For å unngå at arbeidsflyten av oppgaver blir stående hos leder i sommerferien, bør stedfortreder aktiveres i god tid. Vi ønsker å minne om stedfortrederfunksjonen for godkjennere i selvbetjeningsportalen.
DFØ anbefaler at ledere har en stedfortreder
DFØ anbefaler at alle ledere som er Godkjenner 2 i virksomheten registrerer en stedfortreder. Stedfortredere kan behandle oppgaver på vegne av Godkjenner 2, og kan registreres som planlagt eller ikke planlagt stedfortreder.
Alle som er Godkjenner 2 kan selv sette opp stedfortreder som kan behandle oppgaver på deres vegne i selvbetjeningsportalen. Stedfortredergodtgjørelse kan registreres i DFØ-appen.
Når det ikke er oppnevnt stedfortreder, risikerer dere at ansattes søknader ikke blir behandlet innen rimelig tid når leder er fraværende. Skaff en oversikt over stedfortredere før sommerferien og informer internt for å redusere antall henvendelser.
Forutsetninger for stedfortredere
Stedfortreder må ha riktige roller og strukturelle autorisasjoner for å utføre arbeidsflytoppgavene. Autorisert bestiller i virksomheten er ansvarlig for å bestille nødvendige roller og autorisasjon. De med fagbrukertilgang i SAP kan kontrollere oppsatte stedfortrederregler via transaksjonen YWF_VIS_STEDFORTRED - Vis hvem som er stedfortredere i SAP.
Bistand fra DFØ
Dersom dere har behov for bistand til å opprette nye stedfortrederregler kan dere benytte skjema Stedfortreder i Kundesenter på nett. Ved behov for bistand til å endre eller slette eksisterende stedfortrederregler kan dere kontakte DFØ via Kundesenter på nett og merke saken med Stedfortreder.
Veiledninger
Veiledninger for hvordan en registrerer og sjekker stedfortreder finner du i lenkene under.