Registrer reisesøknad i DFØ-appen – for ansatte

Opprette en reisesøknad

Velg Reisesøknad og -forskudd i hovedmenyen og trykk på + ikonet oppe til høyre i menyen for reisesøknader.

Fyll inn reiseinformasjon

Under Reiserute fyller du inn reiseruten og formålet med reisen. Du kan også legge inn flere reisemål og endre kostnadstilordning for reiseregningen.

Fyll inn nødvendig informasjon ved å trykke på feltene:

1. Skriv inn start- og slutt-tidspunkt (Dato + klokkeslett) for reisen. Den starter når du begynner å reise til bestemmelsesstedet, og slutter når reisen er avsluttet.
2. Legg inn Formål med reisen (obligatorisk).
3. Velg Land (hvis reisen er utenfor Norge).
4. Skriv inn Sted - Oppgi navnet på byen/stedet du skal reise til.
5. Legg til nytt reisemål hvis reisen har flere stopp. Merk at du alltid må gjøre dette hvis du skal ha ulike losjityper på reisen.
6. Legg inn Kommentar ved behov (f.eks. forklaring på utgifter eller spesielle forhold).

Estimerte kostnader

Trykk på Estimerte kostnader i menyen øverst på skjermen. Reisesøknaden lagres da som utkast.

Har du skriftlig fått oppgitt en annen Kostnadstilordning fra din arbeidsgiver, kan du endre kostnadstilordning ved å trykke på Kostnadstilordning generelt og legge inn oppgitte verdier. Kostnadstilordningen vil for eksempel avgjøre hvilket kostnadssted eller prosjekt reisesøknaden skal bli belastet på. Hvis du ikke har fått oppgitt en annen kostnadstilordning, kan du beholde Standard kostnadstilordning.

Legg inn Estimerte kostnader for reisen (obligatorisk).

Kryss eventuelt av på Egen bil/leiebil og/eller Business-/førsteklasse for godkjenning av transportmiddel.

Registrer eventuelt Forskudd. Endre eventuelt valuta og legg inn beløp.

Vedlegg

Trykk på fanen Vedlegg (øverst på siden). Trykk på + Nytt vedlegg. Velg alternativ for opplastning.

Trykk på Filnavn, skriv inn ønsket navn på vedlegget. Trykk OK.

Gjenta for å legge til flere vedlegg.

Lagre utkast

Trykk på ikonet for lagre (diskett) oppe til høyre. Reisesøknaden lagres som utkast. Du kan fortsette å registrere reisesøknaden på et senere tidspunkt.

Sende inn reisesøknad

Trykk på SEND oppe til høyre for å sende inn reisesøknaden. Trykk SEND INN.

Reisesøknaden vil nå ligge i oversikten med status Sendt.

Endre, kopiere eller slette en reisesøknad

Endre en reisesøknad

Kun reisesøknader som ikke er utbetalt eller godkjent kan endres:

1. Trykk på reisesøknaden for å redigere. Hvis du har sendt reisesøknaden til godkjenning, må du trykke på Rediger oppe til høyre
2. Registrer endringene
3. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reisesøknaden som utkast eller trykk på SEND for å sende inn reisesøknaden

Kopiere en reisesøknad

1. Trykk på den reisesøknaden du ønsker å kopiere
2. Trykk på ikonet tre vertikale prikker oppe til høyre
3. Trykk på Lag kopi
4. Velg ny startdato og gjør nødvendige endringer på reisesøknaden
5. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reisesøknaden som utkast eller trykk på SEND dersom du ønsker å sende den til godkjenning

Slette en reisesøknad

Du kan kun slette reisesøknader som ikke er utbetalt.

1. Åpne reisesøknaden
2. Trykk på ikonet tre vertikale prikker oppe til høyre
3. Trykk på Slett
4. Trykk på OK
5. Reisesøknaden slettes

Registere en reiseregning på grunnlag av en reisesøknad/ forskudd

1. Velg Reiseregning i hovedmenyen i DFØ-appen og trykk på + ikonet oppe til høyre i menyen for reiseregninger.
2. Velg Konverter godkjent reisesøknad.
   MERK: Du får kun opp dette valget hvis du har en reisesøknad/et forskudd som er godkjent og postert og hvor startdato har passert dagens dato.
3. Du får opp en liste over godkjente reisesøknader/forskudd. Velg reisesøknaden/forskuddet du ønsker å konvertere til reiseregning.
4. Fyll ut reiseregningen. Noen felter er allerede fylt ut, disse kan endres ved behov.
5. Trekk for utbetalt forskudd finner du nederst under Refusjoner.
6. Trykk på ikonet for lagre (diskett) oppe til høyre for å lagre reiseregningen som utkast eller på SEND for å sende inn reiseregningen.

Konvertere en reisesøknad eller et forskudd til en reiseregning

Reisesøknaden kan konverteres til reiseregning først når den er godkjent av leder. Hvis du har søkt om forskudd, må du vente til forskuddet er utbetalt før du kan konvertere.

1. Trykk på den reisesøknaden/det forskuddet du ønsker å konvertere.
2. Trykk på ikonet tre vertikale prikker oppe til høyre.
3. Trykk på konverter til reiseregning.

4. Registrer endringene (dato m.m)
5. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reiseregningen som utkast eller på SEND for å sende inn reiseregningen.