Oppdateringer om DFØ HR

Systemoppdateringer i DFØ HR er tilgjengelig i produksjon mandag 18. mai. Oppdateringen innebærer endringer i følgende områder:

• Rekruttering
• Onboarding
• HR kjerne
• Medarbeiderutvikling
• Læring

Rekruttering

Ny knapp for å vise kun aktive søkere – Det er nå mulig å enkelt få oversikt over aktive kandidater i rekrutteringsprosessen ved å huke av Vis bare aktive statuser. Da vil kun aktive statuser vise i statusoversikten. 

Visningsalternativ og varsling ved manglende intervjuvurdering – Det er tilgjengeliggjort et nytt visningsalternativ i kandidatoversikten som viser manglende intervjuvurdering på avholdte intervjuer. Ved å klikke på ikonet kan du sende en påminnelse til de som ikke har fullført sin intervjuvurdering.

Gammel kandidatvisning fjernes – Som tidligere varslet er nå gammel kandidatvisning fjernet. Det vil ikke lenger være mulig å bytte mellom kandidatvisninger.

Onboarding

Nytt instrumentbord for fratredelsesprogram – Det nye instrumentbordet for fratredelsesprogram gir en mer samlet oversikt over aktiviteter og status knyttet til fratredelser, og gjør det enklere å følge opp prosessen.

Ny oversikt for oppgaver i introduksjonsprogram – Oppgaver i introduksjonsprogrammet kan nå vises i en egen visning som gjør det enklere å følge opp aktiviteter og fremdrift basert på oppgaver. Visningen finner en under knappen Administrer oppgaver i instrumentbordet. Her kan man blant annet sortere på ansatt, oppgavestatus, oppgavegruppe, og oppgavetype. 

HR kjerne

Oppdatert utseende for Administrer arbeidsflytforespørsler – Administrer arbeidsflytforespørsler har fått en mer moderne og oversiktlig visning som gjør det enklere å følge opp og behandle arbeidsflyter.  

Indikator på personprofil som viser status i introduksjonsprogram – Status for ansatte i introduksjonsprogram vises direkte i personprofilen. I tillegg til selve statusen vises nå også en forklarende tekst som gjør det enklere å forstå hvor den ansatte befinner seg i prosessen.

Medarbeiderutvikling

Forbedret brukeropplevelse for å gi og be om tilbakemeldinger – Funksjonaliteten for å gi og be om tilbakemeldinger har nå en forbedret og mer oversiktlig visning. Det nye to-kolonneoppsettet gir en bedre struktur som gjør det enklere å velge mottakere og redigere eller fjerne spørsmål.

Mulighet for administrator til å rute opptil 5 000 skjemaer samtidig videre i prosessen – Administrator kan nå rute opptil 5 000 skjemaer videre til neste eller forrige steg samtidig i en prosess, som for eksempel medarbeidersamtalen. Dette er en stor forbedring fra tidligere grense på maks 20 skjemaer.

Læring

Forbedret visning for brukere på opplæringssiden med flere detaljer om kurs og annen læring – Brukere kan nå se flere detaljer om kurs og annen læring direkte på opplæringssiden. Et informasjonsvindu vises ved å klikke på tittel til opplæringskortene, og inneholder blant annet ID, beskrivelse og hvem kurset er tilordnet av. Dette gjelder for seksjonene:

• Obligatorisk læring
• Viktig læring
• Invester i meg selv

Det lanseres nå støtte for å håndheve krav til forkunnskaper og godkjenning på kurs som inngår i programmer. Når funksjonene er aktivert, sjekker systemet om brukeren oppfyller nødvendige forkunnskaper eller må gjennom en godkjenningsprosess før kurset kan startes. Manglende krav må fullføres før brukeren kan fortsette i programmet.

Det er lagt til forbedret søkemulighet der brukere kan søke på tittel eller ID og filtrere på type læring fra Vis alle-sidene. Dette er tilgjengelig i følgende seksjoner:

• Obligatorisk læring
• Viktig læring
• Forespørsler til meg
• Invester i meg selv
• Bokmerker

Flere muligheter for ledere til å utføre handlinger via Teamvisning-siden – Ledere kan nå utføre enda flere handlinger via Teamvisning-siden slik som å melde medarbeidere på kurs, fjerne kurs og trekke påmeldinger uten å gå videre til andre sider. Det er også tilgang til rapporter, status for pensum og visning av forespørsel om eksterne kurs.

Forbedret brukergrensesnitt for administratorer i læringsadministrasjon – Læringsadministrasjon har fått et oppdatert og forbedret brukergrensesnitt for administratorer. Det er lagt til en ny innstilling i oppgavesjekklister som gjør det mulig å kreve at oppgaven utføres av medarbeiderens leder.

Fra 18.mai 2026 vil det innføres en ny påloggingsløsning for nyansatte i introduksjonsprogrammet. Dette medfører at maler for alle e-post som går ut til nyansatt må oppdateres i henhold til de nye endringene.

