For mange handler svaret om én ting: å ha kontroll. Ikke full kontroll over alt, men tilstrekkelig kontroll til å kunne ta beslutninger med tilstrekkelig trygghet. Det er her internkontroll kommer inn. Ikke for å gjøre jobben tyngre – men for å gjøre den tryggere. Mange forbinder internkontroll først og fremst med etterlevelse av lover og regler. Det er viktig, men langt fra hele bildet. Internkontroll handler også om rimelig sikkerhet for at vi oppnår målrettet og effektiv drift, god ressursbruk og pålitelig intern og ekstern rapportering.

Summen av dette er god styring, en forutsetning for å nå virksomhetens mål. Internkontroll er ikke et prosjekt vi gjennomfører en gang i året, og heller ikke et ferdig system som kan kjøpes. Internkontroll er en prosess, et kontinuerlig arbeid som skjer i hverdagen, over tid.

Klare krav, men også handlingsrom

Kravene til internkontroll i staten er forankret i regelverket for økonomistyring i staten, ofte kalt økonomiregelverket. Alle virksomheter skal ha systemer og rutiner med innebygd internkontroll for å sikre blant annet:

• at virksomheten ikke bruker mer penger enn den har til rådighet
• at ressursene brukes effektivt
• at regnskap og resultatinformasjon er pålitelig

Samtidig gir regelverket et betydelig handlingsrom. Den angir hva som skal sikres, men i liten grad hvordan. Internkontroll må tilpasses virksomhetens størrelse, egenart og risiko. Én tilnærming passer ikke alle.

Å ha kontroll

Internkontroll oppleves ofte som krevende. Noen forbinder det med plunder og heft, andre med detaljstyring og mistillit.  Men internkontroll handler ikke først og fremst om å gjennomføre kontroller. Den handler om å ha kontroll. Når internkontrollen fungerer, skaper den trygghet. Den gjør det enklere å gjøre ting riktig første gang, og lettere å justere når noe uforutsett skjer.

Internkontroll er mye mer enn etterkontroller knyttet til konkrete oppgaver og prosesser. Like viktig er det forebyggende arbeidet: å identifisere og vurdere risiko, forstå sårbarheter og legge til rette for god måloppnåelse på alle nivåer i virksomheten.

Risikovurderingene er helt sentrale i internkontrollen. Når risikovurderinger kobles tydelig til mål og prioriteringer, bygger på oppdatert data og relevant innsikt og følges opp systematisk over tid, blir de et av de viktigste verktøyene ledelsen har for å ha kontroll og for å styre helhetlig og framoverskuende. Ikke gjennom mer rapportering, men gjennom bedre analyser, mer tverrfaglige vurderinger og tydeligere eierskap til risiko.

Et tydelig lederansvar

Ledelsen har et særskilt ansvar for internkontroll. Det handler både om å etablere internkontroll og å følge den opp. Uten tydelig ledelse blir internkontroll raskt redusert til skjemaer og pliktøvelser.

Men som leder kan du ikke følge med på alt. Da er det viktig at du spiller på ressursene du har rundt deg. Fastsett prosedyrer om hva du som leder mener det er viktig å følge med på. Og la fagfolkene få ansvar for å passe på at rutiner og regler blir etterfulgt.

Og så er det viktig å utnytte det som allerede finnes. Når dere vurderer risiko, er det helt avgjørende å ha oversikt over hvilke kontrollfunksjoner som allerede er innebygd i systemer og arbeidsprosesser. God internkontroll handler ofte om å utnytte og koble sammen det som allerede eksisterer – ikke om å etablere stadig nye lag med kontroll.

Råd til deg som leder

God internkontroll skapes ikke i et dokument, men i hverdagen. Her er noen enkle, men effektfulle grep for deg som er leder:

• Vis at internkontroll er viktig i praksis, og bruk det i styringen.
• Snakk om internkontroll også utenom rapporteringsfrister.
• Engasjer og involver ansatte som kjenner praksis – vis hvordan internkontroll bidrar til kvalitet og måloppnåelse.
• Gi rom for å gjøre feil – og bruk dem til læring.
• Bygg kompetanse, ikke bare etterlevelse.
• Følg opp tiltakene, og løft fram eksempler der arbeidet faktisk gir effekt.

Og husk: Internkontroll løser ikke alle problemer. Men god internkontroll gir ledere og medarbeidere noe viktig: færre overraskelser, bedre forutsetninger for å stå trygt i lederrollen – og litt bedre nattesøvn.

---