DFØ HR fra A til Å

Velkommen til DFØ HR

Her vil vi utforske funksjonalitet som lar virksomheter jobbe mer sømløst med kompetanseutvikling og tillater at HR-funksjonen kan gå fra å være en administrativ støttefunksjon til å være en strategisk samarbeidspartner for virksomheten. Vi følger medarbeiderreisen fra rekruttering til pensjonering, og viser hvordan DFØ HR som helhetlig HR-system bidrar til at virksomheten blir en mer attraktiv arbeidsgiver hvor medarbeidere opplever utvikling og ser muligheter.

Vi møter Demodirektoratet – en statlig virksomhet med 800 ansatte, som har satt seg som mål å bli mer digitalisert og datadrevet. Vi følger rekrutterer Erik, nyansatte Mia, ansatt Henning, ansatt Rune, HR-administrator Stine og leder Hanne.

Følg reisen gjennom DFØ HR og se hvordan virksomheten ved hjelp av systemet kan nå sine mål gjennom strukturert medarbeideroppfølging og effektive prosesser.

Hvordan sikre at ansatte i virksomheten jobber mot felles mål?

I DFØ HR finnes det funksjonalitet for å jobbe med arbeidsmål. Både medarbeidere og ledere kan opprette, følge opp og evaluere mål på en strukturert måte. Arbeidsmålene kan være knyttet til medarbeiderens rolle, leveranser eller virksomhetens overordnede mål – for eksempel samfunnsoppdraget eller avdelingens prioriteringer.

For hvert mål kan man legge inn en beskrivelse og definere konkrete tiltak som skal bidra til måloppnåelse.

Hvordan få kontroll på kompetansekravet?

I DFØ HR står kompetanser sentralt. For å kunne løse oppgaver effektivt og nå virksomhetens mål, er det avgjørende å ha oversikt over hvilke kompetanser som kreves – både i dag og i fremtiden.

Gjennom Jobbprofilbyggeren kan virksomheten strukturere og dokumentere sine jobbroller i form av jobbfamilier og tilhørende jobbroller, og det knyttes til relevante kompetanser og krav til kompetansenivå på jobbrollene.

Kompetansene lagres og vedlikeholdes i en egen kompetansekatalog, som virksomheten enkelt administrerer selv. DFØ HR leveres også med en standard kompetansekatalog som kan brukes som den er, eller tilpasses for å møte virksomhetens spesifikke krav.

I DFØ HR knyttes kompetansene direkte til de ulike jobbrollene i virksomheten. En kan i tillegg legge til annen relevant informasjon som jobbeskrivelse, oppgaver, ansvarsområder og ønsket utdanningsbakgrunn for å lage en fullstendig jobbprofil. Jobbprofilen definerer og synliggjør jobbansvaret og kompetansene som trengs for å nå de målene som virksomheten har satt. Innholdet i jobbprofilen er tilgjengelig for medarbeiderne via personalprofilen i DFØ HR.

Finnes kompetansen internt?

Har virksomheten den etterspurte kompetansen internt? Demodirektoratet trenger en oversikt over hvem som er sertifisert som Scrum Master. De tar ut en rapport i Læring for å identifisere hvilke ansatte i virksomheten som har bestått sertifiseringen.

Hvordan videreutvikle egne ansatte?

Karriereverktøyet i DFØ HR gir medarbeidere mulighet til å ta en aktiv rolle i egen karriereutvikling. De får innsikt i hvilke jobbroller som finnes i virksomheten, og hvilke karriereveier som er mulige. Verktøyet foreslår relevante roller basert på kompetanseprofilen, og gjør det enkelt å vurdere hvilke som kan være aktuelle som neste steg. Medarbeidere kan sammenligne egen kompetanse med kravene i ønsket rolle, identifisere kompetansegap og planlegge utviklingstiltak. Dette gir et godt grunnlag for strategisk kompetanseutvikling og gjør det enklere å ta ansvar for egen utvikling.

I Demodirektoratet skal alle ansatte gjennomføre et IT-sikkerhetskurs en gang i året. Systemet tildeler kurset automatisk ved hjelp av forhåndsdefinerte regler, også kalt tilordningsprofiler.

Leder Hanne har full kontroll over hvor de ansatte befinner seg i læringsløpet og kan følge progresjonen.

Systemet sender ulike varsler til ledere og ansatte, blant annet når et kurs som finnes i kursplanen har forfalt.

Ved hjelp av rapporteringsverktøy er det enkelt for Hanne å finne ut hvem som har gjennomført eller ikke gjennomført ulike kurs slik som obligatorisk opplæring innen IT-sikkerhet.

Hvis det er noen ansatte som ikke har gjennomført dette kurset, kan Hanne anbefale dem å ta det. Hun kan også tildele kurs til ansatte og følge opp gjennomføringen.

