Ordreoppfølging i Unit4 ERP

I utviklingen av skjermbildet Ordreoppfølging har vi hatt som mål å samle mest mulig informasjon knyttet til en ordre i ett og samme skjermbilde. Vi ønsker i tillegg at skjermbildet skal være utgangspunkt for funksjonell oppfølging av innkjøpsordrer, som eksempelvis stenging av åpne ordre. Dette er funksjonalitet som gradvis vil bli tilgjengelig, og det vil varsles særskilt om dette i forbindelse med produksjonssetting av nye versjoner av innkjøps- og fakturaløsningen.

Ordreoppfølging ligger under menypunkt Innkjøp - Innkjøp, og det er brukere med rollene Rekvirent, Innkjøper og Fakturaadministrator som har tilgang til skjermbildet.

Når skjermbildet åpnes, vil du i utgangspunktet kunne søke på ordrenummer, leverandør, dato fra og til, ordrestatus og enten alle, eller kun egne ordre

Etter at alle relevante søkekriterier er lagt inn, trykker du på Last. Ordrene vil deretter komme frem under søkefeltet. Her kan du sortere på de ulike verdiene i kolonnene fra Rekvirent til Rekvisisjonsnavn, eller søke frem en bestemt verdi i de blanke feltene over søkeresultatet.

For å se detaljer knyttet til en ordre, trykker du på linjen slik at den markeres i blått. Da åpner det seg et nytt felt, Ordredetaljer, til høyre for søkefeltet.

Trykker du på Varemottak, vil det åpne seg en liste som viser utført varemottak for de ulike ordrelinjene.

Rekvisisjon tar deg til skjermbildet for rekvisisjonen.

Faktura på flyt viser faktura(er) som er på arbeidsflyt. Ved å trykke på forstørrelsesglasset på et bilag, kommer du til Bilagsjournal.

Bokførte fakturaer viser faktura(er) som er bokført. Ved å trykke på forstørrelsesglasset på et bilag, kommer du til Bilagsjournal.

I bilagsjournal vil fakturabildet hentes opp i høyre del av skjermbildet. Fordi vi benytter et testmiljø som grunnlag for skjermbilder, er ikke fakturabildet tilgjengelig her.

Format utsendelse viser om ordren har blitt sendt ut som EHF-ordre eller som PDF i e-post. Dersom utsendelsesformatet er EHF, vil feltet under vise Status aksesspunkt, mens dersom ordren er sendt som PDF, viser feltet hvilken e-postadresse den ble sendt til.

Ordrelogg viser kvittering på at ordren er sendt ut, eventuelle endringer som er foretatt i tilknytning til den, samt at brukeren har muligheten til å legge inn en kommentar via Kommentar-knappen som loggføres på en egen linje.

Ordredetaljer

Dersom du i ordreoversikten markerer en linje og trykker på ordrenummeret med blå hyperlenke, kommer du til skjermbildet Innkjøpsordre.

Om du markerer en linje som har oppføring i kolonnen innkjøpsplan, og deretter trykker på plannummeret med blå hyperlenke, kommer du til skjermbildet Registrering av innkjøpsplan.

Oppdater varemottaker og rekvirent

Funksjonaliteten brukes for å sikre at ordrer og tilhørende fakturaer har en gyldig rekvirent eller varemottaker, for eksempel når en bruker ikke lenger er aktiv i systemet.

Rollen Innkjøper og Fakturaadministrator har tilgang til å oppdatere varemottaker og rekvirent.

Når du av for raden og velger alternativet Oppdater varemottaker eller Oppdater rekvirent, vises en rullegardinmeny der en ny bruker i selskapet kan angis.

Etter at oppdateringen er gjennomført, må du åpne Poster til oppfølging og omfordele arbeidsflyten (fakturaprosessen startes på nytt) slik at fakturaen fordeles korrekt.

Skriv ut innkjøpsordre

Hvis rollene som benytter innkjøpsordreoppfølgingsbildet ønsker å skrive ut innkjøpsordrer, er det mulig å skrive ut valgte ordrer ved å markere dem og deretter velge Skriv ut på nytt.

Funksjonaliteten er laget for å legge til rette for effektiv utskrift av flere innkjøpsordrer samtidig, for eksempel ved behov for dokumentasjon, arkivering eller videreformidling. Dette reduserer behovet for å åpne og skrive ut hver enkelt innkjøpsordre separat.