Ved å jobbe med å skape god kultur viser ledelsen at internkontroll handler om merverdi og trygghet i arbeidshverdagen, ikke om mistillit og etterkontroll. God kultur i internkontrollen kan også hindre at uønskede ting skjer og støtte ledelsen i å håndtere kriser.
Trygghet i arbeidshverdagen krever klarhet i roller og oppgaveutførelse. Virksomhetsleder har det overordnede ansvaret for internkontrollen i virksomheten. For å ivareta dette ansvaret, må virksomhetslederen delegere oppgaver og myndighet, og dessuten gi resultatansvar til ledere på lavere nivåer. Ledere på ulike nivåer har dermed ansvar for internkontroll innenfor eget ansvarsområde. Ledelsen skal prioritere risikoområder og håndtere konsekvenser av uønskede hendelser, mens medarbeidere skal følge policyer og rutiner og utføre oppgaver innenfor eget handlingsrom.
Når forventninger til medarbeidere kommuniseres tydelig, blir det enklere for ledelsen å følge opp ved å vise til prosess, kontroll eller faglige retningslinjer. Ledere på ulike nivåer gjennomfører og følger opp internkontrollen med ulike metoder, verktøy og rutiner. Dette innebærer også å følge opp aktiviteter og resultater av arbeidet.
Når ledelsen engasjerer seg og setter av tid og ressurser til internkontroll, kan det styrke virksomhetens evne til å levere på mål og sikre kvalitet. Følg rådene under for å skape god kultur for internkontroll.
Råd til ledelsen
Vis at internkontroll er viktig i praksis
- Vær tydelig på hvilke krav som stilles og hva som forventes av medarbeiderne.
- Følg selv rutiner og krav. Det du gjør veier tyngre enn det du sier.
Snakk om internkontroll
- Løft internkontroll i ledermøter, styringsdialoger og rapporter.
- Etterspør status, utfordringer og risikoer. Vær nysgjerrig.
- Inviter medarbeidere til å dele kunnskap om hva som fungerer.
Engasjer og involver
- Forklar hva internkontroll gjør for kvalitet, sikkerhet og måloppnåelse.
- Involver medarbeidere for å skape eierskap og diskutere bedre løsninger.
La det være rom for å gjøre feil
- Legg til rette for å melde inn forslag til endring eller effektivisering.
- Vær åpen og vis at det er trygt å melde fra om avvik eller egne feiltrinn.
- Vis hvordan informasjonen brukes til læring og forbedring av virksomheten.
Bygg kompetanse
- Sørg for at både du og medarbeiderne dine har nødvendig kunnskap.
- Tilrettelegg for opplæring og støtte, spesielt for nye ledere.
Følg opp og vis at det nytter
- Sett av tid og ressurser til internkontroll.
- Følg opp avvik og forbedringstiltak på en systematisk måte. Meld tilbake om hvordan avvik er håndtert.
- Tilpass kontrollaktivitetene til et omfang dere klarer å følge opp.
- Løft frem eksempler på at godt arbeid med internkontroll gir resultater. Det kan være at tjenestene blir bedre, at det gjøres færre feil eller at prosessene er tryggere.