Faktura i staten

Send faktura til en kunde av DFØ

Slik sender du elektroniske fakturaer og papirfakturaer til kunder av DFØ.

Fordeler med elektronisk fakturabehandling

Bruk av elektronisk fakturabehandlingssystem for alle typer fakturaer gir mange fordeler som blant annet:

• En enhetlig og effektiv behandling av fakturaene i virksomheten ved at behandlingen av fakturaer ved attestasjon, dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet, bokføring skjer elektronisk
• Bedre grunnlag for å oppbevare fakturaene ordnet og med forsvarlig sikring i pålagt oppbevaringsperiode

Elektronisk faktura

Faktura som virksomheten mottar fra leverandører

Digitaliseringsrundskrivet er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger om digitalisering i offentlig sektor. I rundskrivet er det et krav om at statlige virksomheter skal følge forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser .

Videre er det anbefalt at statlige virksomheter skal kreve elektronisk faktura i EHF-format for alle anskaffelser uavhengig av anskaffelsens verdi.

For anskaffelser som er omfattet av anskaffelsesloven følger det av forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser § 5 at oppdragsgiveren skal i sine kontrakter stille krav om bruk av elektronisk faktura i godkjent standardformat. Videre står det i forskriften at oppdragsgiveren skal kunne ta imot elektronisk faktura i standardformat gjennom PEPPOL-nettverket. Oppdragsgiveren skal behandle faktura elektronisk.

Det står om godkjente standardformater for fakturaer knyttet til kontrakter i offentlige anskaffelser i forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser § 4.

I Digitaliseringsrundskrivet anbefales det at virksomheten benytter infrastrukturen Digitaliseringsdirektoratet forvalter for formidling av elektroniske handelsdokumenter (PEPPOL-nettverket). Virksomheten skal påse at kontaktinformasjon om elektroniske handelsdokumenter er oppdatert i Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA). Videre anbefales det at virksomhetene bør sende elektroniske fakturaer i EHF til næringsdrivende som er registrert i Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA) via PEPPOL-nettverket.

For fakturamottak står det i bestemmelser om økonomistyring i staten («bestemmelsene») punkt 5.3.5.1 at virksomheten skal kunne ta imot elektroniske fakturaer og andre utbetalingsdokumenter på fastsatt standardformat. Dersom virksomheten mottar elektroniske fakturaer eller andre utbetalingsdokumenter på et annet format enn standardformatet, kan disse omgjøres til standardformatet. Dersom virksomheten mottar papirfakturaer, skal fakturaene omgjøres til elektronisk form. Andre utbetalingsdokumenter som mottas på papir, skal omgjøres til elektronisk form med mindre dette ikke er effektivt for virksomheten.

Faktura som virksomheten utsteder ved salg av varer og tjenester

For utstedelse av faktura står det i bestemmelsene punkt 5.4.2.2 at virksomheter som selger varer og tjenester til kunder som ikke er privatpersoner, og som i den forbindelse utsteder faktura, skal tilby elektronisk faktura og kreditnota i godkjente standardformater. Hvilke formater som til enhver tid er godkjent, framgår av Referansekatalogen til Digitaliseringsdirektoratet.

Innholdet i en faktura

Alle leverandører av varer eller tjenester til staten skal sende en faktura som tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften om opplysninger. I noen tilfeller kan det gjennom andre lover, som merverdiavgiftsloven, også være stilt tilleggskrav til innholdet i fakturaen. Statlige virksomheter som mottar fakturaer kan be om at denne inneholder opplysninger som beskrevet i forskriften.

En faktura skal inneholde følgende opplysninger

• nummer og dokumentasjonsdato
• angivelse av partene: kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer og selgers navn og organisasjonsnummer. Dersom selgeren er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA.
• ytelsens art og omfang
• tidspunkt og sted for levering av ytelsen
• pris og betalingsforfall
• eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
• hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt - Merverdiavgift ikke beregnet»

Statlige virksomheter som utsteder krav, bør sikre at fakturaen innholdsmessig tilfredsstiller de kravene som er omtalt over. Dersom det er nødvendig å korrigere et salgsdokument etter avsendelsen, skal virksomheten be om at det utstedes en kreditnota.

