Registrere salgsordre i Unit4 ERP (web)

Salgsordre ligger under menypunktet Kunder og salg -> Salgsordre.

Obs! Det må ikke legges sensitive personopplysninger eller annen sensitiv informasjon på salgsordre eller vedlegg.

1. Kundenummeret registrerer du direkte i feltet Kunde. Du kan også legge inn deler av kundenavnet i kunde-feltet og tabulere ut av feltet for å få opp riktig kundenavn.

2. Ordretype ligger inne med Faktureringsklar salgsordre og status Til fakturering, og skal ikke endres.

3. Referanser henviser til hvem som er avsender og hvem som er mottaker av fakturaen. Når du fyller inn Ansvarlig, havner verdien i feltet Vår referanse på fakturaen, mens Bestiller havner på Deres referanse. Bestiller henviser som regel til en person hos kunden. Dersom kunden har oppgitt et bestillingsnummer legger du dette inn i Eksterne referanser for at kunden skal kunne matche fakturaen mot bestillingen.

4. Ekstern ordre-ID på salgsordre blir overført til feltet Tekst i hovedbok. Teksten blir ikke med på fakturaen.

5. Betalingsbetingelser kommer fra fakturakundens grunndata, mens periode og datoer er henholdsvis aktuell periode og dagens dato som standard.

6. Ordrelinje registrerer du ved å klikke i ordrelinjefeltet. En ny linje kommer frem.

I artikkel-feltet er det mulig å legge inn deler av navnet på artikkelen for å redusere ned til de artiklene de vil frem til. Du kan også benytte Felthjelpsvinduet (knapp med tre prikker) for å få søketilgang. Ved å klikke på artikkelen blir beskrivelsen med over på ordrelinjen.

Denne kan da endres. Velg korrekt mengde og pris. Hvis salgsordren gjelder en kreditering, legger du inn prisen med negativt beløp.

Ønsker du å legge til vedlegg trykker du på binders-symbolet, og velger Legg til vedlegg. Merk at det kun er vedlegg i PDF-format som skal benyttes ved salgsordrer.

Tips: Vedlikehold artikkelregisteret godt med korrekt pris, kontering og mva-kode for videre forenkling av utfaktureringsprosessen. For å legge til en ny rad, klikk i feltet under den forrige ordrelinjen.

Konteringen ligger i "Hovedbok"-rammen og er basert på artikkelen og hvilken artikkelgruppe den tilhører.

Topp- og bunntekst på fakturaen kan du legge til i fanen Leveranse. Trykk på Fakturatekst. Her kommer feltene Topptekst, Utlignes mot og Bunntekst frem. Topp- og bunntekst kommer frem på fakturaen, mens feltet Utlignes mot brukes når det lages kreditnota. Der skal du legge inn fakturanummeret kreditnotaen skal utlignes mot.

I fanen Leveranse kan du eventuelt endre faktura- eller leveringsadresse.

For å lagre salgsordren, trykk Lagre. Salgsordrenummer blir da tildelt.

Når alt ser greit ut, trykk Lagre. Salgsordren er da klar til utskrift som en faktura. Så lenge salgsordren har status Til fakturering er det mulig å gjøre endringer på den. Det er for eksempel mulig å endre status til Parkert dersom du har behov for ytterligere avklaringer før fakturering.

Det er mulig å kopiere salgsordren dersom flere kunder skal faktureres for samme artikkel. Klikk Kopier salgsordre, endre kunde og lagre. Nytt salgsordrenummer blir tildelt.

Salgsordre for å utligne, lage kreditnota eller utbetale fra kundereskontro

Hvis salgsordren gjelder en kreditering, utligning eller utbetaling legger du inn prisen på ordrelinjen med negativt beløp.
Dersom det gjelder utbetaling, fra kundereskontro må du kontrollere at du har oppdatert kunderegisteret med riktig kontonummer, ettersom feilregistrering vil kunne gi feilutbetaling.