Registrer utgiftsrefusjon i DFØ-appen – for ansatte

Du bruker utgiftsrefusjon når du har hatt utlegg for arbeidsgiver, som for eksempel for kontorrekvisita eller frimerker. Det samme gjelder for reiserelaterte utgifter som for eksempel pass, visum o.l.

Utgifter du har hatt som er dine egne, som skal lønnsinnberettes og som arbeidsgiver skal dekke, som for eksempel fri avis, treningsavgift og mobiltelefon/internett, må du registrere som en Godtgjørelse, i selvbetjeningsportalen eller i DFØ-appen.

Opprette en utgiftsrefusjon

Velg Utgiftsrefusjon i hovedmenyen og trykk på + ikonet oppe til høyre i menyen for utgiftsrefusjoner.

Fyll inn informasjon i utgiftsrefusjonen

Fyll inn nødvendig informasjon i utgiftsrefusjonen:

1. Dato – Legg inn dato for utgiften
2. Formål (obligatorisk)
3. Kostnadstilordning – Hvis du ikke har fått oppgitt en annen kostnadsfordeling, kan du beholde standard kostnadsfordeling. Har du fått oppgitt en annen kostnadstilordning fra din arbeidsgiver, kan du endre kostnadstilordningen:
   1. Trykk på Kostnadstilordning generelt. Merk at kostnadstilordningen vil gjelde hele utgiftsrefusjonen. Dersom det skal registreres annen kostnadstilordning på en utgiftspost gjøres dette under Kostnadstilordning på utgiftsposten
   2. Legg inn oppgitte verdier
   3. Trykk OK

• Kommentar – ønsker å du legge til en kommentar til godkjenner/leder kan du gjøre det i kommentarfeltet

Utgiftsposter

Under Utgiftsposter kan du legge til en eller flere poster:

1. Trykk på + Legg til ny utgiftspost
2. Utgiftstype – Velg utgiftstype. For spørsmål om utgiftstyper, ta kontakt med arbeidsgiver
3. Valuta – Dersom beløpet er i annen valuta enn norske kroner kan dette endres her
4. Beløp – legg inn beløp på utgiften
5. Vedlegg – vedlegg som legges til her vil være knyttet til utgiftsposten
6. Kostnadstilordning – Hvis du ikke har fått oppgitt en annen kostnadsfordeling, kan du beholde standard kostnadsfordeling. Har du fått oppgitt en annen kostnadstilordning fra din arbeidsgiver, kan du endre kostnadstilordningen:
   1. Trykk på Kostnadstilordning
   2. Legg inn oppgitte verdier. Merk at kostnadstilordningen som registreres her kun vil gjelde denne utgiftsposten
   3. Trykk OK

Dersom du har brukt et kredittkort som er registrert i dine personopplysninger, kan du få opp transaksjoner fra kredittkortet direkte inn i utgiftsrefusjonen ved å trykke på ikonet til høyre (tre vertikale prikker).

Gjenta for å legge til flere utgiftsposter.

Slette en utgiftspost:

1. Trykk på utgiftsposten du skal slette
2. Trykk på ikonet for slett (søppelbøtte)
3. Trykk på OK

Vedlegg

Det finnes to måter å legge til vedlegg i utgiftsrefusjonen.

• Vedlegg knyttet til utgiftsposten – Vedlegget legges til inne på utgiftsposten
• Vedlegg knyttet til utgiftsrefusjonen – Du kan velge å legge til generelle vedlegg til utgiftsrefusjonen under fanen Vedlegg.

Trykk på fanen Vedlegg (øverst på siden). Trykk på + Nytt vedlegg. Velg alternativ for opplastning.

Trykk på Filnavn, skriv inn ønsket navn på vedlegget (f.eks. Kvittering utlegg). Trykk OK.

Lagre utkast

Trykk på ikonet for lagre (diskett) oppe til høyre. Utgiftsrefusjonen lagres som utkast. Du kan fortsette å registrere utgiftsrefusjonen på et senere tidspunkt.

Sende inn utgiftsrefusjonen

Trykk på SEND oppe til høyre for å sende inn utgiftsrefusjonen. Trykk SEND INN.

Utgiftsrefusjonen vil nå ligge i oversikten med status Sendt.

Endre, kopiere eller slette en utgiftsrefusjon

Endre en utgiftsrefusjon

Kun utgiftsrefusjon som ikke er utbetalt eller godkjent kan endres:

1. Trykk på utgiftsrefusjonen for å redigere. Hvis du har sendt utgiftsrefusjonen til godkjenning, må du trykke på Rediger oppe til høyre
2. Registrer endringene
3. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagreutgiftsrefusjonen som utkast eller trykk på SEND for å sende inn utgiftsrefusjonen

Kopiere en utgiftsrefusjon

1. Trykk på den utgifsrefusjonen du ønsker å kopiere
2. Trykk på ikonet tre vertikale prikker oppe til høyre
3. Trykk på Lag kopi
4. Velg ny dato og gjør nødvendige endringer på utgiftsrefusjonen
5. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre utgiftsrefusjonen som utkast eller trykk på SEND dersom du ønsker å sende den til godkjenning og utbetaling

Slette en utgifsrefusjon

Du kan kun slette utgiftsrefusjoner som ikke er utbetalt.

1. Åpne utgiftsrefusjonen
2. Trykk på ikonet tre vertikale prikker oppe til høyre
3. Trykk på Slett
4. Trykk på OK
5. Utgiftsrefusjonen slettes

Vis slipp - simuler registreringen i PDF format

For å få en detaljert oversikt over registreringen kan du simulere utbetalingen til utgiftsrefusjonen. Trykk på ikonet tre vertikale prikker oppe til høyre og velg Vis slipp.

Utgiftsrefusjonen vil da vises i PDF-format.

Status på utgiftsrefusjon

• Utkast: Utgiftsrefusjonen er lagret, men ikke sendt inn til godkjenning.
• Sendt: Utgiftsrefusjonen er sendt inn til godkjenning.
• Returnert: I noen tilfeller kan du få utgiftsrefusjonen i retur med en kommentar om hva som må korrigeres. Du vil da finne utgiftsrefusjonen igjen under Utgiftsrefusjon eller i Innkurv. Da må utgiftsrefusjonen korrigeres eller slettes.
• Godkjent: Utgiftsrefusjonen er godkjent og vil komme på neste utbetaling. Utebetalingsdato kan variere ut i fra godkjenningsfrist. For mer informasjon om utbetalinger kan du se på Kjøreplan (lenke nederst på siden).
• Utbetalt: Utgiftsrefusjonen er utbetalt til din konto.

Kjøreplan

I Kjøreplan for lønn finner du datoer for utbetaling. Utbetaling av utgiftsrefusjon skjer under Reisekjøring.