Når verksemda går frå delservice til grunnteneste overtek DFØ dei fleste oppgåvene i fakturaflyten knytte til faktura og remittering, periode- og årsavslutning, rekneskap og avstemming mellom anna.
Tenestemodellen grunnteneste inneber at DFØ overtek alle oppgåver i fakturaflyten med unntak av attestasjon og godkjenning av fakturaer, autorisering i bank og oppfølging av reskontro. DFØ vil også utføre fleire oppgåver knytte til avstemming og periode- og årsavslutning.
Faktura og remittering
Halde oppe og halde leverandør- og kunderegister ved like/reskontro
- DFØ har ansvaret for å opprette nye leverandørar/kundar og oppdatere registeret dersom det er endringar.
- DFØ tek ut rapport over opne postar på leverandør- og kundereskontro to gonger i året.
Avvikshandtering
DFØ har ansvaret for å halde ved like elektronisk faktura. Fakturaer som stoppar i vedlikehald elektronisk faktura har feil som må rettast før fakturaen kan sendast på flyt. Vanlege døme på slike feil er:
- duplikate fakturanummer
- manglande kopling mot leverandør
- ugyldig ordrenummer
DFØ har ansvaret for fakturaer som treng manuell behandling og vil korrigere bilag som har stoppa før dei har gått på flyt. Vanlege årsaker til at bilag stoppar er:
- manglande valutadokumentasjon (val.dok)
- feil eller stengd periode, eller
- at forfallsdato er før fakturadato
Kontroll ved remittering
- DFØ kontrollerer bilag med beløp over 1 million kroner.
Forkontroll
- DFØ utfører forkontroll, det vil seie at DFØ behandlar fakturaer som slår ut på eitt eller fleire stopp-kriterium. Vanlege kriterium er beløp over 1 million kroner, utanlandske fakturaer og purringar.
Utfakturering og purring/inkasso
DFØ utfakturerer to gonger i veka som standard.
DFØ utfører oppgåver knytte til purre- og inkassoprosessen. Kor stort omfang og kor stor del av prosessen DFØ overtek varierer etter avtale.
DFØ-vask
DFØ-vask er eit samleomgrep for kontrollfunksjonar i Unit4 ERP som sikrar at informasjonen som er registrert på kundar og leverandørar samsvarer med offentlege register.
BRREG-sjekk gjer oppslag av organisasjonsnummer mot Brønnøysundregistera ved registrering av ny leverandør eller kunde. Den vaskar også allereie registrerte leverandørar og kundar mot registeret.
Referansevask. Vaskar, korrigerer, og eventuelt flyttar plassering av faktura- og ordrereferanse. Sjekkar referanse på fakturaen mot brukarregister i Unit4 ERP og sørger for at fakturaen blir send direkte til rett attestant dersom han får treff. Referansevasken fjernar unødvendige teikn og tekst og flyttar fakturareferanse/koststad og ordrenummer til korrekt felt.
Rekneskap
Hald omgrepsverdiar ved like
- DFØ held omgrepsverdiar ved like (til dømes koststad og prosjekt) på bestilling frå kunde. Dette inkluderer også vedlikehald av relasjonar og tre der dette er aktuelt.
Bilag
- DFØ registrerer manuelle inn- og utbetalingsbilag (inkluderer ikkje løysing for forenkla bokføring av innbetalingar utan eksisterande krav).
- DFØ registrerer andre manuelle bilag som ikkje går på flyt.
Avstemming
DFØ utfører fleire oppgåver knytte til avstemminga innan følgjande område:
- Fane A1 - Avstemming av bank mot Noregs Bank
- Fane A3 - Avstemming av feilkonto
- Fane A7 - Avstemming NAV
Ved årsavslutning overtek DFØ periodisering av NAV-refusjonar, postering knytt til tilskot og innkrevjingsverksemd og andre årsavslutningsposteringar.