Når en ansatt har gjennomført et kurs, blir det opprettet et kursbevis, og kurset blir lagt til i kurshistorikken til den ansatte. Kursbeviset er tilgjengelig for både leder og ansatt. Leder har også tilgang til ansattes kurshistorikk og kan dermed holde oversikt over kompetanser de ansatte har tilegnet seg.

Hvordan rekruttere flere med denne kompetansen?

For å starte en ansettelsesprosess opprettes det en jobbrekvisisjon. En jobbrekvisisjon vil inneholde informasjon om stillingen som skal besettes, utlysningstekst og involverte deltagere i prosessen.

Karrieresiden er en brukervennlig plattform for virksomhet og jobbsøkere. Stillingsannonsene blir lyst ut på karrieresiden fra rekrutteringsmodulen i DFØ HR. Her kan kandidater opprette en profil, laste opp CV, vitnemål og søknadsbrev. Informasjon om arbeidserfaring og utdanning blir automatisk hentet fra opplastet CV.

Fra kandidatprofilen kan jobbsøker søke om unntak fra offentlighet og positiv særbehandling. Profilen gir også oppdateringer om søknadsstatus, planlagt intervju og tilbud om stilling, noe som gjør søkeprosessen effektiv og oversiktlig for jobbsøkeren.

Etter hvert som søknadene kommer inn, starter prosessen med å evaluere jobbsøkere for å finne best kvalifisert kandidat. Modulen lar deg organisere og følge opp kandidater gjennom hele rekrutteringsprosessen, og legger til rette for effektiv samhandling mellom involverte parter. Den gir en strukturert oversikt over alle pågående rekrutteringsprosesser og hvor i løpet den enkelte kandidat befinner seg.

Rekrutteringsmodulen gir systemstøtte for planlegging og invitasjon til intervju.
Med integrasjon til Outlook vil tilgjengelige tidspunkter for intervjuere og møterom synliggjøres, og legges til som møter i Outlook kalenderen. Kandidaten vil få invitasjon og oversikt over intervjuet direkte i sin kandidatprofil.

Når intervjuet er gjennomført vil intervjuere kunne gi en individuell evaluering av kandidaten direkte i systemet. Summen av evalueringer gjør det enklere å sammenligne kandidater og ta informerte beslutninger.

Når intervjuprosessen er ferdig skrives begrunnelse for innstilling i DFØ HR. Innstillingsdokumentet generes fra systemet og vil trekke ut relevant informasjon knyttet til den aktuelle rekrutteringsprosessen.

Når innstillingsprosessen er gjennomført utarbeides tilbudet og sendes til intern godkjenning i DFØ HR. All tilbudsinformasjon vil overføres til HR kjerne ved ansettelse.
Tilbudet sendes videre til kandidat som godkjenner/avslår dette på sin kandidatprofil. Når tilbudet er godkjent overføres data til arbeidsavtalen og sendes til elektronisk signering.

Preboarding – fra kontraktsignering til første dag på jobb

DFØ HR tilbyr systemstøtte for aktiviteter som skjer i perioden fra kontrakt er signert til første arbeidsdag. Målet er å gi den nyansatte en engasjerende opplevelse fra signering av kontrakt til oppstart, med fokus på tidlig sosial og faglig inkludering.

Introduksjonsprogrammet i DFØ HR inneholder flere oppgaver for å sikre dette. En personlig tilpasset velkomsthilsen fra leder gir den nyansatte følelsen av å være ventet og verdsatt. Tildeling av en fadder sørger for tidlig sosial integrering, og gir den nyansatte et kjent ansikt blant mange nye kolleger. Tips om kollegaer det er nyttig å knytte tidlig kontakt med, hjelper til med tidlig faglig integrering og å komme raskt inn i arbeidsoppgavene.

Programmet inkluderer lenker til nyttige nettsider, som fagstoff og beskrivelse av virksomhetens samfunnsoppdrag, for å gi den nyansatte en dypere forståelse av organisasjonen. Kalenderinvitasjoner til møter gir trygghet om at det finnes en klar plan for den første tiden i ny jobb.

Introduksjonsprogrammet gir mulighet for en lik introduksjon for alle nyansatte, uavhengig av organisasjonsenhet og leder. Det støtter og at vi får registrert viktig informasjon som bankkonto, tarifftilhørighet, nødkontakter og eventuelle barn som gir grunnlag for kvote sykt barn. En sjekkliste for leder og HR hjelper med å huske viktige aksjonspunkter før oppstart, som tildeling av tilganger og utstyr, invitasjon til møter og sosiale sammenkomster, samt bestilling av velkomstblomst.

Etter at kandidat har takket ja til tilbud og signert arbeidsavtale, kan introduksjonsprogram startes. Nyansatt data som er registrert i rekrutteringsprosessen og kan i steget evaluering av nyansettelses data verifiseres og eventuelt redigeres dersom det er nødvendig.

Nyansatt får tilgang til virksomhetens introduksjonsprogram via en ekstern påloggingslenke der brukernavn er den private e-posten som er oppgitt ved søknad på jobben og passord settes av den nyansatte selv.