Som en del av systemoppgradering våren 2026 går vi over til IAS (Identity Authentication Service) for pålogging. Dette innebærer at alle nyansatte i introduksjonsprogrammet vil benytte IAS for pålogging til DFØ HR. Eksisterende e-postmaler inneholder lenker til gammel påloggingsmetode, som ikke lenger vil være gyldig. Det er derfor viktig at alle kunder som benytter introduksjonsprogrammet oppdaterer sine e-post maler.

Ny e-post for pålogging

I forbindelse med overgangen vil nyansatt motta en ny standard e-post sendt fra IAS. Denne e-posten inneholder informasjon om aktivering/pålogging samt lenke til den nye innloggingsløsningen. Denne e-posten vil erstatte e-postvarselmal «DFØ Kopier (ONB) External User Welcome Message Template» og «DFØ kopier (ONB) Rehire User Welcome Message Template» som nå vil inaktiveres.  E-post fra IAS vil inneholde kundens logo og signatur. Denne sendes direkte fra systemet og kan ikke tilpasses eller vedlikeholdes av kunder på samme måte som eksisterende e-postvarselmaler.

Det er viktig å merke seg at det kan ta opptil en time fra oppgaven «Evaluer nyansettelsesdata» er utført, til e-post fra IAS blir sendt til den nyansatte. Alle nyansatte i introduksjonsprogrammet som ennå ikke har startet i virksomheten vil også motta ny e-post for pålogging 18. mai.

Endring av eksisterende e-postvarselmaler

Alle e-postvarselmaler som sendes til nyansatt i introduksjonsprogram må oppdateres.
Dette skyldes at eksisterende maler inneholder lenker til gammel påloggingsmetode, som ikke lenger vil være gyldig etter overgangen.

Følgende e-postmaler som sendes til nyansatt må oppdateres:

• Vi forbereder oppstarten din: DFØ Kopier (ONB) Start Onboarding process Template
• Velkomstmelding: DFØ Kopier (ONB) New Welcome Message Added Template
• Informasjon om fadder: DFØ Kopier (ONB) New Buddy Assignment Template 
• Informasjon om anbefalt kollega: DFØ Kopier (ONB) New Recommended People Template 
• Hvordan finne frem første arbeidsdag: DFØ Kopier (ONB) Where To Go updated Template
• Introduksjonsprogrammet er startet på nytt: DFØ Kopier (ONB) New Team Member Onboarding Restarted Template 
• Møteinformasjonen er lagt til eller oppdatert -DFØ Kopier (ONB) A meeting updated Template
• Anbefalte lenker - DFØ Kopier (ONB) Recommended Links Updated Template

Forslag til e-postvarselmal Vi forbereder oppstarten din (DFØ Kopier (ONB) Start Onboarding process Template):

«Emne: Velkommen

Hei ${user.firstName},

Velkommen som nyansatt hos oss!

Vi er i gang med å klargjøre din brukerkonto. Du vil innen kort tid motta en e-post med informasjon om hvordan du aktiverer kontoen din og oppretter passord.

Dersom du ikke har mottatt e-posten innen en time, ber vi deg ta kontakt.

Når du har aktivert kontoen din og logget inn, vil det ligge oppgaver til deg, som vi ber deg gjennomføre.

Dette vil hjelpe oss med å registrere deg korrekt i våre systemer og sikre en god oppstart.

Vennlig hilsen

[Virksomhetsnavn]»

Forslag til informasjon som kan legges til i øvrige e-postvarselmaler:

Mer informasjon finner du på startsiden, via flisen «Utforsk introduksjonsprogrammet».

Vennligst benytt innloggingslenken og veiledningen som er sendt til deg i en tidligere e-post for å få tilgang til informasjonen.

HR-kjerne 

Eksterne koder i visning av personprofil 

Brukere kan nå selv velge om eksterne koder skal vises i visning av personprofil.  
Dette gjøres ved å gå til Innstillinger for og Visning av personprofildata og slå funksjonen på eller av. 
Standardinnstillingen er av, slik at eksterne koder ikke vises automatisk. 

Uten visning av eksterne koder: 

Med visning av eksterne koder:

Introduksjonsprogram  

Automatisk fullføring av introduksjonsprogramoppgaver  

Det er nå mulig å sette opp automatisk fullføring av oppgavene Anbefalte lenker og Skriv velkomstmelding i introduksjonsprogrammet  

Oppgavene blir automatisk fullført når Evaluering av nyansettelsesdata er gjennomført, og e-postvarsel sendes ut. 

Se brukerveiledning for vedlikehold av introduksjons- og fratredelsesprogram for informasjon om hvordan funksjonaliteten settes opp. 
Oppsettet kan gjøres av brukere med rollen Onboarding Admin. 

