Note C handler om bindinger på framtidige års bevilgninger. Noten er obligatorisk for bruttobudsjetterte virksomheter, nettobudsjetterte virksomheter og forvaltningsbedrifter for 2025, og kommer av at det er innført et nytt krav til noteopplysning om avtaler for framtidige regnskapsår.
Det nye kravet står beskrevet i rundskriv R-115 punkt 4.6.2 siste avsnitt. Kravet betyr at det i egen note til bevilgningsrapporteringen skal opplyses om avtaler om leie av kontorlokaler og andre vesentlige leieavtaler samt avtaler om vesentlige kjøp av tjenester med varighet utover budsjettåret.
Det er binding på framtidig års bevilgninger som følger av fullmakten i rundskriv R-110 Fullmakter i henhold til bevilgningsreglementet punkt 2.3, Fullmakt til å inngå leieavtaler og avtaler om kjøp av tjenester utover budsjettåret, som er omfattet av det nye notekravet.
Det betyr for eksempel at tilsagnsfullmakter og bestillingsfullmakter ikke er omfattet av det nye notekravet i årsregnskapet for 2025.
Utdrag fra rundskriv R-110 punkt 2.3 Fullmakt til å inngå leieavtaler og avtaler om kjøp av tjenester utover budsjettåret.:
Med hjemmel i kongelig resolusjon av 2. desember 2005 gis departementene fullmakt til å samtykke i at det inngås leieavtaler og avtaler om kjøp av tjenester utover budsjettåret på følgende vilkår:
a) Leieavtalene og avtalene om kjøp av tjenester må gjelde anskaffelser til den ordinære driften av statlige virksomheter. Hvilke typer anskaffelser det her dreier seg om, vil kunne variere etter virksomhetens oppgaver, men alminnelige eksempler vil være leie av lokaler og kontorutstyr, samt kjøp av renholds- og vaktmestertjenester.
b) Utgiftene i forbindelse med avtalene må kunne dekkes innenfor et uendret bevilgningsnivå på vedkommende budsjettpost i hele avtaleperioden og uten at det svekker evnen til å gjennomføre aktiviteter i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger og departementets fastsatte mål og prioriteringer.
c) For alle avtaler utover budsjettåret, må behovet for oppsigelsesklausuler nøye vurderes. Hensynet til den framtidige handlefriheten skal veie tungt ved vurderingen. Særlig gjelder dette ved langsiktige avtaler.
Innhold i note C
For avtaler om leie av kontorlokaler, andre vesentlige leieavtaler og avtaler om vesentlige kjøp av tjenester med varighet utover budsjettåret, skal virksomheten presentere gjenværende varighet av avtalene, årlig beløp og samlet binding på framtidige års bevilgninger, fordelt på neste års bevilgning og senere års bevilgning. Som følge av kort tidsrom fra kravet til innhold i ny note C ble kommunisert til fristen for avleggelse av årsregnskapet 2025, kan virksomhetene legge til grunn at det kun er de største avtalene det skal opplyses om for andre vesentlige leieavtaler og vesentlige avtaler om kjøp av tjenester. Siden 2025 er første regnskapsår slik informasjon inngår som obligatorisk del, vil det for DFØ være et behov for å sammenstille erfaringer fra denne rapporteringen, og vurdere ev. endringer i krav for senere år.
Opplysningene skal minimum gis på aggregert nivå. Det innebærer at det er tillatt å oppgi beløp per avtale, men denne veiledningen tar utgangspunkt i rapportering på aggregert nivå. Det skal i tillegg gis en tekstlig forklaring av hvilke andre eiendeler enn kontorlokaler det er inngått vesentlige avtaler om leie av.
Noen generelle avklaringer om note C
- Beløpene i tabellen oppgis i nominelle tall.
- Notekravet knyttes til virksomhetsnivå. Dette betyr at det ikke er krav om å opplyse om hvilke kapittel og post avtalene er finansiert på.
- Kravet gjelder alle budsjettpostene i avdeling 1 til avdeling 3 (post 01-89).
- Ved framleie av lokaler kan virksomheten redusere årlig leiebeløp med sikre framleieinntekter i avtaleperioden. Dette vil også påvirke beløpene i de øvrige kolonnene.
- Leasingavtaler behandles på samme måte som ordinære leieavtaler.
- Rammeavtaler: Det er kun bindende avrop foretatt på en rammeavtale det skal opplyses om.
- For avtaler om leie av kontorlokaler er det ikke krav om å opplyse om felleskostnader.
- Dersom virksomheten har andre vesentlige leieavtaler eller vesentlige avtaler om kjøp av tjenester uten sluttdato, bør det opplyses om dette i noten. Virksomheten kan velge å lage en egen kategori i tabellen(e) for avtaler uten sluttdato, og presentere årlig beløp/leiebeløp for slike avtaler her. Kategorien kan plasseres nederst i tabellen(e). Alternativt kan virksomheten presentere årlig beløp/leiebeløp for slike avtaler i rubrikk for «Årlig beløp» / «Årlig leiebeløp» i tabellen, under kategorien «Varighet 1-5 år». Hvis dette alternativet velges, må virksomheten beskrive forholdet og oppgi størrelsen på beløpet under tabellen.
Avtaler om leie av kontorlokaler
| Gjenværende varighet per 31.12. | Årlig leiebeløp | Av neste års bevilgning | Av senere års bevilgning | Samlet binding på framtidige års bevilgninger |
|---|---|---|---|---|
| Varighet inntil 1 år | 0 | |||
| Varighet 1-5 år | 0 | |||
| Varighet over 5 år | 0 | |||
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
I tabellen «Avtaler om leie av kontorlokaler» skal dere informere om virksomhetens avtaler om leie av kontorlokaler.
Avtalene skal kategoriseres etter gjenværende varighet per 31. desember 2025 fordelt på varighet inntil 1 år, varighet 1-5 år og varighet over 5 år.
Deretter skal dere presentere årlig leiebeløp, binding på framtidige års bevilgninger fordelt på henholdsvis neste års bevilgning, senere års bevilgning og samlet binding på framtidige års bevilgninger.
For virksomheter som for eksempel leier undervisningsbygg eller andre kombinerte lokaler, hvor kontorlokaler er en del av bygget, kan dere tilpasse overskriften slik at den beskriver de aktuelle leieavtalene. I slike tilfeller skal alle leieavtaler som er omfattet av overskriften tas med i tabellen uavhengig av vesentlighet.
Avtaler om leie av kontorlokaler vil normalt være kostnadsført/utgiftsført på konto 630 Leie lokaler og konto 631 Leie lokaler fra Statsbygg.
Andre vesentlige leieavtaler*
| Gjenværende varighet per 31.12. | Årlig leiebeløp | Av neste års bevilgning | Av senere års bevilgning | Samlet binding på framtidige års bevilgninger |
|---|---|---|---|---|
| Varighet inntil 1 år | 0 | |||
| Varighet 1-5 år | 0 | |||
| Varighet over 5 år | 0 | |||
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
*Andre vesentlige leieavtaler gjelder…
I tabellen «Andre vesentlige leieavtaler» skal dere informere om andre vesentlige leieavtaler for virksomheten. Dere må selv vurdere hvilke andre leieavtaler som er vesentlige og som dermed skal inngå i denne tabellen. For regnskapsåret 2025 kan dere legge til grunn at det kun er de største avtalene det skal opplyses om.
Avtalene skal kategoriseres etter gjenværende varighet per 31. desember 2025 fordelt på varighet inntil 1 år, varighet 1-5 år og varighet over 5 år.
Deretter skal dere presenteres årlig leiebeløp og binding på framtidige års bevilgninger fordelt på henholdsvis neste års bevilgning, senere års bevilgning og samlet binding på framtidige års bevilgninger.
For andre vesentlige leieavtaler skal dere gi en tekstlig forklaring på hvilke eiendeler de vesentlige leieavtalene gjelder.
For andre vesentlige leieavtaler med varighet under ett år pr. 31.12., der leieobjektet er kritisk for virksomhetens samfunnsoppdrag og avtaleperioden normalt må forutsettes forlenget, må minimum årlig leiebeløp presenteres i tabellen. I tillegg må virksomheten beskrive forholdet og oppgi størrelsen på leiebeløpet under tabellen.
Andre vesentlige leieavtaler vil normalt være kostnadsført/utgiftsført i kontogruppe 64 Leie maskiner, inventar o.l. Det kan også være aktuelt å presentere andre vesentlige leieavtaler som er kostnadsført på konto 630 og 631 dersom dette gjelder leie av bygg utover kontorlokaler. For leie av undervisningslokaler eller kombinerte bygg hvor kontorlokaler er en del av bygget, se forklaring under tabell «Avtaler om leie av kontorlokaler».
Vesentlige avtaler om kjøp av tjenester
| Gjenværende varighet per 31.12. | Årlig beløp | Av neste års bevilgning | Av senere års bevilgning | Samlet binding på framtidige års bevilgninger |
|---|---|---|---|---|
| Varighet inntil 1 år | 0 | |||
| Varighet 1-5 år | 0 | |||
| Varighet over 5 år | 0 | |||
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
I tabellen «Vesentlige avtaler om kjøp av tjenester» skal dere informere om virksomhetens vesentlige avtaler om kjøp av tjenester. For regnskapsåret 2025 kan dere legge til grunn at det kun er de største avtalene det skal opplyses om.
Avtalene skal kategoriseres etter gjenværende varighet per 31. desember 2025 fordelt på varighet inntil 1 år, varighet 1-5 år og varighet over 5 år.
Deretter skal dere presentere årlig beløp og binding på framtidige års bevilgninger fordelt på henholdsvis neste års bevilgning, senere års bevilgning og samlet binding på framtidige års bevilgninger.
For vesentlige avtaler om kjøp av tjenester med varighet under ett år pr. 31.12., der tjenesten er kritisk for virksomhetens samfunnsoppdrag og avtaleperioden normalt må forutsettes forlenget, må minimum årlig beløp presenteres i tabellen. I tillegg må virksomheten beskrive forholdet og oppgi størrelsen på beløpet under tabellen.
Vesentlige avtaler om kjøp av tjenester vil normalt være kostnadsført/utgiftsført i kontogruppe 67 Kjøp av konsulenttjenester og andre fremmede tjenester.
Endringslogg
10. februar 2026:
- Det er lagt til en forenkling som sier at det kun er de største avtalene det skal opplyses om for andre vesentlige leieavtaler og avtaler om vesentlige kjøp av tjenester, se avsnitt under overskriften "Innhold i note C".
- Det er lagt til informasjon om behandling av andre vesentlige leieavtaler og avtaler om vesentlige kjøp av tjenester som ikke har sluttdato, se siste punkt under overskriften "Noen generelle avklaringer om note C".
- Det er lagt til informasjon om behandling av andre vesentlige leieavtaler og avtaler om vesentlige kjøp av tjenester med varighet under ett år pr. 31.12., der leieobjektet/tjenesten er kritisk for virksomhetens samfunnsoppdrag, og avtaleperioden normalt må forutsettes forlenget. Informasjonen finnes under overskriften "Andre vesentlige leieavtaler" og "Vesentlige avtaler om kjøp av tjenester".
Kontakt
Har du spørsmål, send en e-post til [email protected]
Du kan også kontakte en av oss:
- Øyvind Gravem: 982 40 951
- Heidi Fjermeros: 994 69 797
- Liv Mari Nybakk: 411 76 415