Etter hvert som leder utfører de ulike introduksjonsprogram oppgavene vil startsiden til nyansatt fylles med nytt innhold.

Her kan hen laste opp profilbilde, oppgi og verifisere allerede registrerte personlige data som barn og nødkontakter, adresse, bankonto, telefon og e-post.

Hvordan gi den nyansatte en god start?

Mia får som nyansatt tilgang til sitt opplæringsprogram fra første dag. Demodirektoratet har utviklet et standardisert opplæringsløp som gjelder for alle nyansatte, og dette deles automatisk av DFØ HR Læring ved hjelp av tilordningsprofiler. Denne automatikken avlaster ledere og kursadministratorer fra administrativt arbeid. Opplæringsløpet hos Demodirektoratet inneholder ulike typer kurs, slik som klasseromskurs, nettbasert kurs, og oppgavesjekkliste. Det kan også inneholde relevante lenker.

Henning er fadder for Mia. Han følger henne opp i opplæringsløpet, og får tilgang til en sjekkliste som Demodirektoratet har utarbeidet. Henning huker av oppgavene i sjekklisten etter hvert som Mia utfører dem.

I DFØ HR kan du enkelt gi og be om tilbakemeldinger som bidrar til en kultur for læring, åpenhet og forbedring. Tilbakemeldingene kan være knyttet til spesifikke mål, prosjekter eller aktiviteter man jobber med.

Prøvetiden er en viktig fase i et ansettelsesforhold, og god oppfølging i denne perioden er avgjørende for å sikre en trygg og effektiv innfasing av nyansatte. Gjennom planmessig tilrettelegging og jevnlige samtaler mellom leder og medarbeider, legges grunnlaget for et godt samarbeid og videre utvikling. Med støtte i DFØ HR kan ledere følge opp på en strukturert og effektiv måte – med påminnelser, dokumentasjon og tilrettelegging for gode samtaler.

Oppfølging av ansatte gjennom året

Medarbeidersamtalen er en jevnlig, planlagt og systematisk samtale mellom medarbeider og leder. Den legger til rette for en åpen og strukturert dialog om arbeidsoppgaver, trivsel utviklingsmuligheter og mål. Samtalen er et viktig verktøy for å sikre god oppfølging og utvikling for både den enkelte medarbeider og for virksomheten som helhet.

For å støtte denne prosessen har vi i DFØ HR vi et digitalt medarbeidersamtaleskjema som hjelper både leder og medarbeider med å forberede, gjennomføre og følge opp samtalen.

Vedlikehold av organisasjon- og personaldata

Med utgangspunkt i startsiden for DFØ HR har innlogget bruker tilgang til:

• ansattprofil
• ulike organisasjonskart
• godkjenning av oppgaver
• informasjonsfliser

Registrering og vedlikehold av organisasjon- og personaldata gjøres herfra. Hva den enkelte bruker kan se og vedlikeholde avhenger av hvilken systemrolle de har fått tildelt. Vedlikehold av data skjer i DFØ HR og overføres automatisk og kontinuerlig til lønnssystemet SAP. Systemet har innebygd arbeidsflyt som ivaretar nødvendige godkjenningssteg ved tilsetting, stillingsendring og fratredelse.

Ansatte slutter, noen etter kort tid andre etter noen år og atter andre når de når pensjonsalder etter ett langt liv i virksomheten.

Anbefalt praksis er at den ansatte selv starter fratredelsen i DFØ HR. Den går så i godkjenningsflyt til HR/lønn og til slutt til leder. Så snart leder har godkjent fratredelsen overføres sluttdato til lønnsystemet og lønnsutbetaling stoppes fra aktuell sluttdato.

DFØ HR inneholder ett fratredelseprogram som gir systemstøtte til enkelte av aktivitetene som er viktig å ivareta når en ansatt skal slutte.

Oppsummering

DFØ HR bidrar til å gjøre virksomheten mer attraktiv som arbeidsgiver med effektive prosesser fra A-Å og lar virksomheter jobbe strategisk og systematisk med kompetansestyring. Vi har sett hvordan DFØ HR sikrer strukturert medarbeiderutvikling og gir virksomhetene kontroll på kompetansebehovet.

DFØ HR lar virksomheten:

• nå sine mål gjennom strukturert medarbeider- og kompetanseutvikling
• ta kontroll på, og dokumentere kompetansebehovet
• inkludere kompetanser i rekrutteringsprosessen
• utvikle sine medarbeidere i tråd med virksomhetens behov
• jobbe strukturert for å nå målene som virksomheten har satt seg
• legge til rette for kompetanseheving og tilgang til læringsaktiviteter

DFØ HR gir den ansatte:

• en god opplevelse i rekruttering- og onboardingsprosessen
• mulighet til å ta ansvar for egen utvikling
• enkel tilgang til relevante læringsaktiviteter