Tid

Fraværsrapport

Dette arket har i hovedsak en tabell som kan brukes til videre bearbeiding, dersom fraværsanalysen ikke kunne gi ønsket informasjon/oversikt.

Fraværsanalysen gir en fullstendig oversikt over alt fraværet blant dine medarbeidere.

I noen tilfeller kan ansatte ligge med fravær på over 100 prosent i SAP. I slike tilfeller vil også fraværstallene i fraværsanalysen bli forskjøvet. Fraværsanalysen vil være riktig når man ser på en enkelt fraværstype, men den kan derfor avvike når man ser på flere, overlappende fraværstyper samtidig.

Alle visualiseringer som går over tid, kan justeres til å vise den intervalltypen du ønsker ved å velge med knappene øverst til venstre i arket.

Mange av visualiseringene i dette arket har drill-funksjonalitet. Denne funksjonaliteten lar deg velge en del av visualiseringen å se nærmere på.

Dersom du for eksempel velger en fraværsgruppe, vil visualiseringen gi deg mer detaljert informasjon om de forskjellige fraværstypene som inngår i den grupperingen.

Dersom du velger en organisasjonsenhet, vil den gi deg de underordnede enhetene.

Eksterne og honorarmottakere (medarbeidergruppene 8. 9 og X) er ekskludert fra utvalgene i denne rapporten.

Beregning

Avtalte dagsverk er beregnet ut ifra arbeidsdager og dellønnsprosent for de ansatte. Hver dag den ansatte er satt opp til å jobbe, produserer de en andel av et dagsverk lik dellønnsprosenten sin.

Hvilke dager som regnes som arbeidsdager baseres på arbeidsplanen i infotype 0007 - Arbeidsplan.
For de fleste ansatte betyr dette at arbeidsdager ikke produseres på helger, eller på de fleste helligdager.

Fravær beregnes på samme måte som avtalte dagsverk, men kun der ansatte har et registrert fravær. For delvis fravær ganges dellønnsprosent og fraværsprosent sammen.

Fraværsprosent beregnes som fravær i dagsverk delt på avtalte dagsverk.

Andel fravær i dagsverk

Visualiseringen viser en stolpe per periode, der hele stolpen representerer alle planlagte dagsverk i perioden. Dette er ment å gi en oversikt over hvordan fravær påvirker kapasiteten i perioden.

Den mørkelilla delen av hver stolpe viser hvor mange av disse dagsverkene som går bort på grunn av fravær, mens den lyselilla delen viser hvor mange dagsverk som gjenstår.

Under de tre fanene Fraværsdager pr. stillingsgruppe, Fraværsdager pr. organisasjonsenhet og antall Fravær etter fraværets lengde, er det drillfunksjonalitet, for å kunne se nærmere på mindre underliggende enheter.

Fraværsdager i dagsverk fordelt på fraværstyper

Visualiseringen viser antall dagsverk som er gått bort på de forskjellige fraværstypene. Fraværstypene er delt inn i grupper for å gi bedre oversikt.

Fraværsoversikt

Fraværsoversikten gir deg et overblikk over hvor mye fravær hver enkelt ansatt har hatt, aggregert på tvers av tidutvalget ditt.

Du kan finne en større visning av denne rapporten i arket Fraværsrapport.

Fraværslisten

Denne listen oppgir hver enkelt fraværspost på de ansatte på tvers av tidutvalget ditt, med informasjon om fraværstype, andel og lengde.

Du kan også finne en større visning av denne rapporten i arket Fraværsrapport.

Fraværsanalyse

Fraværsanalysen gir en fullstendig oversikt over alt fraværet blant dine medarbeidere.

I noen tilfeller kan ansatte ligge med fravær på over 100 prosent i SAP. I slike tilfeller vil også fraværstallene i fraværsanalysen bli forskjøvet. Fraværsanalysen vil være riktig når man ser på en enkelt fraværstype, men den kan derfor avvike når man ser på flere, overlappende fraværstyper samtidig.

Alle visualiseringer som går over tid, kan justeres til å vise den intervalltypen du ønsker ved å velge med knappene øverst til venstre i arket.

Mange av visualiseringene i dette arket har drill-funksjonalitet. Denne funksjonaliteten lar deg velge en del av visualiseringen å se nærmere på.