Skjule eller vise tidligere benyttet fadder og anbefalte lenker  

Oppgaveansvarlig kan nå velge om tidligere benyttet fadder og tidligere anbefalte lenker skal vises som forslag eller ikke når oppgaven utføres for ny ansatt i introduksjonsprogram.  

Glemt-passord funksjonen for nyansatt i introduksjonsprogram 

Feilen som gjorde at knappen Glemt passord ikke fungerte for nyansatte i introduksjonsprogrammet, er nå rettet. 
Når nyansatte trykker på knappen, sendes e-post med instruksjoner for tilbakestilling av passord som forventet.  

Rekruttering

Behandle flere kandidater på en gang

Det er nå mulig å behandle opp til 500 kandidater på en gang i ny kandidatvisning.

Den nye funksjonen gjør det mulig å effektivt administrere store mengder jobbsøknader i et steg.

Dette betyr at det nå er mulig å gjennomføre ulike rekrutteringshandlinger som å endre status, legge til kommentar og laste ned dokumenter på opp til 500 kandidater på en gang.

Det er nå også mulig å sende e-post til opptil 150 kandidater på en gang, dette gjøres ved å merke dem å velge send e-post til søker.

Bruk av tagger i rekruttering

Det er nå mulig å bruke "tagger" i ny kandidatvisning.

• Det kan legges en "tagg" på kandidat ved å velge "administrer tagger" og legge til en ny, eller tidligere brukt "tagg".
• Det er mulig å legge på opp til 10 "tagger" på hver kandidat.
• Det er mulig å filtre kandidater på "tagg", ved å hake av for de ulike "taggene" som er brukt på kandidatene i den jobbrekvisisjonen. 
• En "tagg" kan inneholde maks 35 tegn.

Veiledning til bruk av "tagg" vil legges til brukerveiledning når oppdateringene går i produksjon.

Påminnelse

Vi minner om at den gamle kandidatvisningen vil forsvinne. Brukerveiledningen i DFØ HR er oppdatert i henhold til den nye visningen.  Den gamle kandidatvisningen vil slås av i forbindelse med systemoppdateringen som kommer i mai 2026.

Vi oppfordrer derfor til bruk av den nye kandidatvisningen i DFØ HR. Du kan lese mer om ny kandidativisning i veiledningen:

Læring 

Vi viser til kundenotatet publisert 15. mai 2025, hvor vi informerte om at den opprinnelige opplæringssiden ikke vil være tilgjengelig fra november 2025. Fra og med 17. november er det kun den nye opplæringssiden som vises, og bryteren øverst på høyre side for navigering mellom ny og gammel side er fjernet. Fra samme dato er det også kun den nye teamvisningen for ledere som er tilgjengelig. 

Brukerveiledningene for læringsmodulen er nå publisert på dfo.no:

I e-postene som sendes fra læringsmodulen, vil det i tillegg til standard avsenderadresse vise et visningsnavn tilsvarende som det er i resten av DFØ HR. 

Endringer for brukere 

I kursbiblioteket kan brukerne enkelt få tilgang til tilgjengelige kursenheter. Ved å klikke på Vis kursenheter i søkeresultatet, vises en liste på inntil fem kursenheter sortert etter dato. Listen oppdateres dynamisk basert på brukte søkefiltre. Brukerne kan klikke på Vis alle tilgjengelige kursenheter som fører dem til en side der de kan bla gjennom hele listen over kommende kursenheter.  

Forbedringer for ledere

Ledere kan nå bruke Teamvisning-siden til å redigere frister for kurs eller læringsaktiviteter som enten er enkeltstående eller inngår i et pensum, forutsatt at disse opprinnelig ble tildelt av lederen. 

Frister for kurs tildelt av administrator kan ikke endres av en leder. Leder kan endre fristen for flere kurs samtidig for en ansatt. 

Ledere har nå mulighet til å trekke ansatte fra kurs direkte fra Teamvisning-siden. Det er også mulig å utføre samme handling fra siden Detaljer om kursenhet. 

På siden Teamvisning er navigering og synlighet forbedret. I tillegg vises inntil 20 kurs som standard dersom en ansatt har dette i sin kursplan, mens det tidligere var inntil 8 kurs. Verdiene for Organisasjons-ID og Bruker-ID på brukerdetaljsiden er synlig for å gjøre identifisering enklere.  

Medarbeiderutvikling - ny funksjonalitet for administrator

Det er nå funksjonalitet for administrator til å rute flere skjemaer samtidig til et bestemt trinn i prosessen, så lenge det er samme type skjema.

Slik fungerer det

I Adminverktøyet for rutingsskjemaer kan du nå:

• Søke opp skjemaer basert på skjemamal

• Velge skjemaer fra søkeresultatet
• Rute alle valgte skjemaer til et spesifikt trinn i prosessen

Brukerveiledning for administratorer vil bli oppdatert.