Oppstart av statlege verksemder

Dialogen med overordna departement

Det er viktig med eit godt samarbeid mellom departement og verksemd for å bidra til best mogleg oppstart av nye verksemder. Det er god praksis i etatsstyringa å ha dialog mellom departement og verksemd i utforminga av eksempelvis det årlege tildelingsbrevet, og i samband med utforming eller oppdateringar av instruks for verksemda.

Dialogen skal mellom anna omhandle samfunnsoppdraget for verksemda med dei måla og tenesteleveransane som følger av dette og andre sentrale tema. Behovet for dialog blir forsterka ved organisasjonsendringar. Departement og verksemd har eit felles ansvar for ein god styringsdialog med god forventningsavklaring.

Eit vedtak frå overordna styresmakt om oppstart av ny verksemd må formaliserast i eit tildelingsbrev og i ein instruks for verksemda. Desse dokumenta skal avklare rammene for kvar enkelt verksemds rolle, ansvar og oppgåver, altså drifta i verksemda og eventuelle krav til sjølve oppstartsperioden. Behovet for å fastsette detaljerte krav til denne oppstartsperioden vil variere. Til dømes kan eit departement ønske å legge føringar på organisering, lokalisering og leiaransvar.

Kor lang tid skal vi sette av?

I oppstartsperioden er det mange problemstillingar som skal avklarast og aktivitetar som skal gjennomførast. Det er viktig at det blir sett av tilstrekkeleg tid til dette. Det tek også tid å etablere små verksemder då dei må gjere mange av dei same aktivitetane som ei større verksemd.

Det er vanskeleg å estimere kor mykje tid det bør setjast av frå avgjerda om oppstart til verksemda skal vere i drift. Det er lett å undervurdere administrative forhold i slike prosessar. Det er viktig å sette av nok kapasitet både hos leiar og organisasjon for å sikre gode avgjerder og god gjennomføringsevne. Det gjeld både departement og verksemd. Det kan vere tidssparande å be om eit møte med eit departement eller verksemd som har hatt ansvaret for ein liknande prosess for å utveksle idear og erfaringar.

Det å starte opp ei verksemd avheng av om noko blir vidareført frå ei verksemd, eller om alt må skaffast på nytt. Ein for kort periode frå avgjerd til oppstart kan medføre at det blir utarbeidd kortsiktige løysingar for å nå tidsfristen, noko som samla kan medføre auka ressursbruk fordi løysingane må endrast i ettertid.

Døme på aktivitetar som ofte tek tid er:

• anskaffing av organisasjonsnummer
• inngåing av bankavtalar
• avklaring av økonomimodell/kontoplan
• husleigekontraktar
• tilsetjingskontraktar

Ei anna utfordring for nyoppstarta verksemder kan vere at verksemda ikkje har nok tilsette på plass til at økonomioppgåver kan utførast godt i starten.