Dersom du for eksempel velger en fraværsgruppe, vil visualiseringen gi deg mer detaljert informasjon om de forskjellige fraværstypene som inngår i den grupperingen. Dersom du velger en organisasjonsenhet, vil den gi deg de underordnede enhetene.

Eksterne og honorarmottakere (medarbeidergruppene 8. 9 og X) er ekskludert fra utvalgene i denne rapporten.

Beregning

Avtalte dagsverk er beregnet ut ifra arbeidsdager og dellønnsprosent for de ansatte.

Hver dag den ansatte er satt opp til å jobbe, produserer de en andel av et dagsverk lik dellønnsprosenten sin.

Hvilke dager som regnes som arbeidsdager baseres på arbeidsplanen i infotype 0007 - Arbeidsplan. For de fleste ansatte betyr dette at arbeidsdager ikke produseres på helger, eller på de fleste helligdager.

Fravær beregnes på samme måte som avtalte dagsverk, men kun der ansatte har et registrert fravær. For delvis fravær ganges dellønnsprosent og fraværsprosent sammen. Fraværsprosenten beregnes som fravær i dagsverk delt på avtalte dagsverk.

Andel fravær i dagsverk

Visualiseringen viser en stolpe per periode, der hele stolpen representerer alle planlagte dagsverk i perioden. Dette er ment å gi en oversikt over hvordan fravær påvirker kapasiteten i perioden.

Den mørkelilla delen av hver stolpe viser hvor mange av disse dagsverkene som går bort på grunn av fravær, mens den lyselilla delen viser hvor mange dagsverk som gjenstår.

Fraværsdager i dagsverk fordelt på fraværstyper

Visualiseringen viser antall dagsverk som er gått bort på de forskjellige fraværstypene. Fraværstypene er delt inn i grupper for å gi bedre oversikt.

Fraværsoversikt

Fraværsoversikten gir deg et overblikk over hvor mye fravær hver enkelt ansatt har hatt, aggregert på tvers av tidutvalget ditt.

Du kan finne en større visning av denne rapporten i arket Fraværsrapport.

Fraværslisten

Denne listen oppgir hver enkelt fraværspost på de ansatte på tvers av tidutvalget ditt, med informasjon om fraværstype, andel og lengde.

Du kan også finne en større visning av denne rapporten i arket Fraværsrapport.

Fraværskvoter

Gir en oversikt over alle tilgjengelige kvoter i virksomheten.

Det fremstilles i en tabell og ved to grafiske visninger, Fraværskvoter per organisasjonsenhet og Fraværskvoter pr. kvotetype.

For å få en oversikt over en enkelt kvote eller enhet kan man velge de alternativene man ønsker å se nærmere på. Og oversikten vil da oppdatere seg ut fra det som er valgt.

Ferierapport

Ferierapporten viser en oversikt over dine medarbeideres ferierelatert fravær og kvoter.

Rapport for feriekvoter

Rapporten lister gjenværende ferierelaterte fraværskvoter per dagens dato eller den siste valgte perioden dersom man benytter periodevelgeren.

Ved å gjøre et valg med periodevelgeren, viser den kun data for ansatte som har ansettelsestatus aktiv i den siste valgte perioden. Kvoter vises så lenge de har en gyldig slutt-trekkdato. Et tips her er å velge inneværende periode.

Fraværskvoter som inngår i beregningsgrunnlaget for feriedager er:

• 30 Betalt ferie
• 31 Betalt ferie o/ 60år
• 32 Ekstra beregnet ferie
• 37 Fjorårsferie annen etat
• 40 Ubetalt ferie

Fraværkvoter som inngår beregningsgrunnlaget for etat og seniordager er:

• 62 Etatspesifikkpermisjon med lønn
• 63 Tjenestefri senior 62+

Rapport for fravær ferie

I ferieoversikten beregnes avviklede feriedager med faktiske fraværsdager og ikke etter avtalte dagsverk som i fravær- og sykefraværsanalysen. Det vil si at dersom en ansatt har en 50% stilling og avvikler en feriedag, regnes det som en hel fraværsdag og ikke som 0,5 dagsverk. Dette gjør vi for å kunne sammenligne kvotetrekk opp mot registrert/planlagt ferie.

Dersom man ønsker å se ferierelatert fravær i dagsverk kan man gjøre dette i fraværsanalysen.