Kredittid og betalingsfrister

DFØ har fått spørsmål fra Riksrevisjonen om hvordan vi forstår kravene til kredittid og betalingsfrister i økonomiregelverket. Våre svar finner du i tolkningsuttalelsen under:

Tolkningsuttalelse om kredittid og betalingsfrister for faktura

Her er typiske spørsmål og svar om temaet.

Hva sier regelverket om kredittid og betalingsfrister?

Bestemmelsene om økonomistyring i staten (punkt 3.7.3.1) slår fast at alle utbetalinger skal foretas til rett tid, og at kredittid skal utnyttes.

Det betyr at statlige virksomheter skal betale fakturaer ved fristens utløp, og ikke tidligere.

Unntak: Dersom betalingsfristen er 31. desember, og dette faller på en lørdag eller søndag, kan dere for innenlandsbetalinger registrere siste bankdag før årsskiftet som forfallsdato. For utenlandsbetalinger tar det normalt noe lengre tid å få gjennomført utbetalingen, og på bakgrunn av dette kan forfallsdato framskyndes med nødvendige virkedager for å unngå at fakturaer med forfall i slutten av desember blir utbetalt etter årsskiftet. Dette følger av fotnote 6 i det årlige rundskrivet Statsregnskapet for 2025 – Årsavslutning og frister for innrapportering R-8/2025.

Hvilken betalingsfrist kan vi avtale med leverandøren?

Økonomiregelverket fastsetter ikke hvor lang kredittiden skal være. Det betyr at dere må avtale betalingsfrist med den enkelte leverandøren, og dokumentere avtalen slik at dette er sporbart og etterprøvbart i regnskapet.

Etter Statens standardavtaler er det lagt inn en anbefalt betalingsfrist på 30 dager, men fristen som avtales kan være kortere enn det.

Forsinkelsesrenteloven § 2 b setter en øvre grense på 30 dagers betalingsfrist, eller 60 dager dersom dette er uttrykkelig avtalt og saklig begrunnet.

Kan vi avtale kortere kredittid enn vi pleier, dersom vi ønsker det?

Ja.

I enkelte tilfeller kan det være behov for å avtale kortere kredittid enn vanlig. For eksempel mot slutten av året slik at utgiften kommer med på inneværende regnskapsår. Dette er i tråd med økonomiregelverket, så lenge avtalen inngås før fakturering.

Eksempel: Hvis dere inngår en anskaffelse 3. desember med 30 dagers betalingsfrist, vil forfallsdato normalt være i januar. For å sikre betaling i desember, kan dere avtale 14 dagers betalingsfrist. Avtalen bør dokumenteres og være sporbar i regnskapet.

Kan vi be om ny faktura med kortere frist?

Nei.

Når virksomheten først har mottatt en faktura, skal den avtalte betalingsfristen følges. Det er fordi kredittiden dere har fått skal utnyttes, jf. bestemmelsene punkt 3.7.3.1. At betalingsfristen følges sikrer at kredittiden utnyttes og ressursene brukes effektivt. Dette følger av reglement for økonomistyring i staten § 4 B.

Det er lite effektivt å be om kreditering og ny faktura med kortere kredittid. Dette gir ekstra kostnader til kreditering og ny fakturering fra leverandørene, og merarbeid for oppfølging i virksomheten.  

Unntak: Dette gjelder ikke om den første fakturaen virksomheten mottok ved en feil hadde kortere betalingsfrist enn det som var avtalt med leverandøren. I et slikt tilfelle kan dere be om kreditering av fakturaen og få tilsendt en ny faktura med avtalt kredittid. Det bør da dokumenteres at kortere kredittid var avtalt på forhånd.

Hvordan skal vi unngå å få mange fakturaer med fakturadato nærme årsslutt?

