Evaluere kandidater i DFØ HR

Behandle søknad om unntak fra offentlighet

Feltet "Har du grunnlag for å bli unntatt offentlighet" er synlig og må behandles på kandidatens profil i status "ny søknad" eller "1.evaluering".

Status "Ny søknad" utløser en automatisk e-post til kandidat, dette er den samme e-posten som kandidat mottar når de sender inn sin søknad og inneholder informasjon om at søknaden er mottatt. Derfor er det anbefalt å flytte kandidat til status "1.evaluering" for behandling av unntak hvis kandidat er flyttet ut av status "ny søknad".

I status "ny søknad" og "1. evaluering" vil også begrunnelsen til kandidaten for ønske om unntak være synlig.

For å kunne behandle unntaket må de redigbare feltene aktiveres ved å trykke «Rediger».

Rekrutteringsrådgiver gjør så en vurdering av unntaksbegrunnelsen og velger : avvist, godkjent eller pågående. Rekrutterer kan også legge inn en begrunnelse for beslutningen. Denne vil kun være synlig i DFØ HR og sendes ikke til kandidat. Rekrutterer klikker så «lagre» for å lagre endringene

Når søknad om unntak fra offentlighet er behandlet blir det sendt ut en automatisk e-post til kandidaten. Denne sendes i løpet av en time til kandidat med en standard melding som informerer om unntaket er godkjent eller avvist. Når e-posten er sendt til kandidaten vil det komme et tidsstempel i fanen «Beslutningsemail sendt»

E-posten som sendes til kandidat inneholder ordlyden

Unntak Godkjent

[Utlysningstittel]

Vi viser til forespørsel om unntak fra offentlighet på overnevnte stilling

Vi bekrefter med dette at din søknad er innvilget.

Navnet ditt og opplysninger om din utdanning og arbeidserfaring vil likevel fremkomme på utvidet søkerliste. Her vil det imidlertid fremkomme at din søknad er unntatt offentlighet. De andre søkerne til stillingen har rett til innsyn i utvidet søkerliste jf. forvaltningslovforskriften § 15

Ta gjerne kontakt dersom du har spørsmål på [e-post].

Vennlig hilsen

[Rekrutteringsrådgiver]

[Virksomhet]

Unntak Avvist

[Utlysningstittel]

Vi viser til forespørsel om unntak fra offentlighet på overnevnte stilling.

Din anmodning om konfidensiell behandling etterkommes ikke.

For at en slik anmodning skal kunne tas til følge, må det foreligge spesielle omstendigheter og påvises at innsyn vil føre til konkrete skader eller ulemper. Vår vurdering basert på informasjon du har oppgitt er at slike omstendigheter ikke foreligger.

Dette innebærer at ditt navn vil stå på den offentlige søkerlisten sammen med alder, stillingstittel og bosted.

Vi ønsker deg velkommen som søker til stillingen, men dersom du på bakgrunn av dette ønsker å trekke din søknad må det gjøres innen 24 timer via din kandidatprofil. 

Ta gjerne kontakt dersom du har spørsmål på [e-post].

Vennlig hilsen

[Rekrutteringsrådgiver]

[Virksomhet]

«Rekrutteringsrådgiver vil motta e-post en gang i døgnet når det er ubehandlede søknader om unntak fra offentligheten uavhengig av hvilken status kandidaten ligger i.»

Se CV og søknad i kandidatprofil

Cv og søknad er synlig i kandidatprofilen i fanen CV og dokumenter. Ved å markere flere kandidater, kan du bla i deres CV / Søknader ved å bruke frem og tilbake pilene oppe til høyre

Dokumentene kan lastes ned ved å bruke «last ned» funksjonen i visningen. De kan også lastet ned ved å markere en eller flere kandidater og bruke trepunktsmenyen og velge «last ned dokumenter».

Legge til kommentarer i kandidatprofil i DFØ HR

Det er ulike måter å legge til kommentarer på en søknadsprofil i kandidathåndteringen:

• Internt notat
• Kommentarer
• Revisjonsspor for søknadsstatus

Internt notat

Rollene «rekrutterende leder», «rekrutteringsrådgiver» og «ekstra evaluerer»
har et eget tekstfelt til internt bruk/egne notater.

Feltet er kun synlig for innehaver av rollen, med unntak av rollene "rekrutteringsrådgiver" og "HR representant" som speiler hverandre.

Skriv inn kommentar ved å klikke «rediger» for å aktivere feltene, skriv kommentar og lagre.

Kommentar

Det er et eget felt på kandidatens profil i kandidathåndteringen, dette feltet er synlig for alle roller i rekrutteringsprosessen. Kommentarene er synlig for alle som skal vurdere kandidaten, men det er ikke synlig for kandidaten selv. Kommentarene som blir lagt inn blir loggført i seksjonene med navn og tidspunkt.

Velg «kommentar» , klikk så «Legg til» og skriv inn ønsket kommentar

Meldingssenter

• Funksjonaliteten «meldingssenter» er tilgjengelig for «rekrutteringsrådgiver».
• Meldingssenter viser en oversikt over e-poster du har sendt fra DFØ HR til kandidat og kandidatens svar.
• Det er ikke mulig å se meldinger som er sendt mellom kandidat og en annen rekrutteringsrådgiver eller leder.
• Det kan velges mal, eller så kan du skrive inn eget emne felt.
• For å sende melding til en kandidat, gå inn i kandidatprofilen og velg «kontakt»

Velg en e-postmal eller skriv en melding direkte i meldingssenter.

Når kandidaten svarer på e-post legges denne i meldingssenteret, det sendes også en kopi med meldingen til rekrutteringsrådgivers e-post.

Det er mulig å sende e-post til flere kandidater samtidig, svar fra kandidater blir da logget individuelt i mDet er også mulig å velge flere kandidater, da vil samme melding sendes til alle kandidatene som er merket. Kandidatene vil kun se sitt eget navn og avsender, ikke hvem andre som har mottatt meldingen.

For å lagre en e-postkorrespondanse i meldingssenteret, klikk på "arkiver". Merk at arkivering i melding senter ikke vil overføres til virksomhetens arkiv og kun være arkivert i DFØ HR.