Antall avviklet feriedager beregnes etter registrert fravær med fraværskode 210 - Ferie med lønn og 220 - Ferie uten lønn:

• Kvotetype 30 telles ned av fraværskoden 210 – Ferie med lønn
• Kvotetype 31 telles ned av fraværskoden 210 – Ferie med lønn
• Kvotetype 32 telles ned av fraværskoden 210 – Ferie med lønn
• Kvotetype 37 telles ned av fraværskvote 210 – Ferie med lønn
• Kvotetype 40 telles ned av fraværskoden 220 – Ferie uten lønn

Antall avviklede etat- og seniordager beregnes etter registrert fravær med fraværskode 511V –Etatsspesifikk permisjon m/lønn og 512 – Tjenestefri senior:

• Kvotetype 62 telles ned av fraværskoden 511V – Etatsspesifikk permisjon m/lønn
• Kvotetype 63 telles ned av fraværskoden 512 – Tjenestefri senior

Ferieanalyse

Ferieanalysen viser en oversikt over dine medarbeideres ferierelatert fravær og kvoter.

Årlig avviklede feriedager

Figuren viser gjennomsnittlig antall feriedager som hver ansatt har tatt ut i løpet av året. Den viser tall for ett år av gangen, og hvis du ikke har valgt en periode, vises data for inneværende år.

Akkumulerte feriedager viser hvordan sum feriedager tatt ut i løpet av året utvikler seg fra måned til måned. Kurven viser hvor mange feriedager i snitt hver ansatt har tatt ut fra begynnelsen av året til den aktuelle måneden.

Månedlige feriedager viser hvor mange dager i snitt de ansatte tok ut i hver måned. Gjennomsnittstallene er basert på antall ansatte som har vært aktive i løpet av året.

Oversikt over avviklede feriedager

Figuren viser sum avviklede feriedager per tidsenhet. Man kan velge mellom månedlige, kvartalsvis, tertialvis og årlige tall.

Sykefraværsrapport

Tabell over alt registrert sykefravær. Det er kun sykefravær på den enkelte ansatte som er inkludert i denne tabellen/rapporten.

Det er en visning for sykefraværsoversikt og en sykefraværsliste.

Sykefraværsoversikten gir en forenklet tabell over hvilke ansatte som har sykefravær, antall fravær og sykefraværsdager.

• Antall sykefravær = Antall hendelser med sykefravær i utvalgsperioden.
• Sykefraværsdager = Antall dager med sykefravær i utvalgsperioden.
• Avtalte dagsverk = Avtalte dagsverk i utvalgsperioden.
• Sykefraværsprosent = Sykefraværsdager i utvalgsperioden / avtalte dagsverk i utvalgsperioden.

Sykefraværslisten gir en mer detaljert oversikt over fraværstype, lengde og fraværsprosent.

• Lengde på fravær = Antall arbeidsdager for all sammenhengende sykefravær, uavhengig av hvilken tidsperiode som er valgt.
• Sykedager i utvalgsperioden = Antall sykedager (egenmelding eller sykemelding) i utvalgsperioden. Fraværsprosentener hensyntatt.
• Sykemeldingsgrad = Fraværsprosenten til sykefraværet. Viser lavere enn 100% ved delvis sykemelding.

Det er også tatt med kolonner for å vise kontering. Dette gir mulighet for å velge bestemte konteringselementer, og gå videre til analysen for å se hvilken fraværsprosent konteringselementet har.

Sykefraværsanalyse

Sykefraværsanalysen er laget spesifikt for å analysere sykefravær, og vil ignorere eventuelle valg av fraværsgrupper, undergrupper og typer som ikke faller inn i kategorien sykdom.

På grunn av at regelverket som styrer beregningen av sykefravær er såpass sammensatt, har vi valgt å skille sykefraværsanalyse ut i et eget ark. Dette regner fravær på en litt annen måte enn arket Fraværsanalyse, og derfor vil det ikke være mulig å få tallene til å være helt like på tvers av disse to arkene.

Sykt barn

Fraværstypen Sykt barn regnes ikke som sykefravær, og må derfor analyseres via arket Fraværsanalyse.

Egenmeldt sykefravær

Feltet viser prosent ut fra egenmeldt sykefravær ut fra avtalte dagsverk, på samme måte som den totale sykefraværsprosenten: sykedager*100/avtalte dagsverk. Det vil si at prosent egenmeldt og prosent sykemeldt summert, blir den totale sykefraværsprosenten.