Det er viktig at virksomheten lager gode rutiner for avtale om kredittid med leverandørene før fakturaen sendes. Dette kan for eksempel være at dere på forhånd avtaler med leverandørene at fakturaer nærme årsslutt skal ha noe kortere betalingsfrist. Eller det kan være fornuftig at dere lager rutiner for oppfølging av leverandører der dere har erfaring med at fakturaer kommer tett mot årsslutt.

For fakturaer som mottas jevnlig, for eksempel månedlig eller kvartalsvis husleie, bør dere vurdere om betalingsfristene kan settes til et annet tidspunkt enn månedsslutt. Slik kan dere unngå at fakturaer kommer tett på årsslutt.

Kan vi forskuddsbetale for en vare eller tjeneste som leveres i påfølgende regnskapsår?

Nei.

Dere kan ikke betale på forhånd for en vare eller tjeneste som leveres påfølgende regnskapsår. Det er fordi dere blant annet må attestere på at dere har mottatt varen/tjenesten, før dere kan betale fakturaen, jf. bestemmelsene punkt 5.3.5.2.

Unntak: Virksomheten kan forskuddsbetale dersom den har fått en fullmakt fra Stortinget til dette.

Fakturamottak

Formålet med å etablere rutiner for mottak av fakturaer er å sikre at:

• virksomheten har oversikt over mottatte fakturaer
• fakturaene blir behandlet (kontrollert og godkjent)
• fakturaene registreres i fakturabehandlingssystemet og blir fulgt opp og betalt i rett tid

Virksomheten skal ha systemer og rutiner for elektronisk fakturabehandling (registrering, attestasjon og budsjettdisponering), slik at elektroniske fakturaer og andre utbetalingsdokumenter på standardformatet registreres i systemet for behandling. Dersom virksomheten mottar elektroniske fakturaer eller andre utbetalingsdokumenter på et annet format enn standardformatet, kan de omgjøres til standardformatet ved å skrive ut den elektroniske fakturaen på papir, slik at den kan skannes og overføres til systemet for elektronisk behandling. Omgjøringen til standardformatet må gjøres på en slik måte at den sikrer at innholdet ikke endres.

Registrering av faktura

Ved registrering av fakturaene i systemet gjøres en maskinell kontroll av at de inneholder nødvendig opplysninger i henhold til det fastsatte standardformatet, blant annet opplysninger om virksomheten, hvem som er leverandør, om tjeneste/vare og beløp. Fakturaer som inneholder nødvendige opplysninger, kan sendes til attestasjon og bekreftelse av budsjettdisponering, dersom den ikke er dokumentert fra tidligere. Fakturaer med manglende opplysninger eller som avviker fra det fastsatte formatet, må dere kontroller og eventuelt supplere eller rette manuelt.

Ved registreringen av en ny faktura bør dere kontrollere at fakturaen ikke er mottatt tidligere, slik at den ikke blir behandlet dobbelt. Denne kontrollen gjøres normalt ved at systemet har en innebygd duplikatkontroll av for eksempel fakturanummer eller KID.

Registrering av faktura gjøres vanligvis på mottaksdatoen. Dette kan fravikes for mindre virksomheter og for de som benytter en tjenesteyter for registrering av fakturaene.

Funksjonaliteten i økonomisystemet bør være innrettet slik at:

• registreringen skjer som en funksjon mot tidligere registrerte data (kontroll mot leverandørdata). Organisasjonsnummer og bankkontonummer kan brukes som søkefunksjon
• det kan utarbeides rapporter for fakturaer som er mottatt, men ikke godkjent

Det skal være mulig å registrere følgende data om den enkelte faktura:

• kontering
• identifikasjon av leverandør (for eksempel organisasjonsnummer)
• identifikasjon av krav (fakturadato, fakturanummer)
• kundeidentifikasjon (KID) der det er oppgitt
• forfallsdato
• beløp
• leverandørens bankkontonummer

I tillegg er det behov for å registrere hvem som er mottaker av fakturaen i virksomheten (for attestasjon og bekreftelse av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet).