Da vi i 2022 kartla organiseringen av statsetater, fant vi at 17 av 21 etater hadde gått bort fra den tradisjonelle geografiske organiseringen. Denne formen for organisering innbar at deres regionalt plasserte kontorsteder hadde ansvar for oppgaver knyttet til hvert sitt geografiske område. I 2022 var det imidlertid blitt vanlig med funksjonsorganisering, der fagmiljøene fra ulike regionale enheter ble samlet i divisjoner med landsdekkende ansvar.

Denne endringen betydde ikke nødvendigvis sentralisering. Med bruk av digitalisering og fjernledelse kunne nemlig de opprinnelige kontorstedene opprettholdes. Faktisk har det vært eksempler på at enkelte ledere har hatt medarbeidere spredt på hele 30 ulike kontorsteder, men slike tilfeller er senere endret blant annet ved å innføre et nytt mellomnivå.

Mer spesialisering og kompetansebygging

Hva oppnådde etatene med å gå fra geografisk basert til funksjonsbasert organisering? Da vi spurte fire utvalgte etater, fikk vi høre om gjennomgående positive erfaringer. Det ble enklere styringslinjer, mer likebehandling og mer ensartet praksis. Og ikke minst ble det mer spesialisering og kompetansebygging i større fagmiljøer.

En ulempe, som særlig noen statsforvaltere pekte på, var at samhandling på regionalt nivå ble vanskeligere når regionsjefene var fjernet og ikke lenger var naturlige kontaktpunkter for andre statsetater og kommuner.

I etterkant av undersøkelsen har vi fått mange henvendelser fra etater som vurderer eller er i gang med å gjøre tilsvarende endringer. Siden det nå er gått tre år siden erfaringsinnhentingen, bestemte vi oss for å gjøre en etterundersøkelse.

Fremdeles utfordrende med samordning

Det mest slående i den nye undersøkelsen er hvor stabilt bildet har vært, både når det gjelder positive og negative sider. Den kanskje største utfordringen både i 2022 og nå er samordning mellom de nye divisjonene. Etatene ser at de må jobbe med både kultur og arbeidsformer for å forbedre dette.

Noen endringer er det likevel: I den nye undersøkelsen er det flere som mener det er vanskelig å identifisere målbare gevinster av omorganiseringen. Et problem som derimot ser ut til å være løst siden forrige undersøkelse, er ansvaret for oppgavene med å drifte et kontorsted. Her hadde de fleste etatene opprettet en plassjef. 

Samlet sett vil vi trekke fram noen råd for overgangen til funksjonsorganisiering:

Motvirk silotenkning

Funksjonsorganisering gjør god informasjonsflyt ekstra viktig. Ledere må dele infomasjon på tvers av enheter og kontorsteder, og samtidig synliggjøre hva de ulike enhetene kan bidra med.

Det er også viktig å innrette styringssystemer til å dekke bredden i samfunnsoppdraget, og ikke bare for hver divisjon. Særlig gjelder dette når det går verdikjeder på tvers av divisjonene.

I tillegg bør både ledelsen og HR fremme kultur og holdninger som bygger opp om fellesansvar og forståelse av helheten. Dette kan eksempelvis være ved bruk av tverrgående arbeidsformer eller retningslinjer for samarbeid på tvers av kontorsteder.

Avklar roller og ansvar

Funksjonsorganisering åpner for å overføre medarbeidere fra direktoratsnivå til operative fagdivisjoner eller fagstaber for etatsdirektøren. Funksjonsorganisering kan også gi grunnlag for staber i hver enkelt divisjon. For dem som overføres vil dette kreve en betydelig endret rolleforståelse som det må legges til rette for å utvikle.

Håndter stort kontrollspenn

Å samle fagmiljøer kan føre til at mellomledere får ansvar for flere personer og funksjoner enn tidligere. Løses dette med å innføre et nytt ledernivå, vil dette gi et dypere hierarki, noe som kan være lite ønskelig. En bedre løsning kan derfor være at fag- eller gruppeledere tar over noe fagansvar, eventuelt også personalansvar.

Ha et bevisst forhold til størrelsen på kontorsteder

Etatenes kontorsteder er i hovedsak beholdt med varierende størrelse. Dette kan gi en selvforsterkende effekt: Siden nye ansatte kan ønske seg til de større fagmiljøene, kan det føre til en forvitring av de mindre kontorstedene. Det er derfor behov for en bevisst holdning til hvordan ansatte og fagmiljøer blir fordelt på kontorsteder.

Tydeliggjør grunnlaget for uavhengig klagebehandling

Overgang til funksjonsorganisering fjerner et regionalt nivå som danner et naturlig grunnlag for en totrinns klagebehandling. Det bør derfor arbeides med å etablere et tydelig definert skille mellom divisjonene og en intern juridisk klageenhet for å sikre uavhengigheten.

Til slutt et klart råd til dere som står i slike prosesser: Gi organisasjonen tid. Nye samhandlingsmønstre må få tid til å sette seg, og i møte med uventede konsekvenser er det bedre å foreta løpende justeringer enn å starte nye større omorganiseringer. Lykke til!

Les notatet