I forbindelse med videreutviklingen av modulen for Medarbeiderutvikling i DFØ HR ønsker vi å informere om hvordan data og personopplysninger slettes automatisk i løsningen.
Standard sletteregler
Ved aktivt arbeidsforhold:
- Data slettes løpende 10 år etter siste endring eller fullføring.
Ved avsluttet arbeidsforhold (når en bruker fratres i DFØ HR):
- Data slettes løpende 14 måneder etter siste endring eller fullføring, og ikke basert på sluttdato for arbeidsforholdet.
- Slettejobben kjøres den 15. hver måned.
Slettereglene tar utgangspunkt i HR Norge sin standard, og vil tre i kraft i løpet av juni 2026.
Dere som kunde har anledning til å instruere andre tidsintervaller. Dersom dere ønsker det, må vi få beskjed innen 15. juni 2026.
Viktig å være oppmerksom på
Vi minner om at kunder av DFØ HR selv er behandlingsansvarlig for egne data, og for å sikre korrekt håndtering anbefaler vi følgende:
- Arkivering før fratredelse
Dersom virksomheten ønsker å ta vare på vurderinger, mål, samtaler eller annen dokumentasjon som ikke skal slettes, må disse tas ut før den ansatte fratres. Etter sletting kan ikke data gjenopprettes. - Sletting baseres på dataens alder – ikke sluttdato
Automatisk sletting baseres på hvor gamle dataene er, målt fra siste endring eller fullføring, og ikke på datoen arbeidsforholdet avsluttes. Dette betyr at enkelte data kan slettes tidligere enn forventet dersom de ikke nylig har blitt endret. Eksempelvis et gammelt samtaleskjema. - Kun fullførte skjemaer slettes
Skjemaer som ikke er fullført ved fratredelse, anbefaler vi rutes til steg Fullført for å bli inkludert i den automatiserte sletterutinen. Brukerveiledning for ruting av skjema finnes under her: