Forklaring til bekreftelse av foreløpig regnskap

Bekreftelse av foreløpig statsregnskap for 2025

Departementene vil motta en e-post fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) med foreløpig regnskap. Her vil det bl.a. være vedlagt to arbeidsbøker i Excel. Den ene er foreløpig statsregnskap 202512 ”Fagdep_nn.xlsx” (der nn er departementsnummeret). Den   inneholder en fane for inntekter, en for utgifter og en for kap.regn. Den andre filen er «Forklaringer til større endringer i mellomværende_nn.xlsx» (der nn er departementsforkortelsen).

De to filene skal benyttes i arbeidet med å kontrollere og bekrefte statsregnskapet for 2025. Dette innebærer at departementet, for egne regnskapsposter (kapittel/post/underpost og mellomværende), kontrollerer og bekrefter regnskapstall slik de skal fremstå i det endelige statsregnskapet. I tilfeller hvor kontrollen avdekker avvik må departementet anmode om ompostering i statsregnskapet. Skjema 1 og skjema 2 brukes til dette, se nærmere omtale lenger ned.

I tillegg er det i rundskriv R-8/2025 Statsregnskapet for 2025 – Årsavslutning og frister for innrapporteringbeskrevet hvordan mellomværende i statsregnskapet for 2025 skal håndteres. Mellomværende blir presentert per virksomhet, og årets endring skal forklares når denne anses å være vesentlig.

Nærmere beskrivelse av kontroller, eventuell anmodning om ompostering, forklaring av mellomværende og bekreftelse av regnskapet finnes nedenfor.

Kontroll av statsregnskap for 2025

Kontroll av foreløpig bevilgningsregnskap for periode 01.01-31.12.2025

Departementet skal kontrollere alle regnskapsposter (inntekter og utgifter) i ”Fagdep_nn.xlsx” opp mot respektive regnskapsposter slik de skal fremstå i endelig bevilgningsregnskap. Dersom kontrollen avdekker feil eller mangler i det foreløpige bevilgningsregnskapet, skal departementet anmode om ompostering i statsregnskapet. Bekreftelse av bevilgningsregnskapet og virksomhetens mellomværende med statskassen gis i et eget bekreftelsesbrev ved bruk av mal (skjema 1). Skjemaet ligger i samarbeidsrommet.

Anmodning om ompostering i statsregnskapet (skjema 2)

Hvis ovennevnte kontroller avdekker feil eller mangler i foreløpig statsregnskap, skal departementet anmode om ompostering i statsregnskapet.

Skjema 1 og skjema 2 – «bekreftelse av regnskap og ompostering» ligger i samme arbeidsbok. Dette fordi det har vært et ønske fra departementene og fordi det forenkler kontroller av innsendt skjema.

For å lette utfyllingen av skjemaet er det lagt til merknader/beskrivelser på cellene som skal fylles ut. Kun de lyseblå feltene fylles ut av departementene, øvrige felt er til bruk for DFØ og vil delvis fylles ut automatisk. Omtale av ompostering skal være kort, men beskrivende, se eksempler i eksempelarkfanen. Merk også at omposteringer skal skje på virksomhetsnivå (der bilaget opprinnelig er ført i kontospesifikasjon).

Hvilke statskontoer som er berørt, saldo for den enkelte post slik den fremgår i foreløpig regnskap, endringen slik den fremgå i anmodning om ompostering og den korrekte saldoen slik den skal være i det endelige årsregnskapet, skal i tillegg synliggjøres i Tabell 1 i bekreftelsesbrevet (skjema 1).

Ved anmodning om ompostering som har til hensikt å korrigere uoppklarte differanser mellom virksomhetens kontantregnskap og statsregnskapet som gjelder tidligere års regnskap henviser vi til rundskriv R-107 Behandling av uoppklarte differanser og feilføringer hos statlige virksomheter og/eller i statsregnskapet.

Forklaring av endring i mellomværende med statskassen

DFØ fastsetter om årets endring i en virksomhets mellomværende skal betegnes som vesentlig, og derfor må forklares. Virksomheter med endring i mellomværende som skal forklares er markert med ordet «Forklares» i rapporten «Forklaringer til større endringer i mellomværende_nn.xlsx», som er vedlagt foreløpig regnskap. Forklarin­gen skal bygge på virksomhetens spesifikasjon, og det skal fremgå om endrin­gen skyldes spesielle forhold eller om endringen kan anses som normal.

Den samme rapporten lastes opp i samarbeidsrommet av DFØ og departementene legger inn forklaringer til større endringer i mellomværende. I rapporten er det som nevnt over, markert hvilke store endringer som skal forklares. Finansdepartementet vil vurdere om denne tilleggsinformasjonen skal tas inn i note i meldingen.

Bekreftelse av statsregnskapet (skjema 1)

Det er utarbeidet en mal for bekreftelsesbrev som departementene skal benytte ved bekreftelse av regnskapet (se skjema 1 i samarbeidsrommet) eller Årsavslutningen i staten 2025.

• Dersom kontrollen ikke avdekker avvik, bekreftes regnskapet i bekreftelsesbrevet ved at departementet daterer og krysser av i boksen for «Kontrollert OK, ingen omposteringer».
• Dersom kontrollene derimot avdekker avvik skal departementet krysse av i boksen for «kontrollert, ompostering skjema 2» og i tillegg gi en aggregert oppstilling per statskonto og virksomhet i Tabell 1 i bekreftelsesbrevet. Anmodning om omposteringer (skjema 2) skal utgjøre grunnlaget for dette.
• Finansdepartementet har bedt hvert departement sørge for en sentral koordinering av bekreftelser med eventuell anmodning om omposteringer overfor DFØ v/statsregnskapet, slik at dette kommer i en felles forsendelse fra aktuelle departement.

Bekreftelsesbrevet (skjema 1), sammen med eventuell anmodning om ompostering (skjema 2) ferdigstilles og sendes til DFØ i samarbeidsrommet innenfristen. Vi minner om at det i tillegg skal sendes kopi til Riksrevisjonen.

På bakgrunn av mottatte omposteringer vil DFØ ferdigstille bevilgningsregnskapet som deretter sendes departementene for endelig bekreftelse. DFØ fastsetter frist for returnering når ferdigstilt bevilgningsregnskap oversendes til departementene. Endelig bekreftelse fra departementene skal oversendes til DFØ innen fastsatt frist (normalt etter ca. 2 dager), med underskrift av statsansatt med myndighet til dette. Dette lastes opp av departement og leveres til DFØ i samarbeidsrommet (PDF-format).