særskilte forhold ved den enkelte ordningen som bør følges opp på et annet vis. 

Kriminelle nettverk er ofte raske til å tilpasse seg. Opplegget for oppfølging og kontroll bør derfor kunne justeres underveis dersom risikobildet endrer seg.   

Se eksempler på røde flagg og kontrolltiltak under rådet om å styrke kontrollkompetansen; dette er eksempler på konkrete situasjoner som dere bør planlegge for i regelverket for tilskuddsordningen.  

Utforme klare vilkår og reaksjoner

Ha klare vilkår og vær tydelig på de rettslige reaksjonene ved brudd på vilkårene. Vilkår kan både være betingelser for å kunne motta tilskudd i regelverket for tilskuddsordningen og vilkår i tilskuddsbrevet om hvordan midlene skal brukes eller at det skal rapporteres på bruken av midlene. En rettslig reaksjon ved brudd på vilkårene kan være at tildelte tilskuddsmidler kreves tilbake.  

Klare vilkår gir godt grunnlag for oppfølging og kontroll. Da vet dere som tilskuddsforvaltere hva dere skal gjøre hvis noe skjer. Det er også tydelig for både søkere og mottakere hva som skjer hvis vilkårene brytes, noe som i seg selv kan virke forebyggende.   

Vurdere vilkår om internkontroll hos tilskuddsmottaker

Et forebyggende tiltak kan være å stille vilkår om at tilskuddsmottakeren skal ha egen internkontroll. Det kan både forebygge misligheter internt hos mottakeren og forsøk på svindel overfor tilskuddsforvalteren.

Dele opp beløpet og kontrollere underveis

Tilskuddsbeløpet skal deles opp og utbetales i terminer, jf. bestemmelsene punkt 6.3.5.  Å dele i terminer reduserer risiko ved at midler kan holdes tilbake før alt er utbetalt. Det er enklere å holde tilbake midler enn å få midler tilbakebetalt. 

For å ha god kontroll, bør dere vurdere å sette som vilkår at tilskuddsmottakeren skal rapportere om framdrift eller resultater før neste delutbetaling. Dere må da kontrollere om vilkårene er oppfylt før neste, eller siste delutbetaling.  

Se mer veiledning om å:

Utforme tilskuddsordningen

Hjemmel for oppfølging og kontroll

Når regelverket for en tilskuddsordning er fastsatt som forskrift, gir det rettslig forankring og god hjemmel for oppfølging og kontroll. Også regelverk uten forskriftstatus gir grunnlag for kontroll, men da må vilkår og reaksjoner ved brudd på vilkår være fastsatt i tilskuddsbrevet (enkeltvedtaket) for å gi hjemmelsgrunnlag for kontrollen. 

Sørg for at dere har riktig hjemmelsgrunnlag for de typene kontrolltiltak og reaksjoner dere har behov for i tilskuddsordningene. I veiledningsnotatet under finner du mer informasjon om vilkår, kontrolltiltak og mulige reaksjonsformer:   

5. Forvaltning av en tilskuddsordning

Forebygge når tilskudd lyses ut

Kommunisere tydelig

Når dere lyser ut, kan det virke forebyggende å kommunisere tydelig at forsøk på misbruk av ordningen vil få rettslige konsekvenser.

Utlysningen må være i samsvar med regelverket for tilskuddsordningen, bruk derfor samme formuleringer som allerede står i regelverket. Hvis dere gjengir regelverket med andre formuleringer, kan det bli upresist og skape usikkerhet om hva som gjelder.

Lyse ut med forbehold om Stortingets bevilgningsvedtak 

For å få god nok tid til å gjennomføre kontrolltiltak i søknadsbehandlingen, kan dere lyse ut tilskuddsmidlene etter at regjeringens budsjettforslag er fremmet i oktober, før Stortinget har vedtatt statsbudsjettet. I utlysningen må dere da ta tydelig forbehold om Stortingets bevilgningsvedtak. Dere kan ikke tildele tilskudd før Stortinget har vedtatt statsbudsjettet og virksomheten har mottatt tildelingsbrev fra departementet.    

Se mer veiledning om å:

Lyse ut midlene og veilede søkerne

Forebygge i interne systemer

Kontroll kan også bygges inn i virksomhetens systemer. Dersom dere har kriterier og vilkår som egner seg for det, bør dere vurdere å lage automatiske varsler i saksbehandlingssystemene basert på egendefinerte indikatorer. Slike varsler kan fange opp uvanlige mønstre, avvik eller andre indikatorer på risiko. Det kan gjøre at saker med forhøyet risiko får en ekstra kontroll eller vurdering før vedtak fattes. Se eksempler på røde flagg under råd 3 og vurder om noen av disse kan egne seg som slike indikatorer. 

Enkle og automatiserte systemer kan bidra til brukervennlighet og effektiv forvaltning, men kan samtidig øke sårbarheten for misbruk dersom dette går utover kontrollmekanismene. I utviklingen av saksbehandlingssystemer i tilskuddsforvaltningen må det derfor gjøres en bevisst avveining mellom brukervennlige og effektive løsninger på den ene siden og behovet for tilstrekkelig kontroll på den andre.