Viktige endringer på integrasjonen mellom DFØ HR og SAP

Det nye e-skjemaet vil opprette et e-skjema for alle registreringer i DFØ HR med en hendelse og årsak som krever supplerende saksgang. Disse må behandles før de blir postert i SAP.

Løsningen vil erstatte deler av dagens IT9051 og ivaretar:

• Tilsetting
• Gjeninntredelse
• Stillingsendringer (inkludert skifte fra ansatt til ekstern og fra ekstern til ansatt)
• Pensjonering

For basiskunder blir e-skjemaet tilgjengelig i Ny innkurv i selvbetjeningsportalen. Der vil skjemaet bli behandlet av brukere med rolle Feilretter i virksomheten, før det posteres i SAP.

For kunder med grunntjeneste blir e-skjemaet behandlet av DFØ.

Hvorfor blir dagens løsning endret?

Det nye e-skjemaet gir god oversikt gjennom å både vise data som er registrert i SAP og data som er registrert i DFØ HR. Endringer som blir registrert i DFØ HR, vil være synlige i e-skjemaet i de feltene som har fått endret verdi sammenlignet med tidligere registrering. Visualisering av endringene bidrar til å optimalisere behandlingen av e-skjemaet.

Arbeidsflyt

Løsningen endrer ikke på arbeidsflyten i modulene til DFØ HR. Ved registrering i DFØ HR som krever supplerende saksgang, vil det bli opprettet et e-skjema hvor arbeidsflyten går direkte til Feilretter.

E-skjemaet blir tilgjengelig via selvbetjeningsportalen og behandles i Ny innkurv under fanen "Feilretter".

Tilgang til nytt skjema

Den nye løsningen medfører ikke endring på tilgangene i SAP.

For basiskunder vil brukere med rollen Feilretter, som tidligere har hatt tilgang til SAP kjernesystem, automatisk få tilgang til det nye e-skjemaet i selvbetjeningsportalen.

For kunder med grunntjeneste, vil det ikke være en endring på tilgangene i SAP.

Eventuelle endringer i hvilke roller og tilganger brukere skal ha, skal fortsatt meldes inn gjennom bestillingskjema i Kundesenter på nett.

Uavhengig av tjenestemodell, vil alle nye skjema være tilgjengelig via transaksjonskode YWF_VIS_SKJEMA i SAP.

Hva utgår i IT9051?

I en overgangsperiode vil dagens løsning i IT9051 bli opprettholdt som før, samtidig som den nye løsningen blir lansert. Dette gir virksomhetene mulighet til å ferdigbehandle poster som er registrert før lansering, og fremdeles står som ubehandlet i IT9051 på lanseringstidspunktet.

Poster i IT9051 som er registrert fra og med lanseringsdato, skal behandles via e-skjemaet i den nye løsningen. Disse vil stå med status "Ubehandlet" i IT9051 frem til overgangsperioden er avsluttet.

Etter overgangsperioden er avsluttet, vil IT9051 fortsatt bli oppdatert med poster for fratredelse og pensjonering. Dette betyr at RPA-rapporten fremdeles vil bli generert. Disse postene danner grunnlag for manuell behandling: For eksempel avgrensning av infotyper som ikke kan avgrenses automatisk ved pensjonering, samt oppfølging og behandling av sluttoppgjør. Sluttoppgjør er ikke en del av den nye løsningen og forblir uendret.

Lansering

Vi vil sende ut kundenotat omtrent to uker før lansering. I kundenotatet vil dere få mer informasjon om lanseringsdato, opplæring, brukerdokumentasjon og varighet av overgangsfasen.

DFØ vil tilby nåværende basiskunder opplæring via Teams i løpet av uke 34 i august, med demonstrasjon av det nye e-skjemaet. Dere vil bli kontaktet direkte av DFØ for å avtale dato og klokkeslett.