Eksempel: Sykefravær 5 %, legemeldt 2 % og egenmeldt 3 %

Antall fravær etter fraværets lengde

Lengden på et fravær tar stilling til sammenhengende fravær. Dersom man for eksempel er egenmeldt i 3 dager, og så sykemeldt i 14 dager, vil egenmeldingen telle som et kortvarig fravær (3 dager). Sykemeldingen vil telle som et fravær utover arbeidsgiverperioden: 14 + 3 = 17 dager.

Antall fraværsdager vil ikke påvirkes, kun hvilken lengde-kategori fraværet blir talt i. Dette er for å passe på at lange fravær kommer i riktig kategori selv om de består av mange korte, sammenhengende fraværsforekomster.

Arbeidsrelaterte fravær

I nøkkelfeltet Antall arbeidsrelatert er det oppført to forskjellige tall. Årsaken til dette er at feltet Arbeidsrelatert i SAP nylig ble standardisert til å kun inneholde Ja eller Nei. Før dette var feltet et fritekstfelt, hvilket betyr at det kunne stå hva som helst der.

Dette er vanskelig for et datasystem å tolke. DFØ Lederinnsikt for HR og lønn tolker et Ja som arbeidsrelatert og et Nei som ikke arbeidsrelatert. Alle andre verdier tolkes som Ukjent.

Vi har valgt å presentere antall ukjente verdier som en egen verdi. Denne verdien kan for mange virksomheter være svært høy. Det vil være opp til ledere å vurdere sannsynligheten for at dette tallet inneholder flere arbeidsrelaterte fravær, og eventuelt ta høyde for dette.

Inndata til dette via app og portal ble standardisert i midten av 2018, slik at denne statistikken vil være mer pålitelig med tidsutvalg i det siste året, og vil fortsette å bli mer pålitelig fremover.

Fagbrukere kan fremdeles registrere andre verdier enn Ja eller Nei i dette feltet når de registrerer fravær direkte i kjernesystemet. For at dette feltet skal gi pålitelig statistikk anbefaler vi derfor at virksomhetene er konsistente når de registrerer innhold i dette feltet.

Beregningsmåte

Sykefraværsanalysen og rapporten er et veldig komplekst analyseark, der det finnes mange beregninger som hver tar stilling til mange forskjellige faktorer.

Som standard brukes NAV sin veileder gitt for intern sykefraværsrapportering, der man trekker bort feriedager fra de avtalte dagsverkene. Denne betegnes som Med feriefradrag i nedtrekksmenyen på siden av brukerdokumentasjonsknappen.

Man kan også benytte seg av en annen beregningsmetode ut ifra SSB sin veileder, der ferie ikke er trukket bort ifra avtalte dagsverk. SSB sin beregningsmetode betegnes som Uten feriefradrag, og må velges manuelt fra nedtrekksmenyen.

Hvilken modell som er valgt kan gi stort utslag i enkelte deler av året, der ferie avvikles av en stor andel av medarbeiderne.

Dersom du bruker Med feriefradrag, vil det ofte se ut som at sykefraværsprosenten skyter i været i fellesferien. Dette er fordi det fraværet som er deles på et mindre antall avtalte dagsverk.

Dersom du bruker Uten feriefradrag vil som oftest sykefraværsprosenten synke i fellesferien på grunn av faktorer som mindre sykdom mens man er på ferie, og at man ikke kan bruke egenmelding dersom man blir syk mens man er på ferie.

Beregningsmetoden Uten feriefradrag gir totalt lavere sykefraværsprosent enn beregningsmetoden Med feriefradrag.

Dersom du ønsker å sammenlikne tall mellom Innsikt og SAP, kan det i noen tilfeller oppstå små forskjeller. I de fleste tilfeller er disse differansene ikke avvik, men forskjeller i utvalgskriteriene. DFØ Lederinnsikt for HR og lønn gjør ikke noen standardvalg på medarbeidergrupper eller medarbeiderundergrupper, og tar ikke stilling til kontering når den regner ut sykefravær. Eventuelle forskjeller vil i de alle fleste tilfeller falle bort fullstendig dersom man har samme utvalg begge steder.

Eksempel på beregning

En ansatt har 22 avtalte dagsverk, 10 dager med ferie og 2 fraværsdager i løpet av en måned. Dersom du har valgt Med feriefradrag så vil dette gi 12 avtalte dagsverk. Dersom du har valgt uten, blir antall avtalte dagsverk 22.

Fraværsprosenten beregnes som fraværsdager delt på avtalte dagsverk.

Regnestykket for å regne ut fraværsprosenten blir da som vist under.

Med feriefradrag:
2*100/12= 16,67 %

Uten feriefradrag:
2*100/22= 9.09%

Pivottabell – Sykefraværsprosent per organisasjonsenhe

Tabellen viser sykefraværsprosent for ansatte fordelt på organisasjonsenhet. Klikk på (+) for å drille ned til ansatte.

Organisasjonsenhetene er fordelt etter hierarkiet i organisasjonsstrukturen. Virksomhet – Nivå 2 – Nivå 3 – Nivå 4. Nivåene representerer vanligvis divisjoner, avdelinger og seksjoner. Dersom organisasjonsenheten ikke ligger på et de underliggende nivå i strukturen, vil nivået vises med parentes, eksempel: (Nivå 4). Her må du drille videre ned for å finne organisasjonsenheten.

Det er mulig å endre rekkefølgen for dimensjonene i tabellen ved klikk-og-dra feltnavnet.

Tidanalyse

Tabellen ‘Antall timer per tidkode og ansatt’ viser en oversikt over arbeidstid ansatte har registrert. Vær oppmerksom på Overtid og Reisetid ikke gjenspeiler faktisk overtidstimer/reisetid, men selve tidføringen den ansatte har registrert.

Diagrammet 'Timer per organisasjonsenhet' viser total for alle år som er tilgjengelig. Velg ønsket periode og eventuelt tidkode for å se data mer detaljert.

Liste over godkjente godtgjørelsesposter

Oversikt over overtidslønnarter postert i SAP (dvs. etter godkjenning og lønnskjøring)

Antall overtidstimer viser akkumulert antall overtidstimer totalt for de ansatte i utvalget på rapporten.

Gjennomsnittlig overtidstimer per ansatt viser det gjennomsnittlige antallet overtidstimer for de ansatte i utvalget.

Gjennomsnittlig overtid per aldersgruppering viser det gjennomsnittlige antallet overtidstimer fordelt på aldersgrupperingene 20-29, 30-39, 40-49, 50-59, 60-64, 65-.

Gjennomsnittlig overtid per organisasjonsenhet viser det gjennomsnittlige antallet overtidstimer fordelt på organisasjonsenheter i virksomheten.

Overtid med beskrivelse lister opp ansatte med overtid fordelt på antall timer, lønnart og dato.

Tabell lister opp saldo for overtid/reisetid og fleksitid per ansatt.

Tidsaldoer

Oversikt over overtidslønnarter postert i SAP (dvs. etter godkjenning og lønnskjøring), i tillegg til saldoer på fleksitid og overtid.

Antall overtidstimer viser akkumulert antall overtidstimer totalt for de ansatte i utvalget på rapporten.

Saldo overtid/reisetid og Saldo fleksitid viser akkumulerte tidsaldoer for alle ansatte i utvalget.

Negativ fleksitidssaldo lister opp ansatte som har mer enn 10 timer negativ fleksitidssaldo.

Positiv fleksitidssaldo lister opp ansatte som har mer enn 50 timer positiv fleksitidssaldo.

AML og tidvarsel

Rapportene for tidmeldinger viser antall tidmeldinger fordelt på henholdsvis organisasjonsenheter og enkeltansatte.

AML overtid hittil i år (akkumulerte saldoer) viser opparbeidet AML-overtid listet opp per ansatt. Det er også en visning for HTA-saldo som viser antallet hittil i år akkumulert, pr. ansatt.

Tidslipp

Tidsslippen gir en visning over den ansattes føringer av tid. Fleksisaldo og reise-/overtidssaldo viser saldo med en dags forsinkelse. Ved valg av flere personer/perioder vil visningen gi et gjennomsnitt av utvalget.

Fremtidige fraværssøknader som er godkjent, som avspasering fleksitid/overtid/reisetid, trekkes når dato for avspasering har passert.

Tidslippen i Innsikt vil i noen tilfeller mangle informasjon i enkelte kolonner, som godskrevne timer, planlagt arbeidstid, fleksitid etc. Dette er noe vi jobber med å utbedre.

Logg over registrert arbeidstid

En tabell som viser gyldige poster som ansatt har registrert.

Endringslogg viser også poster som er annullert. På den måten kan leder se på føringer som er utført av ansatt.